Después de gestionar toda la documentación…el siguiente paso es controlar el riesgo de los profesionales externos que actúan en nuestro edificio

¿Estamos seguros de que la empresa a la que subcontratamos los servicios de recepción está al día en sus pagos con la Agencia Tributaria? ¿Sabemos si los profesionales que vienen a recoger los residuos generados en un centro de salud están debidamente formados? ¿Tienen los monitores de actividades extraescolares de la escuela de nuestros hijos el certificado que confirma que no tienen antecedentes penales?

En 2017, SIMBIOE una consultora especializada en Facility Management creó QUIONIA INFORMATION SYSTEM (IS), un aplicativo 100% Cloud que aglutinaba en una sola herramienta toda la documentación del inmueble (Libro del Edificio), y que permite al gestor o propietario del edificio conocer, en tiempo real, con qué documentación debe contar dicho inmueble y cargar las continuas actualizaciones documentales que se requieren para cumplir con la normativa vigente…¿Pero qué pasa con los profesionales externos que van a dichos edificios?¿Quién controla los posibles riesgos que pueden darse cuando en un mismo centro de trabajo confluyen numeroso profesionales de otras tantas empresas?

“Cumplir correctamente la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es obligatorio para las empresas según las normativas como la de riesgos laborales, pero es la gran asignatura pendiente ya que muchas no ven la importancia o simplemente no cuentan con las herramientas de control” explica Marc Blasco, CEO de SIMBIOE.

Blasco añade que “por ley debemos controlar los posibles riesgos que pueden darse cuando en un mismo centro de trabajo confluyen numerosos profesionales de otras tantas empresas y hacerlo a partir de la documentación no sólo es la manera que marca la ley sino la más efectiva, también hay que verificar que las empresas que contratamos están al día de sus obligaciones porque podemos ser responsables subsidiarios”.Y si bien es cierto que existen software independientes de gestión de CAE, a menudo estos no van vinculados con otros de gestión documental por lo que no disponemos de una gestión integral de la documentación.

Por este motivo QUIONIA IS, acaba de lanzar al mercado un módulo transversal de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), que es complementario al de gestión documental que ya está implantado en más de 300 edificios en toda España, para 15 clientes y que supone de media una ahorro para las empresas de un 30% por inmueble en su gestión documental.

Más de 50 requisitos CAE base diferentes

El módulo CAE está ubicado de forma transversal en los distintos apartados de QUIONIA IS. Está presente en el de Recursos, formado por Empresas,Operarios y Maquinaria. También está en el de Documentación que cuenta contres categorías: Operaciones recurrentes, Documentación fija, y por último Incidencias.

En esta última categoría de Incidencias se incluiría, por ejemplo, la documentación requerida para la realización de una obra nueva o una reforma y en todas ellas habría un apartado para la Coordinación de Actividades Empresariales. Algunos de los requisitos son de obligado pero otros son determinadas actividades propias por ejemplo de RSC de la empresa contratante exigida a los proveedores externos.

Por último la confirmación de que tanto recursos, empresas proveedoras y determinados proyectos cumplen el requisito CAE es sencilla, “Cuando personal de una empresa contratada desea acceder a un edificio, el responsable del control de acceso podrá verificar con al DNI si la persona, su empresa y la maquinaria vinculada a esta persona están al día de CAE a través de un simple semáforo, verde si correcto o rojo si no es correcto. También se puede vincular a la tarjeta de acceso al centro y que la verificación se haga de forma automática ” señala Marc Blasco.

Para Marc Blasco, “perder toda la documentación de un edificio puede constarle a una empresa hasta 200.000 euros, pero el error humano de alguien que está realizando una actividad para la que no está capacitado, puede tener un coste mucho más alto.El módulo CAE de QUIONIA IS es el primer filtro para que esto no ocurra”.