Gestiona tus datos igual que tu dinero: la mejor gestión en la era GDPR

Establecer e implantar políticas que regulen los procesos financieros, establecer cómo deben administrarse la compañía y sus recursos, definir prioridades de inversión y, en definitiva, fijar una hoja de ruta para el futuro de la empresa, es clave para que un negocio sea rentable. Igualmente, importante es la capacidad de mostrar el impacto generado por esas políticas cuando sea necesario, como por ejemplo ante una auditoría.

Pero ¿qué ocurre si descubrimos que muchas empresas carecen de una supervisión de sus principales activos?

El valor de los datos para las organizaciones de hoy en día es innegable. Un estudio reciente de McKinsey Global Institute ha revelado que “el flujo de datos tiene un mayor impacto en el crecimiento del PIB que otros bienes con siglos de antigüedad”. Algunos medios ya titulan sobre los datos como el “nuevo petróleo” o la “nueva electricidad”, aunque ninguna de estas comparaciones capta la verdadera naturaleza de los mismos, un bien ilimitado y omnipresente generado por empresas de todo el mundo. Nuestros propios clientes destacan que los datos son la sangre que da vida a sus organizaciones. Los servicios basados en datos ayudan a optimizar las ofertas de productos existentes, o abren nuevas oportunidades, como lo son los servicios de mantenimiento predictivo capaces de anticipar fallos en procesos industriales.

En resumen, los datos suponen uno de los bienes más importantes en las compañías de hoy en día, y por tanto necesitan ser gestionados como tal.

En este contexto, el Reglamento General de Protección de Datos (conocido como GDPR por sus siglas en inglés), es una evolución lógica de las políticas. En el fondo, el GDPR busca garantizar la privacidad e integridad de los datos de las personas, en un mundo cada vez más digital.

Con menos de cinco meses de fecha límite para que entre en vigor el nuevo reglamento, muchas empresas quieren saber qué pasos deben dar para cumplir con los nuevos requisitos relacionados con la protección de la privacidad y los datos de la manera más eficiente y eficaz posible.

Desde el punto de vista de Microsoft, conseguirlo depende de cómo se aborden tres temas: personas, procesos y preparación. Con esto en mente, a continuación, se muestran algunos principios básicos para ayudar a las compañías a estar preparadas antes de mayo de este mismo año.

Gestiona tus datos igual que gestionas tu dinero

Cualquier empresa cuenta con estrictos procesos a la hora de realizar un seguimiento de sus ingresos, costes, y, en definitiva, cualquier tipo de actividad financiera. No realizan esto porque nadie les obligue, sino porque tiene un sentido empresarial lógico. Después de todo, no puedes planificar el futuro de tu empresa si no conoces a fondo el estado de tu situación financiera. Las compañías necesitan tener esta misma visión global de sus datos, a través de una estrategia de administración de datos sólida.

Llevar a cabo esta estrategia requiere responder algunas preguntas: ¿qué?, ¿dónde? ¿quién?, y ¿por qué?

Para comenzar, una auditoría es lógicamente el primer paso. Comprendiendo todo el inventario de datos que posee la compañía se podrá ver qué tipo de datos se recopilan y almacenan, dónde se hace, y para qué se necesitan. Las herramientas para hacer esto incluyen el estándar para la categorización de datos y su uso, conocida como ISO 1944. Poniendo todo en orden, se puede ver de qué datos se está obteniendo el mayor retorno de la inversión, de igual forma que una visión precisa los activos financieros permite tomar decisiones inteligentes a la hora de invertir.

Una vez establecida esta visibilidad base, se tiene que considerar cómo puede mantenerse en el tiempo. Migrar a la nube es un modo de hacerlo, puesto que permite reunir conjuntos de datos dispares. Sin embargo, antes de elegir un proveedor cloud, hay que hacerse algunas preguntas. ¿Quién tiene acceso a tus datos y en qué términos? ¿Dónde están almacenados esos datos? ¿Cómo dará respuesta el proveedor de datos a los requisitos o te ayudará a comprender los requisitos para el cumplimiento de las normas? Es vital asegurarse de que el proveedor cloud esté comprometido en ofrecer esa transparencia plena sobre los datos. Después de todo, no se contrataría a un contable que no supiera explicar exactamente donde están las inversiones en un momento dado.

Crea una cultura de confianza con los datos

Una gestión eficaz de los datos requiere de un enfoque centrado en las personas.

Empleados de todos los departamentos, desde marketing a finanzas pasando por ventas o recursos humanos, manejan datos todos los días. Pero ¿cómo darse cuenta de lo valiosos que realmente son? ¿Cómo el uso de los datos les puede ayudar a ser más productivos y conectar mejor con los clientes? Fomentar el comprender esto es vital para que los empleados se sientan involucrados en este nuevo enfoque de la empresa en relación con la gestión de datos. Una vez establecido esto, será más fácil para todos los trabajadores conocer la importancia de proteger adecuadamente la información, como se haría con cualquier otro bien de alto valor de la empresa.

Incorporar esta cultura en la compañía lleva su tiempo. Sin embargo, instaurar este nuevo enfoque en la gestión de datos dentro de un contexto más amplio de transformación digital puede agilizar el proceso. De esta manera, los empleados están mejor preparados para explorar nuevas vías para la utilización de datos, para corregir la hoja de ruta cuando sea necesario y ayudar a otros a aprender de sus experiencias. El GDPR se desarrolló en parte porque en la era digital, la gente quiere tener más control sobre su privacidad para poder confiar en la tecnología. Crear esta confianza, tanto dentro de la empresa como con los clientes, es la clave para asegurarse de que se está sacando el máximo partido a los conocimientos empresariales críticos y basados en datos.

La fecha límite de mayo 2018 para cumplir con el GDPR no debe verse como el final del viaje. Al contrario, es justamente un primer paso firme para alcanzar el máximo potencial de la transformación digital a través de economías y comunidades. Desde este punto de vista, el establecimiento de un enfoque firme de la administración de datos representa una de las inversiones más inteligentes que una empresa puede hacer.

Fuente: Microsoft