Integridad, cercanía, pasión, calidad e innovación son los cinco principios básicos sobre los que Calidad Pascual fundamenta el desarrollo de su actividad. Apostando por la diversificación y la independencia, la compañía lidera el mercado con productos y servicios innovadores. Un liderazgo que se sustenta, además, en el compromiso y la superación permanente con el objetivo único de lograr la excelencia en la gestión.
Y es, precisamente en esa gestión, en la que hoy ponemos el foco. Concretamente en la gestión eficiente de sus procesos internos relacionados con el Business Travel.
Antecedentes
Calidad Pascual, que sigue siendo una gran empresa familiar, cuenta con una infraestructura industrial y comercial que le permite afrontar su estrategia de crecimiento y liderazgo con éxito. A través de 6 plantas industriales se abastece de las diferentes categorías de producto que ofrece al mercado, y gracias a sus comerciales, gestiona la distribución de forma especializada, flexible y focalizada. Todo ello, implica, necesariamente, la utilización de la tecnología para facilitar la operativa, desde el punto de vista comercial, pero también a nivel administrativo y financiero.
Jose Eugenio Sacristán Cervero, Responsable de aplicaciones SAP en Calidad Pascual explica que para la gestión del Business Travel trabajaban sobre una aplicación web, limitada al uso a través de los ordenadores de sobremesa. Sin embargo, la compañía buscaba implementar una solución que respondiera de manera eficiente a las necesidades de movilidad que planteaba la gestión ordinaria de su fuerza de ventas. “La tecnología se ha pasado al móvil y no queríamos estar supeditados a tener que conectarnos desde un sitio concreto, ni mucho menos aún desde un PC. Buscábamos tener la libertad de poder conectarnos a través de cualquier dispositivo móvil”.
Por su parte, Francisco José Álvarez Muñoz, jefe del departamento de Servicios Centralizados en Calidad Pascual indica, además, un aspecto clave como fue la búsqueda de la optimización del proceso de Business Travel orientado a la gestión de notas de gastos de sus viajeros. “Por el tipo de distribución que hacemos nuestros comerciales están siempre en la calle, en movimiento. Esta actividad genera una serie de gastos que se reflejaban semanalmente en la hoja de gastos que ellos mismos debían generar de forma manual, con la consiguiente pérdida de tiempo que eso implica, además del elevado margen de error”.
Objetivos
La eclosión de los dispositivos móviles, el abaratamiento de sus costes y la cantidad de aplicaciones que soportan, fue el detonante para que los responsables de la firma española buscaran su apoyo para optimizar sus procesos internos de Business Travel.
Así pues, los responsables de Calidad Pascual apuntan los siguientes argumentos para justificar la implementación de un nuevo aplicativo para gestionar los procesos de sus viajes de empresa.
La solución
Calidad Pascual buscaba una solución que diera respuesta a sus requerimientos, pero también, buscaba un socio tecnológico que le acompañara en todo el proceso (la búsqueda de las mejores alternativas para situaciones específicas, la implantación de la solución, las pruebas de software, la puesta en producción, el soporte post venta, …)
“Además de ser un colaborador que nos ayudó a encontrar lo que Calidad Pascual necesitaba, SARCE nos propuso una solución cómoda, fácil de usar; un aplicativo que nos proporcionaba los reportes que, a nivel comercial, necesitábamos para obtener el máximo rendimiento, también desde el punto de vista interno, que nos ahorrase tiempo, que nos facilitara información en tiempo real, que nos permitiera buscar nuevas alternativas comerciales o que nos pusiera en mejor disposición para negociar con determinados proveedores”, dice Jose Eugenio Sacristán Cervero.
Por su parte, Francisco José Álvarez Muñoz asegura, además, que la flexibilidad que proporcionaba SARCE fue también determinante en la decisión porque su solución, se adaptaba perfectamente a los diferentes perfiles tecnológicos/digitales de los que serían sus usuarios.
La capacidad para integrarse con otras aplicaciones con las que ya se trabajaba previamente en Calidad Pascual, fue otra de las grandes ventajas que aportaba SARCE, en concreto, como explica José Eugenio Sacristán, “SARCE se integra perfectamente con el sistema de gestión contable con el que trabajamos que es el ERP de SAP. Este fue, sin duda, otro de los elementos de peso a la hora de decantarnos por esta solución y no otra¨.
Está claro que la flexibilidad de la solución Sarce Travel a nivel de desarrollo ha sido determinante también para Calidad Pascual. Esto le ha permitido responder a las complejidades propias de una gran empresa usando parámetros que son comunes para todo el mundo. “La aplicación anterior permitía sistemas de control un poco arbitrarios, es decir, dejando las decisiones al criterio de cada área, departamento o controller. El aplicativo SARCE TRAVEL ha homologado los procedimientos. Las respuestas son las mismas para todos. Es decir, se ha establecido una normalización de la Policy Travel”, asegura Francisco Jose Álvarez Muñoz.
