CINESA confía a QUIONIA INFORMATION SYSTEM la gestión documental de sus 47 salas de proyección en España y Portugal

En enero de 2018, CINESA empresa líder en exhibición cinematográfica en España con cerca de 22 millones de espectadores, decidió iniciar un proyecto de gestión documental de sus activos de forma proactiva. La exhibidora buscaba aplicar una metodología fiable y probada que permitiera determinar los requisitos documentales de cada activo, recabar la información, informatizarla, clasificarla y guardarla en algún medio que permitiera su consulta de forma rápida y fácil.

Después de analizar varias opciones, CINESA confió en QUIONIA INFORMATION SYSTEM, el un aplicativo 100% Cloud, desarrollado íntegramente por SIMBIOE, que permite al gestor o propietario del edificio conocer, en tiempo real, con qué documentación debe contar dicho inmueble y cargar las continuas actualizaciones documentales que se requieren. Todo con el objetivo de cumplir normativa vigente. Un cometido que ya puede ser complicado con una sola instalación y que puede convertirse en inviable si se extiende a 47 salas de instalación como las que cuenta CINESA.

Marc Blasco, CEO de Simbioe e impulsor de QUIONIA IS señala que “la consultoría inicial para CINESA consistió en recabar los datos de los edificios, los contratos, los informes de mantenimiento y la documentación disponible. En la implantación incorporamos todos estos datos en QUIONIA obteniendo para cada sala de proyección, los requisitos documentales de inspecciones, revisiones y documentos, así como el Planning con los plazos para la obtención de cada documento”

“La fase de seguimiento —señala Blasco— que sigue en curso a fecha de hoy consiste en la recepción periódica de los documentos acreditativos de la ejecución del mantenimiento y su carga en Quionia, incluyendo avisos para la resolución de defectos o no conformidades, así como los presupuestos, los costes y sus facturas.”

Beneficios inmediatos

Los beneficios para CINESA en la implantación el modelo de Simbioe con su herramienta de gestión documental fueron inmediatos. Y pasados casi 18 meses, tal como señala Para Pablo Trastoy, Maintenance & Facilities Manager en CINESA “QUIONIA nos permite centralizar y verificar información, controlar contratos de mantenimiento, realizar consultas y obtener indiciadores de gestión”. El FM de la exhibidora también ha añadido que “es una herramienta asegura tener toda la documentación en regla y nos libera tiempo y recursos para otras tareas de mayor valor añadido”

Más en detalle, QUIONIA permite a CINESA

• Centralizar toda la información en una herramienta que se encuentra en la nube y que por lo tanto permite visualizar la información desde cualquier lugar. QUIONIA incluye un potente y robusto sistema de gestión de usuarios, permisos y seguridades.
• Verificar que se dispone de toda la documentación inicial de cada sala (boletines, licencias, inspecciones iniciales, etc.) y de mantenimiento (inspeccione periódicas, revisiones, incidencias y resolución de no conformidades)
• Controlar los contratos de mantenimiento y disponer de los inventarios de cada sala de proyección para futuras licitaciones.
• Disponer de los históricos de actuaciones en las salas y sus instalaciones. Poder hacer consultas y obtener datos para la toma de decisiones.
• Obtener indicadores de gestión de los activos para evaluar el grado de calidad de cada proveedor y de cada contrato.

QUIONIA, gestión de 250 inmuebles a finales de 2019

La confianza depositada en QUIONIA por CINESA valida, tan sólo dos años después de su lanzamiento al mercado, la eficiencia de esta solución de gestió documental de activos. A día de hoy más de 180 edificios, pertenecientes a un decena de clientes, disfrutan de esta solución. Se trata de centros comerciales, colegios, oficinas, centros sociosanitarios y museos. Además de CINESA cabe contar el Consorci del Museu de Ciències Naturals de Barcelona, el Parc Científic de Barcelona y varios centros del International School Partnership Limited.

Esta cartera de clientes —que SIMBIOE prevé aumentar a 250 a finales de 2019—, se completa con otros como promotoras inmobiliarias, fondos de inversión y family offices que ven en el software la solución perfecta para tener al día toda la documentación de un edificio, algo que agiliza los procesos de Due Dilligence y puede agilizar los procesos de compra y venta.