Software de Transporte: ¿Qué puede hacer para la gestión de tu flota?

Ahora bien, las amenazas siguen existiendo y podríamos decir que se han intensificado. El incremento de los costes derivado del encarecimiento de los combustibles está comprimiendo los márgenes sin que, de momento, se refleje en los precios. Esto está produciendo una gran presión sobre la rentabilidad del negocio. A ello se añade que el sector está muy atomizado, con un gran número de empresas de pequeño tamaño, lo que las hace más vulnerables a las fluctuaciones. En 2020 operaban en España 104.424 empresas transportistas.

En este contexto, cualquier mejora de la productividad otorga una ventaja competitiva. La introducción de mejoras tecnológicas que permiten obtener una mayor rentabilidad de los procesos es, además, uno de los principales objetivos del Plan de Recuperación y Resiliencia, que inyectará 140.000 millones de euros procedentes de fondos europeos en la economía española. Se trata de renovar el modelo productivo de las empresas para hacerlo más resiliente y sostenible, incorporándolo plenamente a la digitalización.

Software de gestión de flotas, una herramienta imprescindible

En el caso del transporte de mercancías por carretera, existe un amplio margen para apostar por una digitalización que redunde en una mayor eficiencia de los procesos. Así, el software de gestión de flotas de transporte permite optimizar el rendimiento de una flota de camiones mediante el uso de un programa informático específicamente diseñado para integrar todos los procesos de este tipo de empresas.

NovaTrans es un buen ejemplo de este tipo de software. Contempla todo el ciclo de gestión interna de una empresa de transporte. El día a día de esa gestión genera flujos de información en múltiples direcciones que, si no son controlados, pueden llegar a desbordar a la empresa. Para evitarlo, el software NovaTrans agrupa la información en seis módulos generales:

• Tráfico y logística: permite llevar de forma intuitiva una óptima gestión de la planificación, disponibilidad de vehículos, creación de órdenes de carga y traspaso de albaranes para su posterior facturación. El módulo se despliega en varios subapartados que ayudan a organizar el trabajo.

Por ejemplo, en el subapartado de Planificación y agenda se organizan los pedidos de los clientes pendientes de asignar a transportistas, propios o externos, según su estado: pendiente de asignar, asignado y finalizado. Con esta opción, se pueden ver en tiempo real todos los servicios que se están realizando y organizar al personal de tráfico de la empresa. La utilización de esta herramienta evita de esta forma la documentación física y hojas excel compartidas que pueden generar descoordinación.

• Facturación: la gran ventaja de integrar la facturación en este software de gestión es que se evita la duplicidad de tareas. Se pueden crear facturas de forma automática, sin necesidad de volcar nuevamente la información, personalizando la factura con la imagen corporativa y datos de la empresa. Además, en este módulo el profesional tiene a su alcance todas las herramientas de gestión de las facturas, de modo que puede exportarlas, imprimirlas, convertirlas a formato PDF, enviarlas por correo electrónico o firmarlas con certificado digital.
• Tesorería: un módulo para manejar de forma exhaustiva todos los flujos de tesorería: facturas de proveedores, generación de recibos, control de cobros y pagos, y nóminas. La clave en este módulo es las posibilidades de organización y visualización que ofrece. Puedes ordenar por cobro o pago y por forma de pago, y visualizar por fecha, fecha de vencimiento, importe… Todo esto ayuda a que la gestión de la tesorería sea mucho más intuitiva y completa.
• Mantenimiento de vehículos: este módulo recoge todas y cada una de las operaciones relativas al mantenimiento de cada uno de los vehículos. En una flota de decenas de camiones, un seguimiento riguroso de estos datos es esencial: fecha de entrada y salida de taller, control de neumáticos, registro de todos y cada uno de los gastos generados por el repostaje de vehículos. El programa genera avisos automáticos que te asegurarán que cada uno de los vehículos está siempre en óptimo estado de revista.
• Informes: este módulo ofrece una perspectiva general de la empresa. Muestra al gerente cuadros de mandos, gráficos e informes analíticos, recogiendo y sintetizando toda la información disponible para que este pueda tomar las mejores decisiones. El programa ofrece 80 tipos de informe, que van de la facturación mensual a la rentabilidad por vehículo o el consumo de gasoil.
• Almacén: en este módulo se recoge la información relativa entradas y salidas de los artículos. Es una ayuda imprescindible para el recuento de todos los movimientos del almacén, ya sea de taller o logístico.

Por sus ventajas, este tipo de software va a ir siendo incorporado paulatinamente a empresas de transporte general, agencias, transporte de contenedores, transporte frigorífico o, incluso, transporte de pasajeros.