Para saber más sobre las funciones de estos profesionales, hemos solicitado la cooperación de AF Administradores que es un administrador de fincas en Marbella y presta sus servicios en toda la Costa del Sol. Es un despacho profesional dedicado a la administración de comunidades y de propiedades inmobiliarias. Forma parte del Grupo AFHA Marbella que integra a otros despachos especializados en temas laborales, mercantiles, contables, fiscales, jurídicos y tributarios.
La administración de fincas se ocupa, si es necesario, de la propia constitución de la Comunidad de Propietarios -registrándola en Hacienda y redactando sus Estatutos-, elabora los presupuestos, prepara las convocatorias para las Juntas -ordinarias o extraordinarias-, se ocupa de los cobros y los pagos, lleva los libros de contabilidad y entrega informes periódicos de la situación económica de la Comunidad a cada vecino. Y mantiene al día el Libro de Actas de la Comunidad.
La administración de fincas también incluye el contacto con la compañía aseguradora de los inmuebles para la pronta resolución de los siniestros que se hayan podido producir. Y, en general, se ocupa de la organización de los trabajos necesarios para la buena marcha y el mantenimiento de la Comunidad, gestionando las certificaciones necesarias, solicitando los presupuestos para las obras a realizar y preparando los informes oportunos.
Un tema especialmente importante en la administración de una comunidad de propietarios es el control de los morosos -parece que en toda comunidad tiene que haber alguno- aplicando los correspondientes cargos por intereses de demora y llegando, si no hay más remedio, a realizar la correspondiente reclamación judicial.
Dada la zona de influencia de este despacho, es destacable que cuenten con un servicio de traducción a varios idiomas de los documentos de las comunidades. Y su servicio de atención por Internet, denominado “Despacho Virtual” abierto 24 horas al día, incluido festivos, también resulta muy útil ya que permite a cada propietario, además de enviar mensajes a la Administración de la Comunidad, consultar su documentación -actas, convocatorias, cuentas- o ver de forma privada su saldo con la misma.
Otra misión relevante de un buen administrador de fincas es el apoyo y asesoramiento constante al Presidente de la Comunidad. Las funciones del presidente de una comunidad de vecinos no siempre son sencillas. El presidente, en función de los estatutos de cada comunidad, podrá ser elegido por elección, rotación o sorteo. Siempre ha de ser propietario o copropietario de una parte de la comunidad y su cargo normalmente dura un año.
Entre sus funciones están la de representar a la comunidad y firmar los contratos de obras o servicios y es posible que el presidente no tenga los conocimientos o el tiempo para asumir, directamente, estas responsabilidades. Por eso es imprescindible contar con un administrador de propiedades de vecinos con experiencia. Y más aún lo es cuando surgen conflictos entre los vecinos por las actividades prohibidas o peligrosas de alguno de ellos. En este caso la intervención profesional del administrador evitará la confrontación directa entre propietarios, comunicando, en tiempo y forma, al propietario molesto la petición del cese de sus conductas inadecuadas y, también, las futuras medidas que la comunidad tomará contra él, en caso de no variar su comportamiento.