¿Cómo incorporar a un nuevo empleado en remoto ante la nueva realidad?

Uno de los retos más importantes a los que se enfrentan los departamentos de Recursos Humanos ante la nueva normalidad es abordar con éxito la incorporación de nuevos empleados de manera remota, tras la crisis del COVID-19.

Personio, plataforma en la nube de Recursos Humanos, aporta las claves principales para que el tándem trabajador-empresa siga funcionando en las nuevas circunstancias que nos acompañan. En este contexto, los profesionales de recursos humanos deben centrarse más que nunca en sus empleados, pero para ello deben ahorrar tiempo en las tareas administrativas, que suelen ocupar un 42% del día según un estudio realizado por la empresa en 2019. De esta forma ¿Es posible hacer procesos de incorporación cálidos y a la vez eficaces? Sin duda es un panorama completamente nuevo para el que hay que buscar herramientas que faciliten el trabajo.

Los primeros días de trabajo son muy importantes para todo nuevo empleado y suelen caracterizarse por cierta incertidumbre y nerviosismo. Pasar a formar parte de un equipo desde casa puede generar que el sentimiento de pertenencia sea uno de los mayores desafíos, ya que no podrá conocer personalmente el lugar de trabajo, ni a sus compañeros. ¿Qué puedes hacer? Facilitar su incorporación con un proceso en remoto bien estructurado. Desde las oficinas de Alemania, Personio ya ha testeado con su propio personal un método eficaz de “remoteonboarding” que se basa en las siguientes líneas estratégicas:

1. Comunicación: para muchos empleados tener que trabajar desde casa debido a las limitaciones de movilidad actuales puede ser una situación tensa. Por eso con el fin de aliviar sus temores es importante que el equipo de RR. HH. mantenga un estrecho contacto con los nuevos trabajadores y les informe abiertamente de la situación. Para evitar que se preocupen, lo ideal es anticiparse. Por ejemplo, el gerente o el responsable de RR.HH. puede enviar un correo electrónico o un breve vídeo respondiendo a las preguntas más importantes y dando la bienvenida a los recién llegados a la empresa.
2. Configurar de antemano los equipos: para no abrumar al nuevo integrante lo ideal es que reciban los portátiles con todo el software y las herramientas necesarias (incluida la VPN) ya instalados, dado que desde casa será más complejo pedir ayuda al departamento informático de la empresa.
3. Organizar sesiones de formación: pregunta siempre al nuevo empleado, antes del primer día, si conoce las herramientas de reunión y chat más comunes como Google Hangouts, Zoom y Slack. Organiza formaciones antes de que empiecen a trabajar para que todos puedan participar en las reuniones virtuales de presentación o elabora guías rápidas con las principales funciones de cada herramienta. No todos cuentan con estos conocimientos.
4. Ofrecer una incorporación personalizada: se debe promover el intercambio de información entre RR.HH., los gerentes y los nuevos compañeros tan a menudo como sea posible. Hay que tener en cuenta que las presentaciones que antes se realizaban en persona, ahora se hacen a través de un portátil. Por ello, es recomendable fomentar el contacto con el equipo ya sea a través de cafés, almuerzos o cervezas virtuales. Herramientas como WellbeingWarrior también pueden contribuir a promover el contacto entre departamentos. Esta herramienta te sugiere compañeros de forma aleatoria con los que podrás tomarte un descanso o almuerzo virtual. Recuerda que la comunicación no solo es importante para calmar las preocupaciones y temores del principio.
5. Designar a un mentor para mantener la cercanía: Personio cuenta con un programa de mentores, tanto en la distancia como de forma presencial, para dar la bienvenida a las nuevas incorporaciones. A cada nuevo empleado se le asigna un mentor que le ayudará durante la incorporación y pondrá a su disposición todos sus consejos, experiencia y habilidades. En el contexto actual, trabajando desde casa, esta figura adquiere aún más importancia. No se trata únicamente de un compañero emocional, sino que también será el encargado de presentar al resto de equipos y dar a conocer la cultura de la empresa.

“Este método ya ha sido aplicado con éxito en Alemania y ha demostrado cómo funcionarán los procesos en las próximas semanas, e incluso meses. Es clave explicar todo el proceso de onboarding en profundidad al nuevo empleado y para ello, hay que proporcionar toda la información posible por escrito para no abrumar al nuevo compañero y brindar herramientas de videollamada para establecer proximidad y calidez humana”, sostiene Angelina Gentili, jefa de Equipo de RR.HH. y Adquisición de Talento de Personio España.

La crisis mundial provocada por el COVID-19 ha marcado un antes y un después en nuestros entornos laborales y ha planteado un nuevo escenario donde la digitalización es un pilar fundamental, no sólo para la continuidad y competitividad de las compañías, sino para algo mucho más importante: poder garantizar el bienestar y la seguridad de sus trabajadores.

Hoy en día podemos decir que hemos aprendido que estar preparados es la mejor forma de mitigar el golpe. Por eso es un buen momento para evaluar y valorar qué herramientas nos harán falta en un futuro cercano -y de difícil pronóstico- para tener todos los elementos posibles a nuestro favor. Contar con la tecnología adecuada ante la nueva normalidad es una apuesta segura y firme por la continuidad y la mejora de los negocios.