La Covid-19 dispara el uso de la firma electrónica

La digitalización de los procesos y el teletrabajo ha permitido a miles de empresas españolas mantener su actividad y no desaparecer en la crisis social, económica y sanitaria provocada por la Covid-19. Hoy, 11 meses después del inicio de la pandemia, garantizar su futuro es la principal prioridad de todas las empresas y, dentro de este nuevo paradigma, la firma electrónica es una herramienta clave para la continuidad de las relaciones comerciales y del negocio.

El uso de la firma electrónica se ha disparado en estos últimos meses y ha permitido formalizar contratos y realizar todo tipo de trámites de manera no presencial durante los meses de confinamiento y de estado de alarma, asegurando la actividad y evitando posibles contagios.

La firma electrónica es un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Tiene la misma validez legal que la firma manuscrita, es más segura, permite evitar desplazamientos innecesarios y ahorra tiempo. Además, al realizar digitalmente los procesos, el almacenamiento no es físico, ahorrando costes de archivos, y su custodia en la nube permite consultar los datos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Tres tipos de firma electrónica

Según establece el Reglamento europeo eIDAS, existen tres tipos de firma electrónica. La Firma Electrónica Simple se basa en los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar. Por su parte, la Firma Electrónica Avanzada debe cumplir los siguientes requisitos: estar vinculada al firmante de manera única; permitir la identificación del firmante; haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo; y estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable. Finalmente, la Firma Electrónica Cualificada es una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. De las tres, la firma electrónica avanzada es la más utilizada por las empresas ya que aporta mucha más seguridad que una firma electrónica simple y su uso es mucho más sencillo, accesible y menos costoso que el de la firma electrónica cualificada.

Contralia, de SERES

Para simplificar la adopción y uso de la firma electrónica, SERES creó Contralia, un servicio SaaS (Software as a Service) que ofrece a las organizaciones un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos, que requieren de un consentimiento de forma manifiesta.

A través de la firma electrónica avanzada, Contralia automatiza todo el proceso de notificación y seguimiento, y se acumulan pruebas fehacientes de todas las acciones que se realizan en los documentos intercambiados. El servicio agiliza los procesos de contratación, proporciona trazabilidad del estado de la documentación, integra los datos con los sistemas internos de las empresas, y ofrece validez legal y garantía jurídica a nivel mundial. Además, cumple con la Ley Orgánica de Protección de Datos, el Reglamento General de Protección de Datos y el Reglamento eIDAS. La firma electrónica avanzada facilita la gestión de cualquier tipo de documento o contrato y contribuye a agilizar los procesos de negocio, permitiendo mantener activa la actividad comercial de las empresas, tanto a nivel nacional como internacional.

Principales usuarios y ventajas

Las aseguradoras, la banca, las utilities (Energía, Telco, Aguas…), los mediadores laborales y legales, recursos humanos y el sector inmobiliario son los principales usuarios de Contralia. Entre los beneficios de la solución de SERES destacan la reducción de costes, el aumento de la eficiencia (automatización), la seguridad (archivo y custodia en la nube), la mejora de la experiencia del cliente (contratación de cualquier servicio desde cualquier lugar y dispositivo), máxima trazabilidad (SERES actúa como tercero de confianza), control total por parte del usuario (la firma se genera desde los dispositivos del firmante, que posee, en exclusividad, el acceso a su cuenta y clave única) y la sostenibilidad (elimina el uso del papel).

Seguro y flexible

Contralia se apoya en el sistema "One Time Password", equivalente al usado en PSD2, y facilita un entorno sencillo para la identificación y firma electrónica del destinatario mediante un código de un sólo uso recibido por SMS. Además, se adapta de forma sencilla a diferentes procesos de contratación, independientemente del canal de relación con el cliente (cara a cara, online, en una sucursal, móvil...), y es un servicio de confianza según el Reglamento eIDAS (UE Nº 910/2014), con firma electrónica en la nube o remota, con la intervención de un tercero de confianza (Ley 34/2002).