Numerosas empresas de todo tipo de sectores cuentan en España con una flota de vehículos para poder llevar a cabo parte de su actividad, ya sea como principal tarea de su cadenade valor (compañías de transporte de viajeros y mercancías, alquiler de vehículos, empresas de renting, mensajería, vehículos de servicio público, maquinaria agrícola, etc.), como actividad soporte de su actividad principal, o bien como parte de los beneficios sociales que se otorgan a algunos trabajadores con competencias comerciales y directivas.
El coste de la flota de vehículos supone un gasto necesario para numerosas empresas, pero asciende a una cantidad más que relevante en su cuenta de resultados. De ahí la importancia estratégica que está adquiriendo la función de compras en la gestión de flotas de empresa para conseguir ahorros significativos, sin menoscabar la calidad del servicio que prestan.
Según estimaciones de la Consultora Ayming, expertos en rendimiento empresarial, la cuota media de un vehículo supone de coste para la empresa alrededor de 600 €/mes, lo que multiplicado por los 12 meses del año asciende a 7.200 €/vehículo. Esta cantidad es lo suficientemente importante como para que las empresas se preocupen de cómo disminuirla.
En este sentido, Eric Mass, Director de la División de Consultoría de Mejora de Operaciones de Ayming, ha destacado que “cuando comenzamos a trabajar como Consultores externos en la optimización de la gestión de la flota de vehículos de una organización, el mayor hándicap al que nos enfrentamos es que lo consideran como un gasto y no como una inversión. Se producen situaciones tales como que la empresa no cuenta con una política concreta de gestión de la flota, que ésta está sobredimensionada o todo lo contrario; que no disponen de software específico para la planificación de rutas, ahorro de combustible, reducción de accidentes, etc., con la correspondiente falta de productividad y eficiencia que ello puede conllevar; que a veces no existe la figura del gestor de flota; que desconocen el coste real de la flota; y por último, no analizan los datos producidos de la operación de los vehículos. Todo ello implica un esfuerzo necesario en la optimización de los costes de la gestión de la flota”.
A esto se suma, la complejidad de intereses que confluyen dentro de una organización, ya que casi todos los departamentos de la empresa intervienen de una manera u otra, en la gestión de la flota de vehículos: desde Recursos Humanos, Contabilidad, el departamento de Gestión, Business y Compras. Por ello, un Plan de optimización tiene que considerar las necesidades y expectativas específicas de las diferentes directrices.
En el caso de vehículos de empresa adjudicados a trabajadores como complemento a su salario para realizar su actividad,atraer y fidelizar el talento, sabemos gracias a los datos de monitorización que más del 90% del tiempo,los vehículos están parados y más del 65% en el mismo sitio.
Esto da pie a pensar que si como hemos mencionado antes, el coste medio de un vehículo al año es de 7.200 €, al sumarle el del combustible, que suele ser de similar cuantía, podría redirigirse perfectamente este gasto a otros conceptos como por ejemplo: AVEs, Aviones, Taxis y sus derivadas, mucho más económicos para la empresa.
En muchas compañías de países europeos y en ciudades como Madrid y Barcelona se está empezando a aplicar este cambio de tendencia. Las nuevas generaciones no identifican ya tener coche con una cuestión de estatus. Aspiran a tener la libertad de elegir en qué concretizar los beneficios sociales que les ofrece la empresa para la que trabajan, más allá de un coche. Eso sí, se perderían en ese caso las ventajas fiscales que conlleva el coche de empresa, y los fabricantes de coches, aseguradoras, financieras, etc., perderían parte de su negocio.
Hay que destacar en este contexto, que están llegando rápidamente al mercado de la consultoría de gestión de flotas, nuevas fórmulas para optimizar su coste y conseguir ahorros, teniendo siempre en cuenta el tipo de cliente y sus necesidades presentes y futuras. El pago por uso es de hecho una clara tendencia. Con la llegada del Internet de las cosas, unido al Big data o análisis de los datos que se generan en la operación de la flota de vehículos, será más rentable para una empresa el pago por uso de sus vehículos. Dispondremos de más información que utilizaremos para gestionar de forma más eficiente la operativa de la flota de vehículos. España por ejemplo, es el país de la barra libre en cuanto a los servicios asociados a la cuota del vehículo de flota. Se suele incluir desde el cambio de neumáticos, la tarjeta de combustible sin límites, las reparaciones, etc., cuestiones que engrosan el coste a pagar y que muchas veces no se usan en su totalidad.
“Las empresas con más de 100 vehículos son las que más pueden ahorrar en el coste de la gestión de su flota, cuando encargan a una Consultora externa como Ayming la optimización de la gestión de su flota de vehículos, -prosiguió Eric Mass-. Nuestra experiencia como Consultores nos lleva a afirmar que existen más de 60 palancas de optimización, pudiéndose aglutinar en tres: la elección del vehículo, el comportamiento al volante del conductor y las acciones del gestor de la flota. Puede obtenerse un ahorro de entre el 3% y el 20%, en función del tipo de empresa y situación de partida. El análisis estratégico y operativo de la flota de vehículos será el que lo determinará”. Ayming cuenta con numerosas referencias en la optimización de la gestión de flotas, destacando entre otras, JCDecaux, Auchan, Galeries Lafayette y Beiersdorf.
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