¿Cómo gestionar la contabilidad y fiscalidad de una agencia de viajes?

Todas las empresas deben gestionar su contabilidad y fiscalidad, pero las agencias de viaje están sometidas a un régimen especial, como consecuencia de su actividad, el cual entró en vigor en enero del 2015 en España.

Este régimen regula la manera de calcular la base imponible para determinar el importe del IVA devengado, y aplica a todas las agencias de viajes y a los organizadores de circuitos turísticos.

Existen unos requisitos para que una organización esté en el régimen especial, la agencia debe actuar en nombre propio frente a los viajeros, debe prestar servicios de alojamiento o transporte y deben usar medios ajenos para las prestaciones.

Estos cálculos son muy técnicos y complejos de calcular, es por ello que es importante contratar una empresa de gestión de la fiscalidad y contabilidad de agencias de viajes, que preste un servicio completo y profesional.

Lo más importante es que los cálculos sean hechos de manera correcta y no se generen problemas posteriores para la organización tales como multas, auditorías o pagos adicionales. Otro objetivo del registro contable es brindar una perspectiva objetiva de las agencias de viajes que permita a los directivos tomar decisiones acertadas.

Los registros contables mantienen a la empresa organizada, y además, conservan la información financiera disponible y actualizada para una mejor gestión de los recursos.

Características de una buena agencia en gestión contable

• Experiencia. Es importante que lleve suficiente tiempo dedicada a la gestión contable para que pueda manejar los problemas que surjan. La experiencia significa que se han enfrentado a muchos desafíos y se tienen herramientas suficientes.
• Capacitación. Como se dijo antes, se requieren muchos conocimientos técnicos, es necesario que la agencia de gestión tenga personal con formación de alto nivel y la calificación necesaria para realizar un trabajo exacto y de calidad.
• Formación continua. Se requiere que el personal esté actualizado en las leyes, reglamentos y normativas. Es importante la realización de cursos de actualización, participación en simposios, talleres y foros. En materia fiscal esto es muy importante, ya que los procedimientos cambian continuamente.

• Servicio integral. Una buena empresa de gestión contable prestará un servicio completo, de manera que el cliente no necesite otra empresa que lo asista ni disponer de personal propio para completar las labores.
• Servicio personalizado. Cada empresa es diferente, es por ello que se necesita un servicio adaptado a las particularidades de cada organización. Para ello, la agencia debe tener conocimiento detallado de su cliente y mantener una comunicación fluida en todo momento.
• Sintonía. La empresa de gestión contable debe estar en concordancia con los objetivos de la agencia de viajes, de esa manera, puede ayudarla a crecer y a cumplir sus objetivos.

Fiscalidad para las agencias de viajes

El servicio de fiscalidad se trata de la gestión de la actividad de contribución con Hacienda, optimizando los recursos, manejando los plazos y aprovechando todas las ventajas legales que estén disponibles para maximizar las finanzas de la agencia de viajes.

Esto incluye la optimización de las cuotas del IVA, la asistencia y asesoramiento en los casos de inspección por parte de los organismos fiscales y la generación de los balances y cuentas de resultados.

Otros servicios

• Gestión de nóminas. Se trata de llevar el control del sistema de pago de los empleados, las altas y bajas de los mismos; esto incluye el asesoramiento especializado para agencias de viajes.
• Emprendimiento. Asesoría para iniciar una agencia de viajes desde cero, análisis del tipo de régimen qué más conviene según el caso, según sea el de sociedad o como autónomo. Tramitación del título de agencia de viajes.
• Asesoría administrativa. Consejos para la gestión óptima de la empresa, consultoría para la gerencia, de manera que se haga la agencia más rentable y exitosa.