La “despapelización” de las empresas

El 90% de las tareas típicas en una empresa están alrededor de la búsqueda y distribución de documentos.

La generación Millenials avanza cambiando hábitos y costumbres instalados en la sociedad con una mirada puesta en el medioambiente y su lifestyle. Con el objetivo de cuidar al planeta, ahorrar dinero, aumentar la productividad y la eficiencia; la oficina sin papel es ya una realidad. La Era Digital y la popularización de soportes digitales permiten la “despapelización” de las empresas.

Según distintos estudios internacionales que han analizado el uso del papel en las empresas, el 90% de sus tareas típicas giran en torno a la búsqueda y distribución de documentos en papel y el 30% del tiempo de los empleados se dedica a encontrar dichos documentos. Además, el 85% de los documentos son de un solo uso, el 60% están obsoletos y el 50% son copias de otros.

Pero… ¿cómo es posible trabajar sin papel? Lluís Soler Gomis, uno de los últimos en sumarse a esta “despapelización” e impulsor del reto empresarial IronBusiness, asegura que “es posible aplicando algunos trucos y contando con las herramientas adecuadas”. Entre esos trucos para no necesitar papel Soler Gomis destaca tres:

• Contar con PC accesibles en las salas de reuniones. “En muchas ocasiones usamos el papel para tomar notas o llevarnos datos e ideas que vamos a defender en grupo. Si contamos con un ordenador conectado a un monitor, esto no será necesario”, defiende el emprendedor.
• Tener una única impresora en la oficina. “Hay veces que tenemos la impresora tan cerca y nos es tan fácil darle a imprimir que abusamos del papel. Si solo hay una impresora y el acceso es desde un único ordenador, el número de impresiones baja drásticamente”, afirma el impulsor del IronBusiness.
• Tener pizarras en la oficina. “Es común tener la necesidad de anotar cosas para que nos entiendan, para luego pasarlas a la nube o porque en ese momento no las podemos memorizar. Si contamos con pizarras podemos utilizarlas y si es algo realmente importante luego le haces una fotografía con el móvil y te lo guardas, es fácil y no daña al medio ambiente”, dice Soler.

Por supuesto, la digitalización ayuda enormemente a que la oficina sin papel sea una realidad. Hay herramientas y softwares que ayudan a controlar toda la información recogida y organizarla en la nube para tener fácil acceso. Además, existen herramientas que solucionan el compartir documentos de forma local y remota con otros compañeros, clientes y/o proveedores así como abrir el documento desde cualquier dispositivo.

“El uso de aplicaciones y softwares de gestión es totalmente imprescindible para no tener que usar papel. No obstante, debemos ajustarnos a unas pocas que nos sean útiles. Intentar utilizar todo lo que ofrece el mercado sería un error. Para mí personalmente son de gran ayuda Trello, para la gestión de mis tareas y la del resto del equipo; Evernote, para tomar notas y mi lista de ToDo’s; y Google Drive, para compartir y almacenar documentos, hojas de cálculo, imágenes…”, nos cuentan el cofundador del IronBusiness.

Cada vez más empresas se suman a esta “despapelización” principalmente por 3 motivos: ahorro, medio ambiente y productividad.