Automatización Robótica de Procesos (RPA) en Compras

Con la Automatización Robótica de Procesos (RPA), las empresas pueden sentar las bases de su futuro con AI de alto rendimiento. Además, al mismo tiempo, se benefician de resultados concretos y fáciles de medir en poco tiempo.

¿Qué es el RPA?

La Automatización Robótica de Procesos, o RPA, consiste en la automatización de tareas simples y repetitivas en una infraestructura de IT.
RPA puede entenderse como una versión digital de la robotización y/o automatización en una línea de montaje.

Los robots digitales (bots) pueden utilizar aplicaciones individuales y crear interacciones entre diferentes aplicaciones. Están predestinados a manejar la entrada, extracción y consolidación de datos o, también, a copiar y pegarlos. Hacen cualquier actividad de forma más rápida y casi sin errores, a como la haría un usuario habitual. Gracias al RPA, se puede obtener más tiempo para centrarse en otro tipo de tareas más creativas y/o estratégicas.

El RPA puede ser utilizado en muchos procesos de negocio, incluyendo elaboración de nóminas, gestión de devoluciones, consultas de clientes, mantenimiento, etc. Por supuesto, también existen varios escenarios de aplicación en la gestión de compras. Según un estudio de McKinsey, el 50-70% de todas las tareas de una empresa pueden ser automatizadas.

Campos de aplicación del RPA en Compras

La digitalización en las compras ocupa un lugar destacado en la agenda de las empresas. En un estudio de PwC de 2018, el 60% de los gerentes de compras dijeron que querían implementar un programa de digitalización en los próximos cinco años. En muchos casos, el cambio digital en las compras está todavía en una fase muy temprana. Por tanto, no es de extrañar, que aún siga siendo un aspecto o entorno delicado en Compras (aunque cada vez está teniendo más cabida).

Los procesos de compra y aprovisionamiento involucran a varios actores, tanto en estructuras descentralizadas, como descentralizadas y, con múltiples pasos a seguir. Dada la estructura heterogénea de TI y la complejidad de las organizaciones, por ejemplo, en la gestión de consultas o en el procesamiento de facturas, la integración de RPA podría ser de gran ayuda.

Ejemplos de RPA en la gestión de la Cadena de Suministro

Sucede a menudo que cuando se piensa en escenarios de despliegue para RPA en Compras, se prevén retornos a muy largo plazo. Sin embargo, para lograr resultados de optimización significativos, la gestión de proveedores es la mejor opción para iniciarse. Esto se debe a que los datos de los proveedores deben ser presentados y la información debe ser recopilada, verificada y actualizada. Además, el hecho de existir numerosas interfaces para el software de aprovisionamiento, lo convierte en un entorno ideal para la automatización de procesos robóticos.

En este escenario, los empleados responsables de actualizar los datos maestros y las bases de datos pueden ahorrar un tiempo valioso si los robots se encargan de estas tareas de mantenimiento de los datos de los proveedores y de los sistemas de indexación y, por ejemplo, mantienen actualizados los tipos de cambio, los precios de las materias primas, las listas de precios, etc.

Otras áreas susceptibles de rentabilizar rápidamente el uso de RPA son:

• Aumento de la productividad del equipo de compras: Con RPA, los equipos de compras pueden centrarse en otro tipo de tareas mientras los bots realizan tareas de mantenimiento de datos recurrentes. Puede ejecutar subastas semanales automatizadas para mantener los precios de los proveedores actualizados y utilizar bots para generar valoraciones de proveedores y actualizar las listas de precios.
• Control de recursos eficientes del cumplimiento de los requisitos legales: El esfuerzo requerido para capturar todos los documentos de los proveedores y los documentos legales con fines legales, es una tarea tediosa y que cuesta mucho tiempo a las empresas. Los bots pueden revisar documentos existentes y automáticamente enviar por correo electrónico a los proveedores en caso de cualquier discrepancia.
• Mejor conocimiento de los proveedores y menores riesgos: Los bots pueden recopilar automáticamente información en bases de datos de proveedores de servicios conocidos como D&B, Bureau van Dijk o Ecovadis, así como en webs abiertas y crear evaluaciones de riesgo de los proveedores (corrupción, RSC, etc.), para después enviar alertas por correo electrónico en caso de desviaciones.

6 ventajas de RPA en la compra

Las empresas que utilizan la Automatización Robótica de Procesos en procesos adecuados obtienen beneficios económicos directos e indirectos. También, se benefician, tanto a corto plazo del aumento de la productividad, como a largo plazo de la reorganización de su organización. Se podrían resumir esos beneficios en base a las siguientes ventajas:

1. Ahorro de costes: La configuración de un bots suele ser mucho más rápida que el desarrollo de una interfaz o la configuración de una API. Dado el gran número de aplicaciones de compra, el RPA ofrece a las empresas un enorme potencial de ahorro.
2. Mayor productividad: Cuando los robots se hacen cargo de las tareas repetitivas, ya no es necesario duplicar las entradas manuales. Los empleados ganan tiempo para centrarse en tareas de mayor valor añadido.
3. Mayor fiabilidad del proceso: el RPA elimina el riesgo de entradas erróneas, documentos enviados accidentalmente a los destinatarios equivocados y registros enlazados incorrectamente.
4. Mejor Compliance: Hasta ahora, los sistemas de cumplimiento de normas se han basado en gran medida en procesos manuales. Con la automatización de procesos, un flujo de trabajo puede ser reproducido sin errores.
5. Fácil de aprender: Los sistemas de información de compras son complejos y su aprendizaje lleva mucho tiempo. Cuando el RPA asume tareas rutinarias, los empleados pueden centrarse en las partes estratégicamente relevantes de las aplicaciones, acortando la curva de aprendizaje y ahorrando tiempo, de manera que los usuarios se enfocan en tareas que reportan mayor beneficio para la compañía.
6. Preparación para el despliegue de la Inteligencia Artificial: Con la implementación del RPA, las empresas están preparando sus procesos técnicamente para el uso de herramientas de AI más potentes. Al mismo tiempo, los empleados pueden prepararse para la futura colaboración con AI y la era de las compras predictivas.

Iníciese en el RPA

Muchas empresas son escépticas sobre la nueva tecnología: ¿Vale la pena la inversión? ¿Con qué proceso debemos empezar? Las empresas no necesitan realizar complejos procesos de modelado antes de poder desplegar el RPA, ni necesitan tener aclaradas sus dudas de antemano. Esto es un freno innecesario a su digitalización.

En su lugar, recomendamos seleccionar un proceso simple y repetitivo en la gestión de la cadena de suministro, implementar la Automatización Robótica de Procesos y esperar los primeros éxitos. Los resultados hablarán por sí solos. Convencerán a los escépticos e inspirarán a los equipos para que ellos mismos encuentren nuevos procesos automatizados e implementen el RPA de manera independiente.