RPA [Automatización Robótica de Procesos] - Más valioso de lo que pueda imaginar

Podría ayudar a entenderse mejor RPA como un concepto derivado de BPA – Automatización de los Procesos de Negocio –, es decir, cualquier automatización de procesos de negocio basada en tecnología que utilice robots o IA (Inteligencia Artificial). Estamos hablando de una tecnología que ha avanzado considerablemente desde sus inicios, cuando aplicaba tecnología primitiva de screen scraping (técnica de extracción de datos) o cuando se digitalizaron documentos en la Cadena de Suministros.

Hemos pasado de contar con pocos actores en este apartado a docenas de proveedores que proporcionan soluciones para industrias de todo tipo, desde el sector aeroespacial hasta la gestión de residuos (porque todo el mundo busca la eficiencia). Todo el mundo quiere automatizar todos los procesos que aportan poco valor añadido al estar orientados tácticamente a los datos. Esta automatización del proceso incluye:

• Procesos sanitarios (mantenimiento y automatización de historiales clínicos, programación automática de citas, facturación y gestión de aseguradoras, etc.)
• Automatización de la fuerza de trabajo (incorporaciones, asignación de trabajos, programaciones, creación automática de hojas de trabajo, revisión y envío, etc.)
• Contabilidad (automatización de cuentas a pagar, presentación y procesamiento de gastos, producción automatizada de informes y balances, etc)
• Compliance (investigación de antecedentes del personal, certificación y gestión de certificados, informes conforme a legislaciones, etc.)
• Banca (integración de procesos front-end y back-en, gestión de documentos, procesamiento de solicitudes de préstamos, chatterbots -asistentes automatizados-, etc.)
• Viajes (perfil de invitados, gestión automática de tarifas, BI e informes automatizados, etc.)

…y así sucesivamente. Para cualquier industria encontrará varios proveedores que ofrecen al menos algunos servicios de automatización.

Aunque a usted sólo le preocupe en qué puede ayudarle la Automatización Robótica de Procesos, no piense solo en que los nuevos proveedores que venden soluciones de compras cognitivas, el mensaje habitual procedente de los mismos es: “tenemos la cura milagrosa que resolverá todos sus problemas de Compras” o “no más dolores de cabeza transaccionales, no más compras fuera de contrato, no más sorpresas que pudiera predecirse a partir de los datos, y así sucesivamente”. No es oro todo lo que reluce y, a día de hoy, sabemos que no es tan completo, al menos no todavía.

Sin embargo, RPA ha avanzado en gran medida desde sus primeros días y sin duda puede resolver la gran mayoría de sus dolores de cabeza. Piense en todos los pasos transaccionales que no aportan valor y que consumen mucho tiempo al personal del ciclo Source to Pay.

• Centralización, limpieza y categorización de datos para el análisis de gastos.
• Recolección de datos de mercado para automatización de evaluaciones de proveedores.
• Creación de modelos de costes previstos/reales.
• Recomendaciones en RFXs y Subastas a partir de datos existentes.
• Rellenado de plantillas (modelos de optimización) a partir de los datos recopilados sobre licitaciones y restricciones comerciales.
• Redacción de contratos a partir de plantillas, ofertas seleccionadas y propuestas de negociación electrónica.
• Creación y presentación de órdenes de compra automatizadas basadas en programas de compras, niveles de inventario y tendencias en los puntos de venta.
• Recepción automática de facturas y su correspondiente comprobación.
• Colas de espera automatizadas para el pago y descuento de pagos dinámicos/antes de tiempo basados en la conciliación, la aceptación de proveedor y el análisis del flujo de caja.
• Compra guiada desde catálogo, compra guiada para cualquier tipología de solicitante (directos, indirectos)
• Compra guiada fuera de catálogo
• Determinación de la modalidad de compra: compra por catálogo, con solicitud de ofertas (mínimo 3 ofertas), o debe ser un evento de aprovisionamiento estratégico.

… entre otros.

Pero es aún más que eso. Fundamentalmente, puede ser el pegamento que mantiene unido su proceso de Source To Pay que, además, le permite mejorar sus procesos e incluso, mejorar sus sistemas sin preocupaciones ni dolores de cabeza. Una de las grandes cosas en las que el RPA se ha vuelto más eficiente es en el mapeo de datos, incluso, en la gestión de datos maestros entre sistemas.

Esto significa que puede utilizarlo para unificar los sistemas dispares que posea para crear un sistema integrado virtualmente. Con RPA puede migrar fácilmente informaciones a una nueva suite integrada, mapeando y fusionando todos los datos relevantes hacia un único esquema central que impulse una moderna suite de Source To Pay, siendo ésta la base de todas las actividades diarias de Compras. Esta migración puede garantizar la ordenación de los datos originales, el sistema Source To Pay de primera generación, para manejarlo de manera más rápida y sencilla en un sistema Source To Pay más evolucionado, incluso si ha acumulado decenas de millones de registros de transacciones, registros de proveedores, cientos de miles de registros de empleados y contratistas, registros de productos y servicios, etc.

Un RPA moderno puede fácilmente rastrear esquemas clásicos, identificar las mejores correspondencias de datos hacia un nuevo esquema, autodefinir reglas para la normalización y enriquecimiento de datos, además de identificar sólo aquellas situaciones que realmente necesiten revisión de personal especializado, en definitiva, automatizar literalmente toda la migración de datos. Lo que solía llevar meses o años puede lograrse en semanas o días. Ese es uno de sus verdaderos valores, una capacidad que no debe pasarse por alto.

El RPA puede incluso automatizará el help-desk. Puede utilizar la Inteligencia Artificial para analizar las consultas y guiar a los usuarios hacia el contenido de ayuda más adecuado, contenido que puede consistir en mensajes de texto o registros multimedia, o en posibilitar el direccionamiento hacia el personal experto más adecuado, etc. Además, puede automatizar tareas comunes como la búsqueda de documentos en función de su estado en el proceso o como la simple actualización de contraseñas.

Por otro lado, si se implementa correctamente, puede incluso ayudar con el manual de cumplimiento corporativo. Por ejemplo, para encontrar datos personales que debieran convertirse en anónimos o para mantener el cumplimiento del GDPR (protección de datos). Podría también ser capaz de facilitar las tareas de auditoría asegurando, por ejemplo, que todos los datos necesarios para demostrar el cumplimiento de las leyes contra la esclavitud y la trata de personas se mantengan automáticamente y estén siempre disponibles.

El potencial actual del RPA es bastante significativo y sólo puede ir a más con el tiempo.