La externalización de los procesos de Subastas Inversas de Compradores

Las subastas inversas son hoy en día una práctica común que han sido posible gracias a las nuevas soluciones de contratación electrónica.

Este tipo de subastas proporcionan muchos beneficios: generación de beneficios (entre un 10 y un 40%), control del tiempo de negociación o la aplicación de una verdadera ética de contratación frente a los proveedores. Pero, ¿conoce que las subastas pueden externalizarse?. Los Departamentos de Compras pueden hacerse cargo de ello. Jaime López, Consultor Pre-Venta en SynerTrade, lo explica todo.

¿Por qué externalizar las Subastas?

Las subastas se realizan al final del proceso de negociación, una vez recibidas todas las ofertas y antes de seleccionar a los proveedores. La posibilidad de realizar este proceso mediante plataformas digitales convierte a estos procesos en generalizados. Si bien la tecnología facilita este tipo de procesos, aún queda mucho para automatizarlos. Las subastas conllevan muchas ventajas pero también, requieren una preparación rigurosa previa. Aquellos Departamentos de Compras que no realicen muchas subastas para justificar la inversión, una opción, es subcontratar estos procesos, es decir, externalizarlo.

Una vez que se determina lo que se quiere externalizar y se ha realizado un análisis económico previo, será necesario asegurarse del cumplimiento de ciertos requisitos por parte de los proveedores de servicios:

Con quién externalizar

Cuando buscamos una empresa para externalizar subastas, necesitamos una compañía en la que nos veamos reflejados, previo análisis económico preliminar para contar con todos los detalles posibles. Los servicios relativos a la externalización de subastas suelen acomodarse a las características de cada organización, entendiendo que cada una de ellas tiene unas necesidades específicas, por lo que se ofrecen distintas soluciones adaptadas a cada caso:

• Aspectos técnicos - ¿es la plataforma fiable? Debe contar con una herramienta sencilla para que el proceso con los proveedores sea fácil e intuitivo.
• Los proveedores han recibido formación – los proveedores necesitan formación previa para conocer la plataforma antes de iniciar una subasta. El éxito de una subasta depende de la capacidad de respuesta de los propios proveedores.
• Posibilidad de subcontratar
• Tamaño y estabilidad de la empresa – al igual que con los proveedores, hay que verificar que la empresa subcontratada no representa un riesgo para sus compras o su negocio.
• Tener o no con cobertura global – sus proveedores están presentes en todo el mundo. Por lo tanto, es importante que la empresa externa tenga presencia global igualmente para estar presente en todas las franjas horarias y ser multi-idioma.
• Compromiso – es importante escuchar a los proveedores que participan en la subasta. El éxito o fracaso de una subasta depende, en gran medida, del entendimiento que tengan de la plataforma. De la misma manera, durante el proceso, debe haber a disposición de los participantes soporte para responder cualquier incidencia o duda.
• Flexibilidad – la empresa contratada debe tener suficiente autonomía para llevar a cabo la subasta, pero teniendo en cuenta que el proceso debe ser satisfactorio y no declararse nula o desigual frente a los proveedores participantes.
• Confidencialidad de la información

¿Qué beneficios se obtienen de externalizar el proceso de subastas?

Una externalización permite aligerar la carga de trabajo para poder centrarse en la relación de negocio con los proveedores. Pero las ventajas de externalizar van más allá.

La externalización de Subastas también le permite adaptarse a las características de cada proyecto y de cada organización. Como hemos comentado anteriormente, cada proveedor debe contar con soporte durante el proceso para resolver y entender las necesidades que tengan. La elección de una empresa especializada le da la oportunidad de centrarse en ella, proporcionando soluciones adaptadas a cada caso individual.

Las empresas especializadas en este ámbito adoptan medidas de seguridad estrictas y garantizan, de esta manera, licitaciones exitosas. Además, cuentan con diferentes sistemas de subastas que pueden configurar rápidamente, lo que les permiten adaptarse a cada proyecto en tiempo real. Gracias a las multi-plataformas y a las plataformas multilingües, se pueden realizar subastas con proveedores de diferentes países. La principal ventaja sigue siendo el bajo coste de los proyectos.

Dada la flexibilidad y rapidez con la que pueden ser implementadas, las subastas inversas “como un servicio” son un medio para controlar y optimizar los costes de compras. Las nuevas soluciones eProcurement ofrecen características que le permiten administrar con mayor facilidad las subastas inversas, llegando a un ahorro de hasta un 40%.