Es algo más difícil de ejecutar, pero con un poco de disciplina y tres sencillos cambios en nuestro modo de trabajar podremos ponerla en práctica en unos pocos días.
Parece obvio que lo primero es mantener el orden en nuestra mesa. Por favor, mire ahora la suya. El orden es mejorable, ¿verdad? Según escribo esto, veo que el de la mía también es muy mejorable. En esta web de material de oficina online podremos encontrar lo que necesitamos para ser mucho más productivos.
Empecemos por situar sobre la mesa dos bandejas de sobremesa, una con el letrero de “entrada” o “pendiente” y otra con el de “salida” o “terminado”. Si colocamos papeles clasificados u ordenados en carpetas por asunto o por cliente o por fecha de entrega, etc. y cada carpeta en la bandeja que le corresponda, veremos crecer el espacio útil de nuestra mesa como no lo recordábamos. Ya no hay papeles que nos distraigan encima de la mesa, cada uno está donde debe estar. Con este simple cambio muchos trabajadores sentirán algo más que una sensación de alivio. El trabajo que tengan pendiente seguramente será el mismo o mayor, si ha aparecido algún documento o nota traspapelada. Con estas dos bandejas, usted o los trabajadores de su empresa o departamento y que sigan esta sencilla recomendación bajarán su nivel de estrés en pocos días.
Sigamos. En función del tipo de trabajo que se realice en el escritorio, puede ahorrar mucho tiempo al profesional la instalación de una segunda pantalla en el ordenador del que ya disponga. Prácticamente, el cien por cien de los puestos de oficina cuentan con un ordenador. Según las tareas que se desarrollen en cada uno y de la función principal del ordenador, muchas veces es recomendable dotar a este de una segunda pantalla. No suele ser necesario cambiar nada en el ordenador, casi todos tienen una tarjeta gráfica que soporta dos pantallas y la configuración de una segunda solo lleva unos minutos. Así, podremos tener una dedicada a seguir el correo electrónico o el chat con los clientes y otra para el trabajo que no requiera una atención constante. Un ejemplo de este tipo de puestos de trabajo es el de los brokers, que han de seguir en tiempo real la situación de varios valores o mercados bursátiles y no pueden perder tiempo cambiando de ventana en la misma pantalla. Hay brokers que tienen puestos de trabajo con seis o más pantallas.
Hasta ahora, para ser más productivos solo hemos necesitado dos bandejas y dos pantallas. Falta una última cosa que nos ayudará a tener una visión de conjunto de nuestro trabajo.
La transformación digital está muy bien, muchas cosas se pueden hacer más rápido conectados a Internet, las comunicaciones y las transacciones son instantáneas, pero recordemos que hay vida fuera del ordenador, fuera de las hojas de cálculo y fuera de los documentos digitalizados. Coloque en su despacho una pizarra blanca donde anotar recordatorios puntuales, esquemas de flujos de trabajo o de tareas o simples ideas que seguro se le ocurren si se levanta de la silla de vez en cuando, lo cual es muy recomendable. Esa pizarra servirá, además, para compartir ideas con los demás en una reunión sin que cada uno de los asistentes estén mirando su móvil o su portátil.
Ya tiene la mesa ordenada con las bandejas, dos pantallas para no perderse nada y una pizarra para ver y expresar las cosas de otro modo. Ahora siga trabajando y notará que produce mucho más. Posiblemente un 140% más.