Las ventajas de automatizar procesos en las pymes

Automatizar tareas, es decir, sustituir las funciones manuales por aplicativos, dispositivos o sistemas tecnológicos aporta diferentes beneficios que pueden ser cuantificables al conjunto global de la organización.

Entre todas esas ventajas que aportan, desde Datisa se apuntan como estratégicas las siguientes:

1. Optimización de la productividad, ya que, al poder acometer las tareas de una manera mucho más rápida y segura, a la vez que eficiente, se consiguen abarcar más funciones y emplear siempre los recursos oportunos.
2. Minimización de los errores, es algo que está muy relacionado con lo anterior, ya que la fiabilidad que proporcionan estos sistemas hace que, aumente la velocidad y se trabaje siempre sobre la certeza del buen resultado final. Además, saber que el ERP aporta siempre la información exacta, sin errores, proporciona una mayor seguridad en el conjunto de toda la operativa empresarial.
3. Sistematización de procesos, es decir, todas las acciones estarán regidas por un procedimiento concreto de forma que automatizar implica ejecutar las tareas siempre del mismo modo, eso sí, cuando se sucedan bajo las mismas circunstancias. Los aplicativos ERP más modernos, incluyen bien funcionalidades analíticas o capacidades de integración con soluciones de análisis con lo que facilitan la readaptación de los procesos y procedimientos en caso de que las circunstancias cambien.
4. Incremento de la calidad ya que si no se cometen errores y si se tiene claro cómo se deben acometer las tareas será mucho más sencillo hacer las cosas bien, obtener los resultados esperados en un tiempo menor y, con ello, poder dedicar el tiempo ganado a acometer otras tareas. La organización ganará, pero también los empleados que ven aumentada su responsabilidad y reconocida su capacidad para encarar nuevos desafíos.
5. Acceder a modelos de gestión más avanzados, algo que, resultaría imposible hacer si la organización siguiera apostando por procesos o herramientas manuales.

Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “más allá de las ventajas que ofrece un sistema ERP por tratarse en sí mismo de un sistema integrado, es importante poner en valor las múltiples funcionalidades que proporciona para automatizar los procesos de negocio, más aún en el entorno de las pequeñas y medianas empresas en las que no siempre se tienen claras las ventajas de acometer estas mejoras”.

En términos generales, los sistemas ERP proporcionan la automatización que demandan las organizaciones en el entorno de la gestión de sus recursos, ya sea en el área financiera, contable, comercial o contable, entre otras. Sin embargo, hay casos en los que las funcionalidades estándar no son suficientes para acometer los cambios que exigen determinadas organizaciones, generalmente aquellas que operan en mercados verticales muy específicos o que por su gran tamaño precisan de desarrollos a medida o algunas parametrizaciones más concretas para llevar a cabo esa automatización de procesos. En estos casos, será interesante analizar el coste de esa automatización para decidir la rentabilidad o no, de la misma.

Pero, como asegura Isabel Pomar “en el entorno de las pymes, lo más común es que las soluciones estándar respondan perfectamente a sus requerimientos y que, si precisan de alguna personalización esta pueda abordarse sin excesivas complicaciones. Lo que hay que tener claro que cualquier extra que se le pida a la herramienta deberá evaluarse en términos de coste, de eficiencia y de rentabilidad”.

Ejecutar tareas programadas, hacer comprobaciones automáticas o accionar workflows específicos son solo algunos de los ejemplos de automatización que pueden establecerse vía ERP. Pero no son los únicos. Las pequeñas y medianas empresas lo saben. Esta mayor confianza en este tipo de aplicativos junto con las múltiples facilidades que proporcionan, hoy por hoy, los fabricantes con modelos de comercialización flexibles como SaaS o pago por Uuo y, en general, la Nube, han acelerado los proyectos de implementación de ERPs en el ecosistema pymes.