Controle sus notificaciones electrónicas administrativas con Kyocera

Las notificaciones telemáticas reemplazan a las hasta ahora comunes en papel, y son usadas cada vez por más organismos, como la Agencia Tributaria, la Tesorería General de la Seguridad Social y comunidades autónomas y ayuntamientos. En la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se establece el régimen de notificaciones por medios electrónicos al habilitar a las Administraciones Públicas para que utilicen dichos medios en sus comunicaciones y notificaciones.

La transformación digital y las nuevas tecnologías de gestión documental han hecho aparecer soluciones que facilitan a las empresas todo el manejo de las notificaciones electrónicas administrativas.

Cómo tiene que ser una solución para gestionar las notificaciones electrónicas

Una herramienta de este tipo debe permitir gestionar automáticamente la recepción, revisión, monitorización, distribución y archivado de las notificaciones electrónicas emitidas por los diferentes organismos de la Administración Pública. Esto le permite al usuario:

• Hacer una revisión automática de las notificaciones asociadas a las empresas autorizadas de forma independiente.
• Efectuar una descarga inteligente de todas las notificaciones disponibles automáticamente o bajo demanda.
• Realizar un envío automático de la notificación al gestor identificado.
• Organizar y almacenar las notificaciones de forma estructurada con la eficacia de un gestor documental.
• Realizar una búsqueda avanzada por contenido.

Así, la monitorización -revisión automática y regular de los buzones autorizados- y el acceso al listado de notificaciones, que permite ver la información de la notificación sin llegar a descargarla, hace posible la descarga inteligente de notificaciones, con la que podremos:

• Disponer de un sistema de alertas parametrizables para cada perfil de usuario, que permite a los usuarios decidir cuándo se descarga cada notificación.
• Enviar automáticamente por email una copia de la notificación al representado o al responsable de la sociedad.
• Establecer reglas de asignación y plazos de respuesta para ciertos tipos de notificación judicial, asociando automáticamente vencimientos a las notificaciones descargadas.
• Alerta Last Call o descarga automática configurable de notificaciones antes de que expiren.
• Usar el reconocimiento OCR del contenido de las notificaciones para extraer información determinada que ayude a la catalogación y seguimiento de las notificaciones por los usuarios.
• Realizar búsquedas avanzadas sobre el contenido de las notificaciones, la información asociada y los metadatos configurados.

Por último, aunque no menos importante, una solución de este tipo automatiza el proceso de archivo de las notificaciones, descargándolas, catalogándolas y archivándolas automáticamente en un gestor documental propio de la misma solución o en otro gestor documental del que disponga la empresa.

Como vemos, las ventajas de una buena solución para la gestión de las notificaciones electrónicas administrativas son muchas. Desde unificar el acceso y la recepción de todas las notificaciones de nuestra empresa o de las que gestionemos, facilitando el control de los tiempos legales de respuesta según conveniencia, hasta facilitar trazabilidad y la relación directa entre las notificaciones y los documentos asociados, pasando por la automatización de la recepción y la distribución de las notificaciones a los ejecutivos de gestión adecuados, así como la del proceso de información y comunicación a los empleados, aprobadores y/o tramitadores.