La pandemia y la nueva normalidad han provocado la aceleración del teletrabajo de manera forzosa, lo que, para muchas compañías, se ha traducido en la implementación de sistemas de digitalización corporativa. id:62815
Este hecho ha provocado que muchas empresas se hayan visto obligadas a tomar decisiones importantes para su desempeño con poco margen de tiempo, y apostar por la digitalización para conseguir un buen desarrollo de su negocio sin perder el control de la productividad.
Para llevar a cabo la digitalización, dos han sido los programas que han jugado un papel fundamental: los famosos CRM y ERP, dos software muy populares que, si no conoces en profundidad sus virtudes, puedes ser dos auténticos desconocidos.
Se trata de programas de software que ayudan a las empresas a organizarse, pero lo hacen de diferente manera. Por eso queremos ayudarte a diferenciarlos, para que la toma de decisión sea más sencilla y productiva para tu empresa.
¿Qué es un CRM? ¿Y un ERP?
Las siglas CRM se corresponden con Customer Relationship Management, es decir, Gestor de relaciones con los clientes. Una herramienta con la que puedes crear bases de datos con la información más relevante de tus prospect y clientes. Los datos integrados en la plataforma permiten optimizar procesos en el departamento de ventas y en el de marketing, atender a cada cliente de forma personalizada y diseñar estrategias específicas de venta con el objetivo de vender más y mejor.
Por su parte, ERP es Enterprise Resources Planning o Planificador de recursos empresariales, es un software de gestión centralizada que conecta las principales funciones y departamentos de la compañía para que funcionen como un todo orgánico, que se organiza de forma modular.
Por tanto, podemos afirmar que mientras el CRM afina la relación empresa-cliente, el ERP lo hace con la relación interdepartamental o empresa-empresa, aunque también comparten características comunes. Por ejemplo la mayoría de CRM y ERP permiten su integración por igual con diferentes herramientas digitales, como por ejemplo una aplicación para firmar documentos, una solución de facturas electrónicas o de control de gastos de viajes.
Dicho esto, veamos cuáles son las diferencias clave entre ambos software para ver cuál cubre mejor las necesidades de vuestra compañía:
- Finalidad
Un software de CRM centraliza, simplifica y optimiza los procesos de venta, mientras que el ERP trata de gestionar los diversos procesos de la empresa para mejorar la productividad. Por tanto, el CRM se suele centrar en los departamentos de corte comercial, mientras que el ERP opera a nivel interno relacionando los distintos departamentos que componen la empresa.
- Facilidad de implementación
El nivel de complejidad a la hora de instalar cualquiera de los software está directamente relacionado con el número de departamentos y usuarios a los que implique. En este sentido, el ERP exige una implementación más dilatada en el tiempo y más costosa, porque implica un mayor número de departamentos que en el caso del CRM. A esto hay que añadir que a mayor número de empleados utilizando el nuevo programa, más diversos serán los grados de competencia y diferentes sus curvas de aprendizaje, por lo que el proceso de adaptación será más lento.
- Facilidad de migración
Otro aspecto del que se suele hablar poco es el de la facilidad de migración de datos e información con otros productos de software que la compañía haya utilizado con anterioridad. Un software de las características de los CRM o ERP dependen de la información que nosotros le aportemos para funcionar al 100% y ser útiles a nivel corporativo.
Por ello, al tratarse de una tecnología más específica, trasladar los datos de los clientes a un CRM es mucho más sencillo que migrar toda la información de la empresa, porque se tendrá que introducir únicamente lo correspondiente a los clientes, olvidando el papeleo interno característicos de las áreas no comerciales como pagos, cobros, envíos o albaranes, que es el caso del ERP.
- Costes
La inversión que supone para la empresa elegir una u otra solución de software es siempre un factor diferencial a la hora de decidir llevar a cabo un proyecto. Como es lógico, si el tiempo de implementación es mayor y las licencias de uso por parte del personal de la empresa son más numerosas, el coste del ERP debe ser forzosamente superior al del CRM.
- Tipo de empresa
Finalmente, y siguiendo la lógica expuesta en los puntos anteriores, si el ERP es más costoso de implementar en términos de tiempo, recursos y dinero, resulta obvio que las empresas que más se benefician de esta tecnología son las medianas y grandes, mientras que muchas pymes, y especialmente las micro-pymes carecen, a menudo, de los recursos necesarios.
Además, las empresas de pequeñas dimensiones o con un número más modesto de empleados suelen ser más dinámicas, y su organigrama departamental mucho más sencillo, por lo que, seguramente, no necesiten implementar un ERP diseñado para centralizar la actividad de grandes empresas.
Por otro lado, la actividad de la compañía también resulta capital para tomar estas decisiones, una empresa que tenga una vocación comercial siempre primará la implementación de un CRM antes que el ERP, ya que se trata de una herramienta que le ayudará a conocer la diferencia entre sus demandantes y ajustarse a ellos.
Una vez conocidas las diferencias y similitudes entre ambos software solo quedaría tomar la decisión final, teniendo en cuenta que no existe una respuesta universal a la pregunta de ¿ERP o CRM? Tenemos que valorar el tamaño de nuestro negocio, sus características y muchos otros factores, pero con estas 5 claves posiblemente tengamos una primera pauta para decidirnos.
Si (
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