Estrategias para agilizar y garantizar el cobro de las deudas de clientes

Inherente al ecosistema empresarial, la deuda es una amenaza que pone en riesgo la supervivencia de las empresas acreedoras y que se extiende a todo tipo de compañías, con independencia del tamaño o del sector. Los impagos impiden disponer de datos reales sobre la contabilidad para diseñar una estimación adecuada de los recursos disponibles y poder cumplir con los pagos y las inversiones planificados. Pero, además, la gestión del cobro de la deuda tiene un coste para la organización en términos de jornadas laborales dedicadas a perseguir a los deudores en lugar de ejecutar actividades de valor.

La salud financiera es clave para asegurar el futuro de las empresas. Reducir los riesgos de impago y optimizar los procesos de gestión de cobro requiere llevar a cabo un eficaz seguimiento de las facturas, de su fecha de vencimiento y su posterior reclamación en caso de impago. Prodware, multinacional experta en consultoría e implantación de soluciones tecnológicas para la transformación digital de las empresas, propone una serie de medidas para garantizar la recuperación de la deuda de forma rápida y efectiva:

Visión 360° del histórico de deuda

Cuanta más información posean los profesionales (sobre las compañías, los contactos, las actividades, etc.), más herramientas tendrán para llevar a cabo unas negociaciones fructíferas. En este sentido, unificar la información disponible en un único entorno, incluso procedente de fuentes dispersas, facilita el acceso a todos los miembros del equipo y mejora su productividad.

Seguimiento continuo del estado de la deuda

Este es un proceso clave, pero entraña muchas dificultades debido a la ausencia de datos centralizados de la compañía. Disponer de un sistema de gestión de la deuda que permita establecer avisos y alertas, facilita un seguimiento proactivo de los expedientes de impagos que incluya la máxima información disponible en relación al historial de las negociaciones y las no conformidades.

Coordinación total del equipo financiero

En todos los equipos de cobro existe una estructura jerárquica. Proporcionar al supervisor una total visibilidad sobre la productividad de cada agente le permite ajustar la carga de trabajo del equipo y reasignar a cada profesional el seguimiento de nueva deuda.

Tratamiento individualizado a cada cliente

Muchas empresas llevan a cabo un tratamiento uniforme a sus clientes deudores sin tener en cuenta la relación que les une a cada uno de ellos. Ofrecer una respuesta personalizada que se adapte a sus circunstancias agiliza el cobro de la deuda. Esto requiere establecer una serie de pautas y protocolos que se aplicarán en función del perfil de cada cliente.

Automatizar los procesos de cobro
Diseñar unas reglas y configurar alertas que salten de forma automática ante determinadas situaciones (por ejemplo, cuando se ha cumplido el plazo de un pago o cuando hay que iniciar el siguiente procedimiento) facilitan la gestión de cobro de deuda. Esto permite optimizar los procesos y equilibrar las cargas de trabajo de los empleados.

El proceso de cobro es tan importante como puede serlo una acción comercial. Las compañías deben ser proactivas y sistemáticas con los procedimientos para lograr el éxito en su ejecución. Disponer de una herramienta ágil y flexible de gestión de cobros, capaz de centralizar la información y automatizar tareas, permite simplificar y mejorar la ejecución de los procesos internos de la compañía para optimizar la recuperación de la deuda y mejorar las ratios de tesorería.