La mejora de la trazabilidad de las facturas es una de las principales ventajas que ofrece la factura electrónica a BT Global Services España. La compañía quiso anticiparse unos meses a la entrada en vigor la norma que obliga a los proveedores de las Administraciones Públicas a utilizar este formato y aprovechar su implantación para facturar electrónicamente a algunos de sus clientes –grandes empresas– que los solicitaban.
BT Global Services España, que eligió la solución de SERES, quería anticiparse al cambio y poder realizar pruebas piloto antes de la entrada en vigor de la norma. “Ahora nuestro objetivo –señala Ricardo Luengo Rodríguez, Responsable de Facturación– es aprovechar la experiencia que tenemos facturando a las AAPP y extenderla al intercambio de facturas con otros clientes, para que pueda hacerse una integración automática de esta información en nuestros ERPs”.
Según Ricardo Luengo, se consideraron dos enfoques posibles. El primero pasaba por desarrollar un sistema propio que conectara con los portales finales como FACe, creando desde dentro los XML, los protocolos de intercambio de información, etc. El otro era apoyarse en un proveedor que simplificara parte de esa complejidad, hiciera los formatos finales, solucionase la heterogeneidad de puntos de entrada, etc. “Teniendo en cuenta el tipo de proyecto y aspectos como facturación, TI, volumen de facturas y otra serie de inputs, concluimos que era mejor apoyarnos en un proveedor externo”, indica Luengo.
El sistema de selección del proveedor externo puso en competencia varios proveedores para poder valorar diferencias y elegir la mejor opción. Finalmente BT Global Services España eligió a SERES, entre otras razones, porque estaba metido en el desarrollo de la facturación a las Administraciones Públicas y había sido asesor de la Administración. “Entendimos que era el proveedor que más conocimiento tenía del mercado en este tema y decidimos apoyarnos en SERES para ser el hub entre nuestra facturación y el cliente final”, afirma el responsable de facturación.
Para BT Global Services España, el beneficio más evidente del sistema es la trazabilidad de las facturas. “Antes enviábamos las facturas y confiábamos en un registro para saber que la factura iba a llegar al destinatario. Ahora hay un número de registro online donde puedes ver la trazabilidad de la factura, el proceso, el estado de la misma, y eso es una gran ventaja”.
Según Luengo, “antes la única forma de conformar una factura era llamando para ver cómo progresaba la factura. Con la factura electrónica tenemos esa información online a través de SERES que informa de todos los cambios de estado que afectan a esas facturas, información que integramos directamente en nuestros ERP de gestión de cobros”.
El sistema permite detectar y conocer al momento si ha habido algún rechazo o algún retraso en alguna factura por algún motivo. “Al tener información temprana, somos más ágiles a la hora de dar respuesta, puesto que entendemos antes el motivo del rechazo y podemos actuar en consecuencia: corregirla, volver a lanzarla… en eso sí que hemos ganado”.
En la relación con las AAPP, las facturas se hacen en tiempo y forma en el formato que exige cada Administración. “Aunque quizá hay demasiada burocracia administrativa, por las figuras que se han puesto detrás para validar, centralizar, auditar…”.
La elección de SERES fue un acierto según Ricardo Luengo “en un momento de incertidumbre, de algo que aún no estaba muy maduro por parte de la Administración, fue un acierto haber ido de la mano de SERES, que conocía de primera mano los errores y los problemas que estaban produciéndose. Nosotros no hubiéramos sido tan ágiles. Nuestro departamento de TI tendría que haber adaptado nuestros sistemas, los sucesivos cambios y cualquier error de formato implicaría un nuevo desarrollo por nuestra parte”.