Los 3 pasos de la planificación empresarial en un mundo en constante cambio

La situación no es fácil si la empresa se basa en una planificación estática —largos ciclos de planificación, planes inmediatamente obsoletos, esfuerzos aislados y errores difíciles de encontrar. La planificación tradicional, basada en hojas de cálculo, elaboración de presupuestos y pronósticos ha funcionado en el pasado, pero los avances tecnológicos, las crecientes expectativas de los clientes y la toma de decisiones más inteligente e impulsada por los datos presionan a los equipos financieros para que encuentren nuevas formas de operar con agilidad. Ahora, ¿cómo planificar de forma que se pueda responder a tales eventos, desde lo predecible hasta lo improbable?

La respuesta comienza y termina con una planificación continua. Los modelos de planificación estáticos pueden dejar a una empresa en una grave desventaja, luchando para reaccionar a los cambios mientras que los competidores más ágiles las superan. Las empresas que se han mantenido bien en este momento han tomado giros radicales de timón en cuestión de semanas, a veces días. Su agilidad empresarial se ha convertido en su atributo clave para su éxito.

Estas empresas han podido mantenerse gracias a haber adoptado un enfoque más moderno de planificación: colaborativo, integral y continuo, minimizando sistemáticamente de esta manera el riesgo, maximizando el rendimiento y creando ventajas competitivas. Su planificación permite una mayor agilidad empresarial.

La diferencia entre la planificación estática y la moderna o continua puede ser muy grande: al contrario que el modelo tradicional, los modelos de planificación continua permiten a los equipos contar con información esencial para la planificación más allá de las finanzas, extrayendo datos operativos y transaccionales en tiempo real de los sistemas de la empresa, lo que permite tomar rápidamente las mejores decisiones con estos datos como garantía. Como muchas empresas reconocieron incluso antes de la crisis actual, la agilidad es un imperativo empresarial y este enfoque más moderno de la planificación es la llave para lograrlo.

Sentar las bases de la agilidad empresarial

Ya no hay duda de que la agilidad es un imperativo empresarial. Estos tres hitos son indispensables para llegar a un modelo de planificación activa.

1. Evaluar el ‘status quo’

Antes de trazar un mapa para saber hacia dónde ir es necesario saber dónde estás. Es preciso plasmar el estado actual de la empresa poniendo atención a aquellos elementos que impiden implementar un entorno de planificación más moderno y racionalizado, probablemente relacionado con las personas, los procesos o la tecnología o con varios a la vez. Hay que evaluar en detalle cómo son los procesos de planificación y negocio actuales, la tecnología en la que se basan y cómo está funcionando, los desafíos relacionados con los datos y si existen oportunidades para la integración automatizada de los mismos. En definitiva: qué falta en la planificación de la fuerza de trabajo.

2. Conseguir la alineación organizativa

Llevar a cabo todo este proceso no es fácil. Por ello, hay que contar con un asesor adecuado que nos ayude a defender a nivel corporativo la planificación activa como una causa necesaria. Junto a él, habrá que movilizar a un grupo de trabajo que represente a otros departamentos además del de finanzas, incluyendo operaciones, ventas, recursos humanos y también TI para llevar a cabo las cuestiones relacionadas conlas necesidades tecnológicas y coordinación de diversas fuentes de datos.

El siguiente paso es alinear a estas personas con la estrategia de agilidad empresarial. ¿Cómo? Construyendo un plan de negocio cuantificando el impacto que el actual status quo tiene en la empresa. ¿Cuánto cuestanlos procesos manuales y los ‘cuellos de botella’ en tiempo y dinero? ¿Qué oportunidades se le presentan? A la inversa, ¿cómo se verían esas estrategias de medición y modelos de KPI si implementara un modelo de planificación continua? Hay que descubrir medidas de retorno de la inversión más concretas; por ejemplo, cómo el recorte del presupuesto a la mitad podría dar al personal más tiempo para ejecutar escenarios críticos de ("qué pasaría sí...") mostrando así el que traería consigo un modelo moderno de planificación de la agilidad.

Una vez tengamos al equipo y los problemas definidos y cuantificados, trazaremos un plan para el proyecto inicial. Desarrollaremos un plan multifásico que plasme los objetivos (tanto para la implementación de la planificación continua como para este proyecto inaugural) y las métricas clave para el modelo de métricas (KPIs). La capacidad de comunicar eficazmente los motivos detrás de esta iniciativa, con un plan completo y bien pensado, ayudará a asegurar el compromiso ejecutivo para llevarlo a cabo en la empresa.

3. Expandirse dentro de la propia empresa

Involucrando a Recursos Humanos, Ventas o Marketing en estos procesos de planificación extenderemos el uso y el impacto de la planificación activa a toda la empresa. La clave en esta fase es fortalecer la comunicación y la colaboración entre departamentos, sin caer en la trampa de depender de tu tecnología o de herramientas que ralenticen el trabajo.

Así conseguiremos que el departamento financiero sea una fuerza estratégica al orquestar la planificación de todo el negocio. Las finanzas ya no se identificarán con un departamento que realiza presupuestos y emite informes: servirá para impulsar el cambio y la innovación necesarios no solo para capear los tiempos de incertidumbre, sino para prosperar en ellos.

Trazando el camino hacia el futuro

Estos tres pilares sientan las bases para crear un entorno de planificación más ágil que permitirá planificar el futuro, sea cual sea. Pero, al tratarse de un cimiento, habrá que construir sobre él, y prestar atención a los insights adicionales que pueden ayudarle a obtener aún más valor de su entorno de planificación. Lo único seguro del futuro es que recompensará a las empresas que apuesten por la agilidad por lo que urge comenzar a trazar ese camino hacia adelante.