Según datos de TBS el 80% de las empresas españolas no cumple con una de las principales obligaciones que se incluyen en la normativa SEPA. Se trata del mandato, un documento que recoge todos los datos de facturación de los clientes de la compañía y que debe estar debidamente firmado por él. Es una orden firmada por el deudor que da autorización para poder domiciliar los pagos a su cuenta. El plazo para poder adaptarse a esta normativa termina en febrero de 2016.
Los clientes podrían devolver los recibos alegando que no existe autorización
La normativa SEPA contempla, por un lado, la adaptación de los sistemas financieros de cada compañía y, por otro lado, se encuentra la obligación de la obtención del mandato firmado para la gestión de cobros. Tal y como se señala desde TBS, son muchas las empresas las que se han centrado en adaptar su sistema contable, y no han centrado esfuerzos en el mandato firmado. Sin embargo, se trata de algo crítico para las compañías puesto que si no lo cumplen, los clientes tienen un plazo de 13 meses para devolver los recibos y alegar que el trámite de cobro no es correcto al no disponer de la autorización debidamente firmada.
Proceso costoso e ineficiente en papel
En este sentido, las empresas han dejado en un segundo plano esta cuestión, puesto que consideran que los clientes desconocerán este trámite cuando esto es muy poco probable teniendo en cuenta los medios que tenemos hoy en día para acceder y divulgar información. Por otro lado, existen compañías que han decidido realizar este proceso en papel y se han dado cuenta de que han creado un proceso ineficiente y muy costoso tanto en tiempo como en recursos. En un proceso basado en el papel es necesario tener que imprimir el mandato, ensobrarlo, pagar el sello, enviarlo por correo, hacer seguimiento, gestionar la recepción, custodiar el mandato en papel…etc. Y, en la mayoría de los casos, el mandato no se devuelve firmado.
Solución cloud para crear de forma automática el Mandato y obtener su firma
En este contexto, TBS ha desarrollado una solución cloud que realiza el proceso de creación y obtención de firma del mandato de una forma automática. TBS AGORA Mandatos SEPA crea y gestiona en unos segundos el mandato con la firma del deudor. Además, el cliente lo puede firmar desde cualquier dispositivo móvil. El documento se crea en formato digital, lo que supone un ahorro en pérdida de tiempo de archivo, impresión, costes de custodia, etc. Actualmente, ya existen grandes compañías que están utilizando la solución desde el pasado año como es el caso del Grupo Prisa noticias o Grupo Vocento. Sin embargo, cabe destacar que al ser una solución CLOUD de pago por uso está también dirigida a cualquier tipo de empresa, sea pyme o gran empresa.