Derechos de privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos en las comunidades de propietarios

Con la incidencia actual del robo de identidad no es de extrañar que la protección de los datos se haya convertido en una preocupación importante de los propietarios cuando confían su información a una comunidad de propietarios. Y la privacidad también debería ser una de las principales preocupaciones de las juntas directivas de las comunidades de propietarios. A las comunidades, y en particular a los miembros de sus juntas, se les confía regularmente material sensible y confidencial de los propietarios, que a menudo incluye información personal identificable como los números de la seguridad social e información financiera como los números de las tarjetas de crédito y de las cuentas bancarias.

Los miembros de la junta directiva de las comunidades de propietarios tienen mayores obligaciones legales para con los propietarios y la propia asociación, incluido el deber de confidencialidad. El incumplimiento de estos deberes puede exponer a una asociación -y a veces a un miembro de la junta directiva- a una grave responsabilidad.

En el contexto de las comunidades de propietarios, se puede entablar una acción por negligencia si una comunidad es poco cuidadosa al no proteger la información confidencial de los miembros y, como resultado de esa negligencia, un miembro sufre daños reales. Así, por ejemplo, si una comunidad de propietarios permite, por negligencia, el acceso público a los datos de identificación y a los números de las cuentas bancarias de un miembro, y éste es víctima de un robo de identidad, el miembro podría presentar una demanda por negligencia contra la comunidad.

Contratar al administrador de fincas adecuado

Para evitar todos los problemas derivados de la nueva legislación sobre protección de datos de carácter personal lo más adecuado es contar con los servicios de un buen Administrador de fincas Valdemoro que, para empezar, revise los estatutos de la comunidad y revise su funcionamiento interno en cuanto la relación con los proveedores, los empleados de la finca, las empresas encargadas de los servicios de mantenimiento y los servicios de seguridad, y poder, también, proteger la información confidencial en todos estos aspectos. Lo que esto implique puede depender de una serie de factores, como la información de que se trate, el formato en que se conserve y el volumen de las operaciones de la comunidad.

La protección de la información conservada en formato impreso puede ser tan sencilla como cerrar las puertas de las oficinas de la comunidad para evitar el robo físico de los registros. Además, cuando los documentos que contienen información privada ya no son necesarios, deben eliminarse adecuadamente.

Lo más recomendable es destruir los documentos físicos, borrar los datos electrónicos o modificar de otro modo la información personal para que ya no sea accesible. Hay que quemar, pulverizar o triturar los papeles que contengan información atrasada de forma que ésta no pueda leerse o reconstruirse de forma práctica o, si los datos confidenciales se almacenan electrónicamente, se precederá la destrucción o el borrado de manera que la información no pueda ser leída o reconstruida de forma práctica.

Una comunidad de propietarios debe tener políticas de seguridad formales y escritas que establezcan normas y procedimientos claros para mantener la seguridad de los datos. Las normas podrían incluir la limitación del acceso de los miembros de la junta directiva a la información privada a una base de "necesidad de conocimiento". Por ejemplo, si una comunidad tiene los números de las tarjetas de crédito o de las cuentas bancarias de los miembros, limitar el acceso al tesorero puede proteger a la comunidad de la divulgación involuntaria, del uso indebido de la información y de la responsabilidad.

Las políticas sobre el uso del correo electrónico y la revisión de la información confidencial en los dispositivos móviles también son una buena idea. Los sistemas informáticos de las comunidades de propietarios con información confidencial deben contar con una protección adecuada contra el acceso no autorizado, incluida la protección con contraseña y el cifrado. Y cualquier proveedor externo con acceso a la información protegida debería estar obligado a mantener protocolos de seguridad al menos tan rigurosos como los de la comunidad.

Los administradores de fincas en Pinto también seleccionarán una póliza de seguro que cubra la responsabilidad cibernética para sufragar los costes de compensación a las partes perjudicadas o, si la responsabilidad de la comunidad no está clara, el coste de la defensa contra las reclamaciones controvertidas. Al cubrir estos importes, el seguro de responsabilidad civil permite que la comunidad de propietarios siga funcionando financieramente y protege a los demás miembros de tener que pagar una cuota especial para compensar los costes de las reclamaciones y los honorarios de los abogados.