La norma UNE-EN-15713 y la documentación confidencial

Según podemos leer en la presentación de la norma UNE-EN-15713, “esta norma proporciona recomendaciones para gestión y control de la destrucción de material de carácter confidencial, asegurando que dicho material se destruye de forma segura y sin peligro. Las recomendaciones son aplicables a las dependencias centrales de las compañías y cualesquier otro lugar de custodia”.

Según la norma UNE-EN-15713 la destrucción segura de material confidencial -ya esté en papel o en otro tipo de soportes- ha de cumplir una serie de requisitos y procedimientos para ser considerada como tal:

• El material confidencial a destruir deberá almacenarse en contenedores con cerradura de seguridad o con un sellado de número individualizado.
• Los vehículos de recogida tienen que ser rígidos y cerrados.
• El centro de destrucción contará con un acceso restringido, alarma anti-intrusismo y circuito cerrado de video-vigilancia.
• Según la clase de material a destruir se usará el método de destrucción adecuado con el fin de garantizar la imposibilidad de reconstrucción del residuo, haciendo que éste sea ilegible o irreconstruible.
• El subproducto final, aquello que queda después de la destrucción, ha de ser reciclado.

Para redactar esta información hemos hablado con especialistas en destruir archivos y documentos confidenciales que nos han explicado algunas de las características de este tipo de labor. Una empresa de destrucción de documentación confidencial ha de ser capaz de ocuparse de distintos tipos de tareas, como son:

• Destrucción puntual de archivos: Recogida, de una sola vez, y destrucción certificada de documentación acumulada, como pueden ser archivos obsoletos o documentación prescrita. La destrucción de documentos se realizará “in situ” o en el centro de destrucción de la empresa contratada según la norma UNE 15713. El papel triturado se entregará a un gestor autorizado de residuos para su reciclaje. La empresa encargada de la destrucción de la documentación enviará un Certificado de Destrucción y Reciclaje.
• Destrucción periódica de documentos: Recogida y destrucción periódica certificada de la documentación que se genera en el día a día y que se va depositando en contenedores metálicos de seguridad, tipo buzón, cerrados con llave, suministrados gratuitamente por la empresa encargada de la destrucción. Al igual que en la destrucción puntual se procede al reciclado y al envío del certificado.
• Destrucción de información en otros soportes, como pueden ser ropa de trabajo, uniformes, ordenadores, impresoras, material electrónico, tarjetas de crédito, radiografías, cintas y discos duros, entre otros muchos otros posibles soportes.

La compañía especializada Allsafedocuments se dedica desde el 2003 a la destrucción certificada de documentación confidencial y ha sido una empresa pionera en el desarrollo e implementación de protocolos de actuación que garantizan la trazabilidad y seguridad de sus procesos de destrucción. En la actualidad cuenta con delegaciones que cubren prácticamente toda España.

Para terminar, les invitamos a que visiten el enlace de las mejores maneras de eliminar información sensible, en el podrán obtener más datos sobre destrucción de documentos certificada y algunos detalles técnicos sobre trituradoras industriales, desmagnetización o fundición -para casos extremos- de discos duros o programas para borrar archivos. En el enlace también hay disponible información sobre la conveniencia de la encriptación de los datos mientras los estemos usando, así como de la suma importancia que tiene para las empresas cumplir con la Ley Orgánica de Privacidad de Datos (LOPD) a la hora de destruir archivos.