La modernización de la gestión de nóminas llega a Colombia

Hacer las nóminas a mano era la opción de nóminas menos costosa, si tenía pocos empleados y nada mejor a lo que dedicarse. No había que pagar a un profesional ni comprar un programa. Cuando uno realiza las nóminas manualmente, tiene un control total sobre las mismas. Sin embargo, hacer las nóminas usted mismo probablemente significa que no tiene a nadie que compruebe sus cálculos. Además, dentro de poco la nómina electrónica va a ser obligatoria en muchos países de Latinoamérica, incluida Colombia.

El software de nóminas automatiza el proceso de pago a los empleados asalariados, por horas y eventuales. En comparación con los sistemas basados en papel, el software de nóminas acelera significativamente el proceso de nóminas a la vez que reduce los errores, y permite a los directivos personalizar más fácilmente las nóminas de cada empleado.

El software de nómina electrónica automatiza todos los requisitos necesarios para llevar a cabo las nóminas con precisión. Calcula automáticamente la cantidad correcta que sus empleados deben recibir en cada período de pago en función del número de horas que han trabajado. No tendrá que preocuparse por el pago de los impuestos sobre las nóminas ni por la declaración errónea de los salarios de los empleados.

Los productos de nómina SaaS son aplicaciones en la nube de suscripción para la gestión de las nóminas. En lugar de pagar una cuota única por el software de nóminas, las soluciones de nóminas SaaS le facturan mensual o anualmente. La mayoría de los programas de nóminas -y la mayoría de los programas empresariales en general- del mercado siguen el modelo de negocio SaaS.

El caso de Colombia

Según podemos leer en la página web del Gobierno de Colombia, “La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad”.

Las fechas de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica para sectores empresariales van del próximo 1 de octubre hasta finales de diciembre de 2021. La documentación explicativa del nuevo sistema acara lo siguiente:

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

• Refleja los valores devengados y deducidos que se desprenden de una relación laboral, o legal y reglamentaria, o por pago de pensiones a cargo del empleador. Luego de la validación realizada por la DIAN, este documento es el soporte fiscal idóneo de costos y deducciones.
• Para un empleador, es el documento que soporta los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales y que puede deducir en el impuesto sobre la renta.
• Se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, de forma independiente, por cada uno de los empleados – pensionados, informando el valor correspondiente a los gastos laborales mensuales.

Todos los directores y directoras de los departamentos de Recursos Humanos, pasados los primeros momentos de inquietud, si eligen la solución tecnológica adecuada a su empresa, verán esta novedad como muy útil.