Cómo organizar un evento de empresa

Para documentar este artículo he tenido que averiguar cómo se organizan los eventos de empresas que consigan un buen networking y, la verdad, es que ahora me parece una labor bastante complicada. Hasta el momento, solo había tenido que organizar eventos familiares y poco más. Me he dado cuenta de que cuando asistimos a este tipo de eventos no sabemos ni reconocemos el trabajo y dedicación de quienes los han hecho posibles.

Ya sean workshop, congresos o fiestas se necesita tener originalidad, usar el marketing, tener en cuenta el aforo, intentar que sea fácil aparcar, contratar un catering o buscar regalos para los asistentes, si así lo acordáramos con la empresa anfitriona. Son meses de trabajo y planificación, de estudiar sobre la empresa, sus empleados, los asistentes y sobre lo que puedan llegar a necesitar todos para que ese evento sea un éxito.

Pero empecemos por el principio. Lo primero es saber qué quiere transmitir la empresa y cuál es el propósito del evento. No es lo mismo una entrega de premios que un evento para fomentar el networking de la empresa en cuestión.

Seguidamente, es necesario conocer de cuánto presupuesto disponemos para que este evento salga adelante. Este dato es importantísimo, si tenemos en cuenta que cualquier cosa que hagamos cuesta dinero, aunque sea solo el café. También debemos saber si dispondremos de tecnología, es decir, de sistemas audiovisuales o de robótica, por ejemplo, que nos ayuden a interactuar con los asistentes y a crear impacto. Con todos esos datos en la mano, ya podemos centrarnos en la organización.

Para este tipo de trabajo siempre es bueno buscar ayuda. Ya sean compañeros de trabajo o profesionales que estén dispuestos a colaborar para llevar a cabo la idea. Ese grupo nos va a dar ideas y nos quitará muchísimas barreras para que solo nos dediquemos a lo más importante.

Buscar una fecha y lugar es fundamental. He entrado en esta página de Privateaser donde estos profesionales nos buscan los mejores locales para llevar a cabo eventos de empresa, seminarios, fiestas privadas, etc. Esto nos ahorra mucho tiempo y trabajo. Esta web nos da la oportunidad de buscar el local que más nos guste a través de un mapa para indicarnos su ubicación, nos muestra la opinión de los usuarios y la puntuación que le dan a cada local. Para reservar solo tenemos que rellenar el formulario gratuito, por lo que todo quedará por escrito y si hay cualquier imprevisto nos dan la posibilidad de anularla. Una vez hecha la reserva nos informan del seguimiento de los detalles del mismo y, además, dependiendo del local nos hacen descuentos especiales.

Para organizar un evento de networking podemos usar distintos tipos de estrategia. Y es que es muy importante llamar la atención de los demás, por eso las empresas buscan relacionar el evento con distintos temas de actualidad, por lo que no es difícil encontrar eventos donde se una la solidaridad, el medioambiente, la diversidad o la cultura.

Usar las redes sociales es en la actualidad una necesidad absoluta en este tipo de reuniones. Hasta ahora el email era suficiente para que todos supieran lo que se cocía en la ciudad. Eso nos llevaba más tiempo de lo normal. Desde que tenemos Whatsup, Twitter, Facebook o Linkedin, plataformas que, aunque a muchos no nos gusten, son necesarias para dar a conocer nuestro evento, la cosa se ha vuelto más fácil. Hacer una campaña en estas redes nos dará proyección. Y también contar con la presencia de personajes importantes que asistan al evento.

Ahora que sabes un poco más sobre la logística, la atención a los detalles, a los asistentes, el marketing para organizar un evento, reserva tu espacio y que tengas mucho éxito.