¿Qué es una factura y cómo hay que hacerla?

Hay algunos datos fundamentales que toda factura debe incluir, como son:

• La fecha de emisión de la factura es un requisito que si falta impedirá que vendedor y comprador puedan contabilizarla, no se podrá incluir correctamente en las declaraciones periódicas del IVA, y no quedará claro cuando acaba el plazo para pagarla. Naturalmente, ningún cliente acepta una factura sin fecha, con lo que empieza un círculo de quejas y rectificaciones con el que todos pierden tiempo, sobre todo el vendedor que verá alargado el periodo de cobro de su factura.
• Nombres y direcciones de cliente y proveedor. Si está creando la factura en un programa de contabilidad, es posible que sólo necesite la dirección de correo electrónico del cliente, pero sigue siendo una buena idea recopilar e incluir la dirección física, en caso de que necesite enviar una carta o documento real.
• Los nombres de las personas de los dos negocios que han intervenido en la transacción, para que los departamentos de administración de ambas empresas sepan con quién consultar, en caso de que surja alguna duda.
• La descripción de los productos o servicios vendidos ha de ser lo más exacta y completa posible, para eliminar dudas. También se especificarán los precios y cantidades de cada ítem vendido.

Lo ideal para no olvidar ninguno de los anteriores detalles ni otros, también importantes, de los que hablaremos más adelante es utilizar un modelo de factura que nos guie en todo el proceso de su preparación, asegurándonos así de no cometer errores ni de olvidar nada.

Cuanta más información incluya la factura, mejor

Así quien tenga que tramitar la factura y efectuar el pago no perderá tiempo en buscar otro tipo de datos para poder validarla. Por ejemplo, incluiremos en la factura los números de los presupuestos previos, de los albaranes de entrega, del pedido del cliente y cualquier otro que sea relevante para la operación. También han de quedar claras las condiciones de envío y quién paga los portes.

Al principio mencionamos que el diseño de la factura también es importante. Cada uno de los productos o servicios incluidos en la factura debe tener su propia línea en la misma su propia línea lo que facilita su lectura y comprobación.

Cuando hayamos completado todas las líneas necesarias, vendrá otra con la suma de todas las cantidades anteriores. En la siguiente línea han de aparecer las cantidades a cuenta entregadas por el cliente o los posibles descuentos. Sobre este último importe ya se puede aplicar el IVA; en su caso, la retención del IRPF, y sabremos el importe total de la factura. Ya solo queda indicar bien el método de pago aceptado, si hay descuento por pago al contado y el día de vencimiento de la factura.

Bueno, también hay que esperar a cobrarla, pero eso ya es otra historia.