¿Cómo convencer a la gerencia de que tu empresa necesita un ERP?

Es el eterno dilema.

Buscar argumentos sólidos y convincentes para justificar la propuesta de implementar el uso de un ERP para optimizar la gestión de la empresa es, todavía, uno de los puntos débiles de la cadena.

Como explican desde Datisa, proveedor español de soluciones de gestión para pequeñas y medianas empresas, algunas de estas organizaciones aún no ha alcanzado la suficiente madurez tecnológica que precisan para afrontar la transformación digital. “Están en el camino”, explica Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de Datisa, “pero aún les falta recorrido”.

La realidad del ecosistema pyme es que, entendiendo la importancia que tiene la tecnología para optimizar los procesos, para automatizar tareas repetitivas y de escaso valor y, para aumentar la eficiencia en su gestión, aún encuentran dificultades a la hora de defender con solidez -de cara a la gerencia- cuál es la verdadera contribución -cuantificable- de un ERP al crecimiento o sostenibilidad del negocio.

Desde Datisa proponen el siguiente decálogo, basado en diez argumentos de peso, para utilizar en caso de que el responsable de proyecto se encuentre en dificultades para defender su propuesta:

Hay que facilitar el intercambio de información entre departamentos. También de cara al cliente, la información debe fluir con rapidez, agilidad y fiabilidad. Un ERP proporciona un sistema integrado de información que puede utilizar cualquiera de las áreas funcionales que componen la organización.

Cuando todo el mundo habla de transformación digital, ¿tu empresa se plantea seguir utilizando hojas de cálculo para hacer un balance? ¿O para gestionar pedidos? ¿O para hacer una planificación financiera? Un ERP es un sistema inteligente que facilita la toma de decisiones a todos los niveles, porque proporciona información basada en el dato único y facilita su análisis y puesta en valor.

La eficiencia en los procesos no es más que hacer más en menos tiempo y con menos recursos, que pueden reutilizarse o reubicarse para otras tareas de mayor valor añadido, incluso para poner el foco en el desarrollo del negocio. Un ERP permite gestionar de una manera más efectiva y eficiente los recursos empresariales, mejorando la productividad de la empresa.

Hay que evitar los silos de información, esas islas de datos no consolidados provenientes de fuentes dispares que, acaban siendo infrautilizados, simplemente porque ni siquiera sabemos que existen. Un ERP centraliza la información y garantiza que no existen duplicidades. Facilita el acceso y el entendimiento.

La Administración Pública exige a las pymes una gestión telemática para presentar la mayor parte de las Declaraciones informativas y para cumplimentar los requisitos fiscales e impositivos. Un ERP facilita la cumplimentación de los documentos y su presentación vía Internet.

Desde el punto de vista económico, invertir en un ERP supondrá un retorno de la inversión seguro porque este tipo de aplicativos generan una serie de beneficios que pueden ser perfectamente cuantificables y medibles por parte de la organización y que apuntan, por ejemplo, a un mejor control del stock, a la optimización de los precios, a la reducción de los tiempos de pago y al mejor control de las condiciones pactadas, lo que minimiza el riesgo de impagos, etc.

Puede que, la empresa, tal vez, funcione bien -o eso piense- haciendo las cosas como siempre se han hecho. Sin embargo, un ERP proporciona una visión a futuro de lo que puede llegar a ser el negocio. Con un sistema de gestión empresarial es más fácil planificar, proyectar a medio y largo plazo, analizar y presupuestar. Estos aplicativos proporcionan la información necesaria para establecer planes y comprobar si se producen desviaciones cómo, cuándo, dónde y por qué. Eso permite establecer políticas reactivas con suficiente antelación. Pero, además, ponen en alerta ante determinadas situaciones potencialmente arriesgadas y permiten anticiparse a ellas.

Tener una magnífica visión parcial puede beneficiar a un determinado departamento, pero perjudicar drásticamente al conjunto de la corporación. Por ejemplo, podría darse la paradoja de que, a pesar de vender más, la empresa no disponga de tesorería suficiente como para abordar pagos ineludibles. Un ERP proporciona una visión global del negocio, donde está, hacia dónde se dirige, cómo impactan las decisiones de unas áreas en otras, etc.

Cumplir con la normativa vigente es imprescindible, en materia de seguridad, contabilidad, fiscalidad o impositiva. En definitiva, las empresas, como todos, deben cumplir con la Ley. Las actualizaciones periódicas de un ERP están orientadas no solo a mejorar la respuesta funcional sino también a que el usuario pueda cumplir con ciertos requisitos legales

La barrera de la financiación ha dejado de ser un escollo. Hoy en día, las pymes pueden acceder a tecnología de última generación a precios muy competitivos. Utilizar un ERP en la nube, bajo la modalidad de pago por uso, o en modo SaaS, no implica las grandes inversiones de hace unos años que acababan echando atrás muchas iniciativas. Hoy, los sistemas de gestión empresarial son fácilmente accesibles desde el plano económico.