Cuando hablamos de la gestión de contratos, se cumple el mismo nivel de ubicuidad en todos los ámbitos de nuestra sociedad. Es como si comparamos algo tan habitual como un saludo, con las tareas de ahorro de costes o con la gestión de riesgos, tan habituales en los procesos de compras. El extracto del Business News Daily, con el que comenzamos el artículo, lo explica bastante bien.
Aún así, ¿dejaría de leer ahora mismo este artículo?
No sólo Renovaciones Automáticas y Ahorros
El estar familiarizado con la gestión de contratos hace que, ante cualquier explicación de este tema, se genere un cierto grado de apatía arrogante, que a veces se confunde con desprecio. Cualquiera que haya estado en el área de Compras, por muy poco tiempo en el que se hubiera estado, sabe que la gestión de contratos es una parte esencial del proceso general de Compras.
Todo el mundo sabe que la gestión de los contratos es fundamental para asegurar el cumplimiento de los términos firmados y de las obligaciones por parte de todos los intervinientes, y especialmente de los proveedores.
Podría considerarse que aquí acabaría la película y empezarían los créditos pero, ¿esto es todo lo que se puede decir de una gestión de contratos en la nueva era digital?
“Como todo en nuestra vida profesional, los contratos comerciales están cambiando gracias a la digitalización. Como muchos otros avances tecnológicos, esta transformación está potenciando el papel de los departamentos legales, financieros, de compras o de ventas, en el diseño de las etapas de preparación, negociación y administración de contratos” – D!gital List Magazine, enero de 2018
En el artículo anterior de D!gital List, se hace referencia a la investigación de la Asociación Internacional para la Gestión de Contratos y Comerciales (IACCM) que destaca el hecho de que “la tecnología está cambiando la forma en que las personas interactúan con los contratos”, en áreas como “la innovación comercial, el juicio empresarial y la economía del comportamiento”.
Lo que es aún más interesante es la afirmación de la AICCM: “en el futuro los contratos se relacionarán menos con los costes y más con las interrelaciones con terceros”. Este último punto es un tanto sorprendente porque, en el sentido tradicional, los contratos eran poco más que unas herramientas legales para mantener a los proveedores en la senda acordada y evitar posibles desviaciones. Esta es la percepción actual, en donde los contratos tienen que ver más con la aplicación de la ley que con la creación de una relación de comunicación bidireccional con los proveedores.
En este contexto, puede ser difícil reinventar la gestión de contratos. Pero eso es lo que la investigación de la IACCM está sugiriendo, indicando que ya no se debe ver la gestión de contratos como una “tarea administrativa”.
Una Nueva Visión de la Gestión de Contratos
¿Cómo debería considerar a la gestión de contratos en la era digital?
Para empezar, no se debe seguir considerando a las herramientas de gestión de compras como simples repositorios para almacenar contratos. Tampoco debería reducirse a un mecanismo para garantizar el adecuado cumplimiento y ejecución en base a las condiciones acordadas. Por el contrario, una solución de gestión de contratos debería ser un recurso dinámico que, de acuerdo con el artículo de D!gital List, “orqueste el cambio” y dé sentido a la “volatilidad del mercado”, impulsando los “acuerdos basados en el rendimiento y los resultados” al tiempo que se integran los procesos “tanto internos como externos”. Al menos ésto es lo que buscan las empresas más innovadoras.
Es difícil discutir con esta nueva visión de la gestión de contratos, si bien una cosa es reconocer esta nueva visión y otra muy diferente es actuar en base a ella.
Cuando se trata de la digitalización de la cadena de suministro de una organización, incluyendo la gestión de contratos, una encuesta de McKinsey encontró que, a pesar del reconocimiento del impacto potencial que la reinvención digital tendrá en el crecimiento de los ingresos y las ganancias, sólo el 2% de las empresas encuestadas informan que la cadena de suministro es parte de sus “estrategias digitales orientadas al futuro”.
Dados los resultados de la encuesta de McKinsey, la transformación de la gestión de contratos de un repositorio estático a un recurso dinámico, parece un proceso largo y complejo.
En este sentido, la tecnología de gestión de contratos, tal vez como nunca ha sucedido anteriormente, puede facilitar la realización de esta nueva visión.
Despejando el Camino
Anteriormente se ha mencionado cómo las empresas innovadoras utilizan su solución de gestión de contratos y, además, la utilizan como una herramienta flexible, dinámica. ¿Qué hace exactamente una herramienta dinámica?
Basadas en la inteligencia del mercado, las nuevas herramientas de gestión de contratos deben ser multidisciplinales, desde construir relaciones estratégicas y una más eficiente colaboración, pasando por mejorar el rendimiento de los proveedores (participando también en la elaboración del contrato), estandarizar los procesos y las aprobaciones, fortalecer el cumplimiento de las condiciones acordadas y reducir el riesgo del suministro, hasta automatizar todas las fases del proceso de gestión de contratos.
En base a la capacidad de gestionar métricas específicas, se debe comparar y analizar las soluciones de gestión de contratos de hoy en día. Al hacerlo, su práctica de gestión de contratos hará la transición, desde una herramienta de aplicación pasiva/agresiva, a una que potenciará y enriquecerá el papel del departamento legal, el financiero, las compras y las ventas.
Fuente: Synertrade