Canal de Isabel II, ejemplo de transformación digital gracias a su equipo de RRHH y Microsoft 365

La decidida apuesta de Canal de Isabel II por las herramientas de productividad de Microsoft 365 ha posibilitado una relevante gestión del cambio en la empresa responsable del ciclo integral del agua en la Comunidad de Madrid con una transformación digital que buscaba, entre otras cosas, conseguir un modelo más colaborativo y fluido, favorecer el trabajo en equipo y, en consecuencia, mejorar la productividad de los empleados.

Por ello, para conseguir migrar con éxito más de 2.700 cuentas de la plataforma de correo electrónico Lotus Notes a Microsoft 365, así como la implantación de SharePoint, las subdirecciones de Recursos Humanos y de Sistemas Informáticos de la empresa pública, ambas dependientes de la Dirección de Recursos, pusieron en marcha el proyecto “¡Súbete a la Nube!” con el objetivo de activar todas las palancas que facilitaran la gestión del cambio y la incorporación no solo de una nueva tecnología sino de un cambio de cultura y mentalidad. Para ello, crearon la figura de los «Nubis», los earlyadopters tecnológicos de Canal de Isabel II, de cuya formación se encargó Microsoft.

Los «Nubis» colaboraron con los técnicos Área de Atención al Usuario del Canal, que eran los responsables, en último término, de la transformación desde dentro de la propia empresa pública. La jefa del Área de Atención al Usuario de Canal de Isabel II, Raquel de Lope, explicó que tuvieron claro que, cuando se plantearon la migración a Microsoft 365, «no se trataba únicamente de un proyecto de Tecnologías de la Información (TI) sino de una transformación de la forma de trabajar, colaborar y facilitar el talento, que requería la colaboración de nuestros compañeros de Recursos Humanos».

Por su parte, el director de Recursos de Canal de Isabel II, (dirección que acoge a las subdirecciones de RRHH y Sistemas Informáticos), Pablo Galán, aseguró que «hasta el momento, gracias a las nuevas herramientas y/o aplicaciones, hemos logrado una comunicación más transparente y flexible, coeditar documentos, tener reuniones virtuales, compartir conocimientos, tener acceso desde cualquier sitio y racionalizar el correo electrónico principalmente con la colaboración mediante Microsoft Teams. Además, el modelo en la nube nos ha permitido centrar más nuestra contribución a la implantación de las soluciones que aporta Microsoft 365 al no tener que gestionar la infraestructura que lo soporta».

El conocimiento como dinamizador de relaciones

Esta acción de búsqueda y reconocimiento de talento digital ha supuesto el primer paso para pasar de la jerarquía a la «redarquía», un estado en el que los miembros de la organización se relacionan en función de sus conocimientos e independientemente de las relaciones jerárquicas, conformando así las bases de una organización que aprende y da protagonismo a todos los empleados a través de la tecnología de Microsoft como eje de la colaboración. «Con la figura de los “Nubis” hemos comprobado que la transmisión del conocimiento y los cambios en los hábitos laborales es más efectiva cuando se cuenta con la ayuda de un compañero», añadióla jefa de Formación y Desarrollo de Canal de Isabel II, Minerva López.

Beneficios de abordar una transformación desde dentro

Incorporar el proyecto ¡Súbete a la Nube! en el día a día de Canal de Isabel II ha facilitado a todos los empleados la asimilación de conceptos, la familiarización con el proyecto y la cercanía con sus objetivos.

Para hacerlo extensivo a todos los empleados, desde RRHH se diseñó un concepto de espacio de formación no convencional llamada «Aula 365» con una estética diferente, decorada con césped artificial, sofás de colores, cartelería de la campaña, servicio de cafetería, WiFi y dispositivos Microsoft Surface a disposición de los empleados. «Con ella, conseguimos romper con la rutina y la forma habitual de trabajo de nuestros profesionales, creando expectativas positivas hacia el cambio y fomentando el intercambio de conocimiento. Además, dimos visibilidad al proyecto en eventos internos, camisetas y todo tipo de materiales promocionales», explicó Mayte del Río, jefa del Área de Relación con los Empleados de Canal de Isabel II.

Fueron fundamentales las sesiones informativas de Microsoft 365 impartidas por SoftwareONE, que también ha colaborado con el Área de Atención al Usuario de Canal de Isabel II en el proceso de migración. New Horizons ha sido responsable de la formación específica de las diferentes herramientas de productividad de Microsoft 365.

En resumen, los beneficios han sido excelentes:

• Con la tecnología: se ha reducido la complejidad tecnológica, y se han implementado nuevas herramientas que ofrecen una cobertura funcional a todas las necesidades actuales y futuras. Se ha proporcionado un entorno más amigable, yse ha contribuido a la mejora del rendimiento laboral.
• Con los empleados: se ha mejorado la comunicación, la confianza, la empatía y la cercanía entre las ocho direcciones de la empresa. Además, las posibilidades de participación que ofrecen las herramientas de Microsoft han contribuido al cambio cultural perseguido, impulsando la transversalidad, la transparencia y el trabajo colaborativo.
• Con los «Nubisۛ»: se ha logrado motivar al colectivo, aumentar su orgullo de pertenencia, desarrollar sus competencias de liderazgo, implicar a formadores internos, además de contribuirse a optimizar los niveles de productividad de Canal de Isabel II. El «Nubi» de cada departamento ha ayudado a sus compañeros, facilitado la transición, el conocimiento y el uso de las nuevas aplicaciones.