La implantación
Del proceso de implantación se destacan, según apuntan desde Calidad Pascual, varias cuestiones determinantes:
El proceso
Todos los empleados tienen acceso a la APP. Pueden descargarla y utilizarla a través de cualquier dispositivo móvil. Una vez generado el gasto, se captura la imagen del ticket o factura de una forma sencilla. Posteriormente, se le envía la hoja de gastos al responsable. Este recibe un correo avisándole de que tiene un documento pendiente de aprobar o revisar. En cualquier punto en el que se encuentre y en cualquier momento y lugar puede tomar la decisión correspondiente. Es decir, aprobarlo, rechazarlo o mandarlo a quien proceda para su revisión.
En Calidad Pascual se generan tres tipos de gastos:
Si el gasto cumple con todos los requisitos normales alojados en la Política de Gastos establecida por la compañía, se aprueba y pasa a contabilidad donde permanecerá pendiente de contabilizarse. Si en lugar de ser un ticket o factura simplificada, es una factura completa, el documento debe pasar por el departamento de proveedores para que se compruebe que la factura es correcta y cumple todos los requisitos necesarios.
Si los gastos son extra-política, es decir, se salen fuera de los parámetros establecidos a nivel corporativo, el responsable le dará el visto bueno para que Servicios Centralizados compruebe la validez del cargo y se proceda al abono correspondiente.
Todo este proceso se realiza de manera autónoma y conectando automáticamente con el aplicativo de SAP para que, cuando llegue el día de pago se puedan realizar los abonos a los empleados, a los que se les informará puntualmente -vía correo electrónico- del importe exacto que se ha liquidado y del concepto al que corresponde, lo que supone una mejora sustancial respecto del procedimiento utilizado con anterioridad.
Francisco José Álvarez Muñoz añade, además, que “a nivel interno la figura del responsable es la que más ha cambiado. Como ya ha desaparecido el visado manual de las hojas de gastos, el papel del responsable es crítico porque será él, quien finalmente apruebe el gasto, y así se lo hemos transmitido”.
Los resultados
Después de 6 meses, se calcula que pasarán por la APP unas 40.000 notas de gastos y, unos 120.000 tickets al año, reportando entre otros, los siguientes beneficios:
Además de la optimización del proceso -objetivo prioritario del proyecto- la implantación de Sarce Travel ha permitido ahorrar costes, tanto en la eliminación del papel -10.000 € al año aprox.-, en la reducción de errores que reportará unos 5.000 € más, así como en la recuperación del IVA.
Eliminar el papel fue un requisito prioritario para la firma porque con ello, no solo apostaba por el ahorro de costes que, aún, siendo importante -más si tenemos en cuenta los servicios adicionales que conlleva el archivado y la custodia de los documentos impresos - no era lo determinante. Por un lado, Calidad Pascual, proporciona con su política de paperless la seguridad de disponer de toda la información necesaria en un repositorio centralizado al que se puede acceder de manera sencilla y rápida con los permisos adecuados. Y, por otro lado, ratifica su compromiso con el respeto al medio ambiente.
Lo que destaca
En términos generales, desde Calidad Pascual se apuntan tres cuestiones relevantes:
Siendo más concretos, del proyecto de Calidad Pascual para optimizar la gestión de su Business Travel destacan algunos aspectos como:
INTEGRACIÓN CON OTRAS PLATAFORMAS. En concreto con el ERP de SAP, la aplicación con la que la compañía gestiona sus procesos core, entre ellos, la contabilidad y las nóminas. Fue un requisito incuestionable del departamento financiero.
ELIMINACIÓN DE LA VALIDACIÓN HUMANA. Mejora el proceso y elimina los errores.
CONSERVACIÓN DIGITAL CERTIFICADA. Porque permite certificar y almacenar digitalmente las notas de gastos y los justificantes, eliminando el papel. La homologación y certificación por la Agencia Tributaria también fue un requisito prioritario de Calidad Pascual. Actualmente, la compañía ha solicitado una Auditoría interna para detectar cualquier área de mejora.
INTEGRACIÓN CON AGENCIAS: Para los viajes nacionales el sistema se integra con la aplicación de Viajes El Corte Inglés. Y, para los desplazamientos internacionales, la integración se hará con AMEX (aunque es una funcionalidad que aún no se ha puesto en marcha por el escaso volumen de datos).
El futuro
Calidad Pascual ya trabaja para explotar la funcionalidad de RECUPERACIÓN DEL IVA. Es un proyecto que se abordará de cara al año que viene. “Nuestro objetivo, apunta Francisco José Álvarez Muñoz, es conseguir la deducción íntegra del IVA de nuestros gastos de viaje de una forma sencilla, agrupando los gastos por proveedor, generando un informe con los justificantes homologados por la AEAT y enviando la solicitud a través de un proceso ágil, sencillo y transparente”.
Pero, además, de cara al futuro, la compañía piensa en explotar al máximo el potencial que le ofrece la información que le proporciona la plataforma con reports y consultas sobre todo tipo de gastos que podrán desglosar fácilmente (taxis, autobuses, parking, peajes, …) lo que le permitirá optimizar también la toma de decisiones, para mejorar las condiciones con determinados proveedores o aprovechar todo tipo de sinergias.
Los responsables del proyecto en Calidad Pascual confían en que la solución siga siendo igual de flexible que hasta el momento y facilite la incorporación de nuevos “satélites” o funcionalidades.