En una economía global, la facturación es global, sin embargo, no todas las empresas son conscientes de esta realidad a la hora de adoptar un sistema de factura electrónica. "Las empresas, especialmente aquellas que desarrollan o quieran desarrollar una actividad internacional deben elegir un sistema de factura electrónica internacional, que sea compatible con los distintos sistemas de facturación nacionales", afirma Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM, pionero y especialista en soluciones de Intercambio Electrónico Seguro de Documentos.
La facturación electrónica difiere significativamente de unos países a otros y esto hace que las empresas que operan internacionalmente se encuentren ante una situación problemática. La cuestión es ¿cómo adaptar la multinacional a cada una de las casuísticas internacionales de la factura electrónica? Según SERES, la decisión pasa por tener en cuenta aquellos aspectos a los que hay que hacer frente para adaptarse internacionalmente.
El primero es la obligatoriedad, no todos los países tienen el mismo grado de implantación de la factura electrónica. En algunos países su uso obligatorio incluye prácticamente la totalidad del mercado nacional, en otros están en proceso de implantación o llevan poco tiempo impulsándola y sólo son algunos sectores o empresas los que la usan, y, por último, están aquellos países cuyo impulso a la factura electrónica es mínimo o inexistente. Además, la obligatoriedad no siempre es impulsada de la misma forma. Mientras que en Latinoamérica se está optando por la obligatoriedad en todas las transacciones comerciales, en Europa se apuesta por la obligatoriedad en la facturación a las Administraciones Públicas.
También hay que tener en cuenta los sistemas de facturación, porque el proceso de facturación electrónica en cada país es diferente. Aunque, por ejemplo, en la región de Latinoamérica es necesario enviar cada factura electrónica emitida a la entidad tributaria, no siempre la relación entre el emisor y la Administración es igual. En algunos países es necesario pasar por un proceso de homologación del sistema antes de conseguir la autorización como emisor electrónico. En otros casos, es necesaria la validación tributaria de cada una de las facturas emitidas antes de poder enviárselas al cliente. Por otra parte, no en todos los países la entidad tributaria confirma la recepción de la factura e incluso en algunos en los que el envío se debe realizar a través de un proveedor autorizado por la propia Administración.
Del mismo modo, aunque en la mayoría de los países de Europa no es obligatorio enviar la factura a la autoridad tributaria, sí que existen modelos similares. Un ejemplo es España, donde se está impulsando el Suministro Inmediato de Información como método de información en tiempo real de datos relacionados con la facturación y contabilización de las facturas. Otro caso similar es el de Portugal, en donde el sistema también establece la obligación de comunicar a la Administración ciertos elementos correspondientes a las facturas emitidas.
Por otro lado, las especificaciones técnicas de la factura son un factor clave ¿Qué campos debo incluir en la factura? ¿En qué formato tecnológico la debo emitir? ¿XML, Facturae, Edifact, PDF firmado, UBL, etc.? ¿Debo firmarla electrónicamente? ¿Es preciso algún tipo de certificado digital/sello certificado expedido por un tercero para emitirla? ¿Debe ir acompañada de un código de barras? ¿Qué tipo de código? ¿Debo emitirla electrónicamente, recibirla en formato digital, ambas? Estos y otros muchos aspectos tecnológicos varían en cada uno de los países y son imprescindibles para que su facturación sea satisfactoria.
Otro tanto ocurre con los comprobantes electrónicos. No en todos los países son obligatorios los mismos comprobantes electrónicos. Aunque por ejemplo en Perú es obligatoria la emisión de las facturas, boletas de venta, notas de crédito y débito, guías de remisión, comprobantes de retenciones, comprobantes de percepciones, recibo por honorarios, libros electrónicos y registros de ventas y compras, en otros países existen otros documentos. En el caso de Brasil, existe la obligación de emitir el Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) durante el transporte de mercancías. Otros ejemplos son todos los CFDI y sus complementos mexicanos que incluyen, entre otros, el pago en especie, el consumo de combustibles, la nómina, las ventas al detalle, el comercio exterior… En Ecuador se debe generar el Anexo Transaccional Simplificado como un reporte detallado de las transacciones correspondientes a las compras, las ventas, las exportaciones, las retenciones de IVA y de Impuesto de la Renta; y en Colombia, en su nuevo modelo de facturación electrónica la confirmación de recepción por parte del cliente será obligatoria.
Finalmente, hay que tener en cuenta otros aspectos de interés a la hora de facturar electrónicamente. Entre ellos, se puede destacar que la factura electrónica es un mecanismo que de por sí abre las puertas hacia nuevos canales de financiación mucho más ágiles. En este sentido, los gobiernos han ido impulsando normativas que facilitan a las empresas financiarse externamente. En Perú existe la factura electrónica negociable, en Ecuador la factura electrónica comercial negociable y, en otros países como en Colombia el Gobierno está desarrollando su sistema de negociación de facturas electrónicas.
"Si la empresa es una multinacional con filiales en varios países - explica Alberto Redondo - la mejor solución está en implantar un sistema unificado de facturación electrónica que proporcione un proyecto internacional adaptado a cada uno de los países y mercados y permita coordinar el intercambio de los informes y reportes de cada filial de forma ágilsencilla y en tiempo real, mejorando considerablemente su empresa y haciéndola mucho más competitiva, y facilitándole el acceso a nuevos canales de financiación".