La destrucción de documentos en el siglo XXI

Todos seguro que vemos a menudo como muchas personas tiene que desechar muchas notas manuscritas, formularios, informes o documentos con datos. Multitud de veces estos documentos terminan siendo lanzados a la papelera que tenemos más cerca.

Lo deseable es que todo lo que haya en esa papelera termine en el contenedor azul para reciclar papel, pero también debemos ser conscientes de que muchos de esos documentos contienen una serie de datos personales que conviene tener muy en cuenta.

El caso es que contar con la seguridad de que nadie va a terminar accediendo a esta clase de datos no es sencillo. Realmente al destruir los datos hay que ser conscientes de que tienen una responsabilidad, pues no dejan de ser datos personales que no hay permiso para conocerlos.

La destrucción confidencial de documentos es importante cuando se quiere cumplir con la legislación existente sobre protección de datos, por lo que debe confiarse esta importante tarea a una empresa de destrucción de documentos que merezca la pena.

La destrucción de datos ante las nuevas leyes

Llevamos cerca de un año desde que entró en vigor la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), la cual ha adaptado el famoso Régimen General de Protección de Datos a nivel nacional y que vale para que se puedan acreditar las mejores prácticas a la hora de destruir los documentos.

Lo mejor en este sentido es contar con medios seguros para que se puedan almacenar en las instalaciones de cada empresa la documentación que se quiera destruir, así como un asesoramiento y proporción de las pautas de trabajo en base a una metodología certificada donde se deberá emitir un certificado de destrucción a nivel confidencial para poder demostrarlo ante las inspecciones y diversos requerimientos administrativos que puedan llegar a producirse.

Destrucción de documentos

Las empresas de destrucción de documentos deberán hacer su trabajo de forma confidencial y con total garantía. Por este motivo, siempre es necesario que cuenten al finalizar la labor con un certificado oficial que deje bien clara la destrucción de los mismos.

No hablamos solo de un tema de protección de los datos, personales, también de la necesidad de que la seguridad empresarial quede bien resguardada. No todo el mundo lo sabe, pero hay espías que llegan a poner estrategias en marcha como la llamada “buceo en la basura” de cara a la obtención de información.

Hablamos de que el registro en los desechos acostumbra a ser uno de los elementos más importantes en su día a día, para la obtención de información.

Otras veces, incluso las empresas tienen a su propio enemigo en la organización, pues en no pocas ocasiones los empleados son los que tienen la responsabilidad por la fuga de información.

Hay que tener claro que las acciones contra este tipo de fugas de documentos tienen que ser cuidadosas, pues pueden terminar creando ambientes de clara desconfianza, por lo que lo mejor es focalizar los esfuerzos en la destrucción de los documentos, no en la vigilancia y desconfianza de las personas.

La importancia de la destrucción del papel

El reciclaje en la destrucción de papel y en los documentos, también hay que pensar que es de gran ayuda en la preservación de dicha materia prima. Muchos de los ingredientes principales que tiene el papel son la celulosa y la fibra que tienen los árboles. De esta forma, al utilizar menos papel gracias al reciclado, no solo se minimiza los costes, también ayudamos en la protección del medio ambiente.

La utilización del papel ha hecho que haya multitud de documentos impresos o escritos en él. El caso es que los espacios para el almacenamiento son cada vez menores, por lo que muchas veces hay que calcinarlos cuando no son de utilidad, algo que tiene efectos claramente contaminantes.

Las empresas tienen multitud de archivos que ya no utilizan, los cuales van desde información de personal que trabajó o trabaja para la empresa, hasta facturas, cartas, informes etc. En la destrucción de este tipo de papeles, las empresas del sector hacen su labor de manera efectiva, por lo que los cortes o la trituración de los documentos es siempre la mejor y hace que sea más fácil que se recupere la materia prima en cuestión.

Ahora, con los enormes avances a nivel tecnológico que existen, la utilización del papel cada vez es menor. Eso sí, el uso del papel no va a poder ser erradicado en su totalidad, puesto que hay una serie de documentos como son los testamentos, escrituras y demás que siempre deberán contar con las firmas y los preceptivos sellos de las entidades gubernamentales que respalden su autenticidad.