El mercado ofrece herramientas y servicios como Veripost, de SERES, que, basados en el modelo del intercambio electrónico de documentos, EDI, establecen un canal seguro de correspondencia electrónica de mensajes y documentos de forma certificada.
La modernización de la Justicia pasa por la universalización del intercambio electrónico de documentos (EDI) en un mundo que sigue dominado por el papel. “La gran revolución y transformación –indica Alberto Redondo, director de marketing de
SERES para Iberia y Latam- es la nueva Oficina Judicial Electrónica. Un nuevo modelo mucho más eficiente, ágil y seguro, que facilita la tramitación y el intercambio de información con los ciudadanos, los profesionales, las administraciones y los demás colectivos implicados”.
En este sentido, han surgido herramientas y servicios como Veripost, de SERES, que, basados en el modelo EDI, establecen un canal seguro de correspondencia electrónica de mensajes y documentos de forma certificada. Es decir, que permiten enviar y certificar, incluso notarialmente, el intercambio de documentos como nóminas, actas, facturas, certificaciones de obra, contratos, albaranes de entrega, órdenes de recepción de mercancía, etc., asegurando la confidencialidad y validez legal de los mismos.
Pensar en la Justicia es pensar en ingentes cantidades de documentos en papel: libros, códigos, boletines oficiales, notificaciones, señalamientos, sentencias, escritos, demandas… mucha información que, además, está en constante cambio. Un sector que se basa en el acceso y comunicación de grandes volúmenes de documentos jurídicos, que requiere una gran flexibilidad, seguridad y confidencialidad en el intercambio.
La introducción del canal electrónico en el ámbito jurídico se ha realizado de forma ordenada en los últimos años y ha precisado de un proceso considerable de digitalización de la información que existía en papel y en otros soportes electrónicos como CD’s, DVD’s, dispositivos USB, que ha facilitado la creación de un expediente judicial electrónico que permite el tratamiento y ejercicio online de las actuaciones judiciales, la recepción de notificaciones, la consulta de señalamientos, escritos, estado de los asuntos y demanda.
El nuevo ecosistema, para ser verdaderamente eficiente, precisa una gran interoperabilidad, es decir, de la capacidad que tienen las herramientas de intercambio electrónico de documentos para intercambiar datos y permitir compartir información y conocimiento con los diferentes colectivos del sector: órganos judiciales y oficinas de registro y reparto, procuradores y colegios de procuradores, abogacías, fiscalías, abogados y colegios de abogados, graduados sociales, comisiones de asistencia jurídica gratuita...
En un primer paso, el uso de estándares en los formatos de los documentos e información intercambiada ha hecho posible que el sistema receptor pueda leer y entender la información enviada por otros sistemas de forma automática y que, por consiguiente, se agilice el intercambio de los documentos y la información. Esto, que hasta hace poco se gestionaba en papel y se tenía que intercambiar por correo o fax, se ha traducido en una disminución en el tiempo que transcurre hasta la resolución final y en una mayor eficiencia en la gestión.
Pero no sólo los procesos se han visto mejorados, sino que, debido a la necesidad de uso de técnicas de cifrado y sistemas que utilizan certificados de firma electrónica, el intercambio electrónico se ha convertido en un instrumento de trabajo que aporta garantías de seguridad y confidencialidad en las comunicaciones del sector y, además, permite una conservación a largo plazo de los documentos. Esto avala que los intereses de los ciudadanos queden más protegidos y que los documentos intercambiados tengan validez jurídica, ya que se garantiza la integridad del documento ante una posible manipulación.