¿Te ha tocado organizar el próximo seminario de empresas o cualquier traslado? Puede que te sientas alagado porque haya recaído en ti tal responsabilidad, aunque también es probable que, por momentos, te sientas algo abrumado ante todo lo que ello conlleva. Por ello, en este artículo te damos unos consejos para que el próximo viaje de negocios de tu empresa sea un éxito rotundo y no se te escape nada a la hora de prepararlo.
¿Cuál es el objetivo del viaje?
La organización del mismo variará significativamente si este viaje es un seminario de empresa de ocio o si, por el contrario, se trata de una convención o asistencia a algún evento corporativo importante. En este último, el protagonista será el trabajo y los momentos de ocio un accesorio, mientras que en el primero será todo lo contrario. Tener esto en mente es la base sobre lo que se articulará todo el resto de la organización
Reserva cuanto antes
Establece una fecha tope de confirmación de asistentes con la máxima antelación posible a la fecha elegida para el viaje. Una vez alcanzada esta fecha, llegará el momento de elegir el destino, comprar los billetes y seleccionar el hotel. Esto será un paso clave para que el presupuesto total de este evento no se dispare y puedas contar con más presupuesto para planear actividades y otras acciones in situ.
Planning meticuloso
Planea al menos una actividad importante por cada jornada y compártelo con tus compañeros para que también estén al tanto del itinerario del viaje. Si el viaje contiene asistencia a eventos corporativos, la estructura del viaje se vertebrará en torno a esto, con posibilidad de añadir algunos planes ociosos si el tiempo lo permite: cenas de equipo, asistencia a algún espectáculo, etc. Estas actividades son una mina de oro para fomentar el teambuilding.
¿Evento temático?
Si lo que estás organizando es un retiro de empresa o similar, planear un tema que sea el protagonista “eje” del viaje puede añadirle un plus de originalidad y atractivo. Una fiesta de disfraces para una de las noches, un menú temático o, incluso, un juego de rol pueden ser actividades de lo más divertidas y que diferencien a este viaje de otros organizados años atrás. ¡Punto extra para tu organización!
Piensa en todos los escenarios
La organización que realices lo pondrá todo de tu parte para que el viaje sea una experiencia inolvidable, pero no hay que olvidar que existen aspectos imposibles de controlar para los que hay que estar preparados: Que un miembro del equipo enferme repentinamente, sufra una lesión grave durante el viaje, etc. Por ello, es importante que preveas de antemano una solución de evacuación sanitaria si este caso llega a producirse. La opción más cómoda y completa la constituye la contratación de un avión medicalizado, mucho más flexible y seguro que el transporte en avión comercial. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del cuadro sanitario del paciente, las compañías aéreas tradicionales no le permitirán viajar y, por tanto, el transporte en jet privado se convierte en la única opción viable. Barajarla de antemano te preparará para todos los escenarios. Del mismo modo, contratar un buen seguro de viajes con una amplia cobertura te ahorrará dolores de cabeza llegado el caso.
Relájate y disfruta
Puede parecer una obviedad, pero cuando estamos inmersos en la organización de un traslado que implica a tantas personas y factores es fácil sumergirnos en un estado de estrés importante. Incluso, una vez todo organizado y listo, nos puede resultar difícil dejarlo atrás y relajarnos. Por esto es importante asegurarnos de descansar correctamente tanto en la fase de organización como en el propio evento. Esto nos permitirá ser más ágiles en la resolución de cualquier imprevisto que pueda surgir. También es importante pensar que, aunque seas quien lo organiza, tú también formas parte del equipo y, por tanto, también debes disfrutar de la experiencia. ¡No dejes que el estrés se apodere del momento!
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