Cuatro recomendaciones para que las pymes puedan escalar su crecimiento

Cuando pensamos en la necesidad de escalar un negocio a futuro, por regla general, pensamos en acompañarle en su proceso de crecimiento. Pero no siempre la escalabilidad tiene que ver con un incremento sustancial de las ventas. A veces, la escalabilidad implica el acompañamiento de la tecnología y la estrategia para la contracción del negocio.

Lo hemos visto con esta situación sobrevenida. La COVID-19 ha sacudido con fuerza el entorno socio-económico mundial y ha provocado, por un lado, el hundimiento de muchos negocios. A otros los ha dejado seriamente dañados. Mientras que, algunas empresas, pertenecientes a sectores de actividad específicos, han visto incrementar significativamente su demanda. Es decir, que la crisis ha afectado de forma diferente a las empresas. También la capacidad de respuesta de estas organizaciones ha marcado la diferencia en muchos casos entre el éxito y el fracaso.

Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “la tecnología ha sido un factor clave para responder a la crisis. Sin embargo, las empresas que, a pesar de disponer de soluciones tecnológicas adecuadas, no contaban con una cultura corporativa que ayudase, han respondido solo en parte. Una cultura en la que la flexibilidad, la colaboración y la transparencia son necesarias para poder responder en un entorno tan convulso como el que nos encontramos”

Datisa facilita cuatro recomendaciones para preparar a las pymes para un crecimiento o una contracción agresiva. Pero, estos cuatro consejos, también permitirán a las organizaciones implementar modelos operativos y funcionales más eficientes y seguros:

1. Agilización de procesos. Se trata de eliminar aquellas actividades, procedimientos, tareas y funciones que no aporten valor y, con ello, incrementar la eficiencia operativa, agilizando los procesos. Eficiencia que también tendrá que ver con la utilización de los recursos necesarios. Ni más ni menos. Pero esto es solo una parte de la ecuación que hay que resolver para escalar el negocio a futuro.

Por otro lado, es importante estandarizar los procesos para hacer que todas las áreas del negocio funcionen bajo unos criterios lógicos. Ya sea el área comercial, financiera o el propio almacén, todos los entornos deben operar bajo criterios específicos. Y, en términos generales, esos procedimientos deberán apuntar hacia la minimización de los costes y hacia la eficiencia operativa. El procedimiento que se aplique deberá también ser replicable.

2. Modelos flexibles. Aunque puede parecer una contradicción después de hablar de estandarización de procesos, lo cierto es que las empresas necesitan de altas dosis de flexibilidad tanto para hacer crecer sus negocios como para facilitar su contracción en caso de necesidad. Las empresas deben poderse adaptarse a las necesidades del momento y a eso ayuda a que haya una cultura flexible y ágil que nos permita reaccionar con rapidez ante cualquier cambio.

Por lo tanto, lo importante, en cualquier caso, es identificar las necesidades específicas de cada entorno, cliente o línea de negocio y establecer procedimientos estandarizados, pero con la suficiente elasticidad como para que puedan adaptarse con rapidez a los cambios.

3. Integración de operaciones. La falta de integración de información y/o de procesos es uno de los puntos débiles de cualquier negocio. Y, es, además, uno de los problemas que más veces se detectan en el entorno de las pequeñas y medianas empresas. La forma en la que se manifiesta esta falta de integración operativa tiene que ver, por ejemplo, con la formación de cuellos de botella, tanto en los entornos de producción, como en el propio departamento comercial, incluso financiera, que provocarán retrasos tanto en las órdenes de trabajo clave, como en la presentación de facturas, la gestión de pedidos, etc.

Por lo tanto, lo más importante es impulsar una visión sistémica que permita el acceso de la información para que todos los agentes y entornos implicados, de manera sencilla, segura y rápida. En este sentido, aunque los sistemas ERP facilitan esta integración, hay que tener en cuenta también, que es importante la formación. Es decir, dotar a todas las personas implicadas de la capacitación y habilidades necesarias. En otras palabras, las pymes deberán diseñar procesos end to end y formar a los empleados para implementarlos con éxito.

4. Acceso a la información en tiempo real. De la misma que manera en que todas las áreas deberían tener acceso a la información integrada, los datos de cada entorno deberían tener la visibilidad adecuada a cada elemento de la organización. Cada área debería de disponer de la información necesaria para sus funciones. Por ejemplo, un director de operaciones que quiere saber cuál es la previsión de la demanda que ha hecho el equipo comercial para poder planificar, al mismo tiempo, su producción. O, un director financiero que necesita conocer las previsiones financieras para garantizar la liquidez del negocio a medio plazo.

Los informes financieros que proporciona un ERP facilitan esta tarea y hacen que la toma de decisiones para escalar el crecimiento o contracción del negocio sea también más sencilla.

En definitiva, la tecnología es determinante para facilitar la escalabilidad de los negocios, pero, es más importante aún, que esta tecnología vaya acompañada de un modelo de gestión flexible y una estructura basada en la agilidad, la transparencia y la colaboración.