Los empleados españoles son más legales que la media europea a la hora de presentar los gastos de empresa

Más de un tercio de los empleados españoles (36%) ve admisible gastar más de la cuenta o ignorar las políticas de gastos de la empresa, aunque por debajo de la media europea (48%), lo que puede acarrear pérdidas anuales de 15.500 euros a las compañías de tamaño medio, según el estudio “El coste oculto del fraude y el incumplimiento de las normativas de gastos”, realizado por SAP Concur. España se sitúa por debajo de la media europea en este comportamiento. Este informe analiza más de cerca el tema del fraude de gastos y las actitudes de los empleados hacia él, cómo las empresas están abordando el problema y las herramientas digitales que tienen el potencial de ayudar.

El ajuste de las declaraciones de gastos puede abarcar un amplio espectro de comportamientos: desde la falsificación deliberada de recibos hasta la reclamación de un "pequeño extra" como recompensa por un largo viaje de negocios de fin de semana. El informe revela que los empleados españoles creen que sería razonable presentar hasta 87 euros de media extra (125 euros de media en Europa), a sabiendas de realizar una declaración de gastos falsa.

Aunque es importante señalar que la mayoría de las reclamaciones incorrectas se producen de forma no intencionada, también es clave examinar y comprender los factores que hacen más probable el fraude deliberado en los gastos, los cuales suelen estar relacionados con la concienciación y la satisfacción de los empleados. De acuerdo con este informe de SAP Concur, en España:

• Existe un desconocimiento generalizado de la actividad fraudulenta y sus implicaciones para los empleados y la empresa. Por ejemplo, el 49% de los empleados ha redondeado los gastos de kilometraje, mientras que otro 14% consideraría hacerlo. Además, el 41% ha cargado facturas privadas de restaurantes, y otro 16% consideraría hacerlo.
• Resulta preocupante que un porcentaje elevado (36%) de los empleados, aunque por debajo de la media europea que se sitúa en el 48%, piense que es perfectamente aceptable gastar más de la cuenta o ignorar las políticas de la empresa en cuanto a los gastos anuales. Si todas estas personas actuaran de acuerdo con esta creencia, una empresa de 250 personas que entregan informes de gastos podría estar enfrentándose a una pérdida anual de 15.500 euros.
• Muchos empleados citan la equidad como motivo de su actitud tolerante hacia el engaño: ya sea para obtener una pequeña compensación por las horas extra que no se les paga (21%), por el dinero extra que necesitan para trabajar desde casa (16%) o por el tiempo que pasan viajando por negocios (16%).

De la investigación de SAP Concur se desprende claramente que el fraude en los gastos es tan común, y a menudo a tan pequeña escala, que algunos empleados ni siquiera lo ven como un problema. Para algunos empleados, desde los más junior hasta los directivos, no sólo está bien presentar declaraciones de gastos incorrectas, sino que a menudo consideran que está totalmente justificado hacerlo.

Los equipos de viajes y finanzas pueden pasar muchas horas comprobando e investigando las declaraciones de gastos, y siempre existe el riesgo de incumplimiento y sus posibles consecuencias. “Herramientas como las soluciones de SAP Concur, que utilizan Inteligencia Artificial (IA), ayudan a aliviar esa carga. La Inteligencia Artificial puede ayudar a automatizar algunas de las tareas que requieren más trabajo, identificar patrones y tomar decisiones basadas en datos. Esto libera tiempo para que las organizaciones se centren en educar a los empleados sobre la política de Travel & Expense y los peligros del incumplimiento y en hacer ajustes de las distintas políticas”, ha explicado João Carvalho.

A medida que las empresas miran hacia el futuro, los líderes empresariales y financieros están empezando a ver cómo las soluciones basadas en la Inteligencia Artificial les ayudarán a abordar mejor el fraude y los gastos no conformes:

• Más de la mitad de los responsables de viajes y finanzas (64%) creen que las herramientas de inteligencia artificial pueden ayudar a detectar el fraude y simplificar sus procesos de cumplimiento.
• Sin embargo, con la IA llegan preocupaciones críticas sobre las consecuencias no deseadas para los empleados. A casi la mitad (47%) de los responsables de la toma de decisiones les preocupa que los empleados puedan oponerse al uso de herramientas de IA en el proceso de cumplimiento, y el 35% teme que la IA haga que su trabajo sea redundante.

Puede leer el informe completo “El coste oculto del fraude y el incumplimiento de las normativas de gastos” en este enlace.

*El informe El coste oculto del fraude en los gastos y el incumplimiento de la normativa se basa en las opiniones de 2.500 empleados que viajaban regularmente por motivos de trabajo antes de la pandemia, así como de 750 responsables de las finanzas y 750 responsables de los viajes en las empresas. La encuesta fue realizada en Francia, Alemania, Italia, Benelux, Países Nórdicos, España y Reino Unido, por Opinium en septiembre de 2021.