Claves para digitalizar los negocios

Digitalizar los negocios ha sido el principal reto marcado por la pandemia en el mundo empresarial. Las organizaciones más avanzadas en esta área toman la delantera en un escenario de dificultades económicas y fuerte competencia en internet. Sin embargo, aún son muchas las empresas españolas que tienen este objetivo como asignatura pendiente.

Según el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) elaborado por la Comisión Europa, España se sitúa por debajo de la media en capital humano y apenas alcanza el promedio europeo en ‘Integración de Tecnología Digital’, ocupando el puesto número 13 de 28. No obstante, este informe también refleja datos positivos en conectividad y en la dimensión de ‘Servicios públicos digitales’, donde nuestro país queda en segundo puesto.

Los directivos de las pequeñas y medianas empresas encuentran dificultades a la hora de digitalizar los procesos y temen que los cambios repercutan en una merma de la productividad del negocio, y en consecuencia de su competitividad. Pero hacer que las operaciones cotidianas sean más productivas es uno de los logros que las nuevas tecnologías consiguen proporcionar a las empresas.

Lograr una transición exitosa hacia la digitalización solo depende de algunos factores determinantes y de tomar las decisiones acertadas. «Facilitar el tránsito, elegir las herramientas idóneas y mantener un presupuesto ajustado a las necesidades son las claves del éxito en los procedimientos de digitalización de las compañías», asegura Michael Hollauf, CEO de la tecnológica Meister, líder del mercado de software de productividad.

Claves para digitalizar pequeñas y medianas empresas

1. Revisar las necesidades

A la hora de considerar si una nueva herramienta tiene sentido, los directivos deben confiar en la evaluación que hagan los empleados y consultar directamente a sus colegas sobre el potencial de optimización de estas. En este sentido, conviene preguntar en cada departamento cuáles son sus necesidades específicas ya que las distintas áreas de la empresa pueden presentar necesidades diferentes, y no todas las herramientas son adecuadas para su uso en todas las áreas de la empresa.

2. Previsión de costes

El coste de un nuevo software empresarial debe establecerse de acuerdo con los proveedores antes de dar el paso de adquirir la herramienta. Además, deben tenerse en cuenta los costes reales en términos de tiempo de preparación que necesitan los empleados y directivos para adaptarse a los nuevos sistemas, así como los recursos que se emplean en la fase previa de investigación de opciones, selección y gestiones iniciales para su aplicación.

Actualmente los modelos de costes más extendidos para el uso del software empresarial son dos:

El primero es el modelo de software como servicio (SaaS), que es una suscripción en la que se realizan pagos generalmente mensuales o anuales, y a cambio el proveedor proporciona un producto en el que todas las actualizaciones de software están ya integradas en el precio y el usuario tiene siempre acceso automático a la versión más reciente, y por tanto más segura, del software.

Otra de las ventajas de este modelo es que no presenta costes añadidos por alojamiento ya que el propio fabricante lo aloja en la nube.

El segundo es el método clásico de pago único, en el que la empresa realiza el pago de la herramienta en una sola vez y las actualizaciones a las últimas versiones tienen un coste adicional y deben realizarse manualmente. En ambos casos, los proveedores suelen ofrecer recursos gratuitos, como seminarios web para principiantes. Por cada empleado que vaya a utilizar la herramienta, una empresa puede esperar pagar entre 50 y 60 euros al mes en concepto de costes de licencia.

3. Optimizar el proceso de selección

La cuestión de las características que debe tener un software empresarial es de vital importancia: ¿es más sensato un software multifuncional o una herramienta que se limita a unas pocas funciones básicas?

Para responder a esta pregunta, la regla general es que para los equipos pequeños, en los que cada empleado se encarga de toda una serie de tareas, una herramienta ‘todo en uno’ puede ser una opción adecuada. Sin embargo, si se recurre a especialidades diferentes en cada departamento, debería seleccionarse una herramienta especializada en cada caso para satisfacer mejor los requisitos específicos.

Tanto si la elección recae en una única herramienta nueva como si se trata de varias individuales, desde la perspectiva de Hollauf las prácticas a tener en cuenta son:

- Utilizar herramientas para crear y gestionar documentos compartidos como Google Workspace o Microsoft 365.
- Emplear un software de gestión de tareas, como MeisterTask.
- En equipos grandes, recurrir a un software de comunicación interna como Slack o Microsoft Teams.

«Además de los compañeros de equipo, la dirección del departamento y la gerencia, los expertos en informática y el responsable de la protección de datos también deberían estar presentes en el proceso de selección desde el principio para garantizar que el nuevo software cumple todos los requisitos», advierte el especialista.

4. Aplicación en el equipo

Una vez seleccionado el software, el siguiente gran paso es la implantación.

En muchas empresas ha merecido la pena probar el nuevo software primero en pequeños equipos antes de extenderlo a toda la empresa. El apoyo de especialistas externos puede ser útil, aunque existen herramientas eficaces e intuitivas como MesisterTask, cuya implementación resulta sencilla, y además ofrecen ayuda y soporte online, por lo que no requieren del asesoramiento de entrenadores externos. «Escoger una aplicación que se pueda implantar de forma sencilla y ágil, y que además sea amigable en el uso, puede merecer la pena cuando se trata de aumentar la velocidad de introducción y la aceptación de la herramienta en la plantilla», apunta Hollauf. Especialmente en el caso de herramientas complejas o de reglas de uso especiales definidas por la propia empresa, esta formación no debería faltar.

5. Evitar errores

Hay algunas trampas en las que caen muchas empresas al comprar herramientas inteligentes. Sin embargo, muchos de los errores más comunes pueden evitarse:

- Seguridad de los datos
- La ubicación del servidor en Europa es muy relevante para muchas empresas, de modo que una herramienta basada en la web o en la nube cumpla los requisitos de protección de datos.

Escalabilidad

Lo ideal es que, una vez adquirida una herramienta, esta siga siendo adecuada para la empresa durante el mayor tiempo posible y ‘crezca’ con ella. Por lo tanto, la palabra clave escalabilidad es algo que debería incluirse en la decisión del software empresarial adecuado desde el principio. La solución debe poder integrarse de forma flexible en la rutina diaria de trabajo, la incorporación de nuevos compañeros y también la ampliación a otros departamentos, así como la creación de cuentas adicionales. Solo así el software empresarial inteligente se traduce en la viabilidad futura de una empresa.

Un potente software empresarial, adaptado a las necesidades individuales de la empresa e implementado cuidadosamente puede suponer un verdadero cambio en el proceso de la transformación digital. Ayuda a aumentar la eficiencia del equipo y contribuye a simplificar los procesos, especialmente en estos tiempos, en los que muchas empresas dependen de la productividad de sus empleados en el modelo del teletrabajo, las herramientas digitales son indispensables.