En un 94% de los casos, la sobrecarga de otros proyectos y la costumbre son las dos razones principales para seguir procesando internamente las facturas emitidas en papel.
El 97% de las empresas españolas siguen imprimiendo en papel una parte de su facturación, según un estudio realizado por
SERES entre 2.000 empresas que emiten un mínimo de 600 facturas cada mes. De ellas, sólo un 9% ha externalizado la gestión de sus facturas en papel, a pesar del elevado coste que supone realizar esta tarea en interno.
Según el Estudio, existen 4 razones para para mantener dentro de la empresa la impresión en papel de las facturas. El primero y más importante es la sobrecarga del departamento de facturación por otros proyectos, lo que provoca el aplazamiento de cualquier decisión sobre la impresión de las facturas. Una sobrecarga que en 2017 representa el 59% de las respuestas frente al 50% obtenido por la misma pregunta en un estudio similar realizado en 2014. La segunda razón es la costumbre o nostalgia por el papel, que representa en 2017 el 35% de las respuestas frente al 26% registrado en 2014. La tercera en importancia es aprovechar otros envíos, con un 5%, muy por debajo del 13% registrado en 2014. Finalmente, la desconfianza es la otra gran razón que tiene el 1% de empresas encuestadas para imprimir en interno sus facturas en papel, un porcentaje que se reduce drásticamente sobre el 11% registrado en 2014.
“Resulta paradójico –comenta Alberto Redondo director de Marketing de SERES para Iberia y Latam- que muchas empresas que han externalizado la emisión de sus facturas electrónicas para reducir costes y mejorar su gestión no hagan los mismo con las de papel, especialmente cuando en este caso los ahorros son aún mayores”.
En este sentido, Redondo señala las tres fases ideales de la transformación digital de la facturación “donde la primera suele comenzar con la externalización de la impresión, manipulado y envío postal, reduciendo costes de la gestión manual. La siguiente fase suele aprovechar la sinergia de otros proyectos para adoptar la factura electrónica en diferentes escenarios y la tercera optimizar los procesos de cobro con una adopción total del sistema”.
Según el estudio, en un 94% de los casos, la sobrecarga de otros proyectos y la costumbre son las dos razones principales para seguir procesando internamente las facturas en papel emitidas. En ambos, la externalización de esta tarea se considera algo secundario porque hay otras tareas prioritarias como tener plazos estrictos (principalmente generación de reportes), obligaciones fiscales (impuestos), tareas internas del departamento que no afectan a la relación con el cliente y mejoras en el sistema de gestión. Los encuestados son conscientes de que la externalización podría generar importantes ahorros, pero pocos conocen en detalle los costes internos que implican la facturación en papel. Además, los porcentajes de ahorro que ofrecen los estudios se perciben como ‘demasiado’ elevados. Además, en algunos casos de “desconfianza”, consideran que el ahorro viene relacionado con la posibilidad de reducir personal o asumir otras tareas, lo que genera una mala imagen interna.
Según el estudio, en 2017 el 3% de los encuestados han externalizado la gestión de las facturas en papel, el 6% lo han externalizado peor con un proveedor que además ofrece servicios factura electrónica. Un 5% continúa gestionando internamente el papel, pero han incorporado la factura electrónica reduciendo las de papel más del 50%. El porcentaje más elevado, el 46% continúa gestionando el papel, pero ha incorporado la factura electrónica en más del 10% de los casos. Finalmente, el 40% de los encuestados siguen gestionando el papel en interno y facturan electrónicamente en un bajo porcentaje, menos del 10% de los casos.
“Vemos –señala Alberto Redondo- cómo el 97% de los encuestados ha incorporado la factura electrónica en alguna proporción, si bien es cierto que continúan con la gestión interna de las tareas en papel. Está claro que la factura electrónica es un driver del cambio que se contempla bien como un objetivo pleno o como un proyecto puntual. Sólo un 9% de las empresas ha decidido eliminar la gestión interna de las facturas en papel, lo que puede implicar para ellas un ahorro acumulado de cerca de 3,8 millones de euros al año”.