En el caso de los viajes de empresa, si hablamos de una gran empresa, no suele existir esa desviación presupuestaria. Una compañía con una dimensión importante, con varias sedes en distintas ciudades o una multinacional, generalmente, cuenta con un departamento propio para organizar los desplazamientos de sus ejecutivos o, lo que también es muy frecuente, con los servicios de una agencia de viajes, en la que tiene tercerizadas todas las gestiones correspondientes a los viajes corporativos. Muchas de estas empresas tienen incluso determinado si sus empleados pueden alojarse en hoteles de 5 estrellas o no o si pueden viajar en primera clase o no.
En los viajes que un pequeño empresario o un particular tengan que realizar, las cosas ya no siempre están tan organizadas. Primero, porque a veces es imposible realizar una planificación correcta. Si surge un imprevisto o una oportunidad comercial y tenemos que coger un avión inmediatamente, ni habrá planificación ni cómo buscar ofertas para los traslados o el alojamiento. En este caso, lo importante es llegar al destino cuanto antes.
Pero, en general, con un mínimo de previsión se puede ahorrar bastante dinero. Como en otros muchos aspectos de la vida, dejar las cosas para el último minuto no suele ser recomendable y sale más caro. Si sabemos que tenemos que acudir dentro de tres meses a determinada feria o congreso, podemos ya invertir un poco de tiempo en planificar el viaje y conseguiremos mejores precios, tanto en transportes como en hoteles, que si lo dejamos para la última semana.
Refiriéndonos a los transportes, supongamos, por ejemplo, que necesitamos alquilar un coche durante el viaje y no disponemos de una tarjeta de crédito. Alquilar coche sin tarjeta de crédito puede ser una complicación grave o, al menos, conseguirlo nos llevará más tiempo del habitual. Normalmente, las compañías de alquiler de coches piden una tarjeta de crédito como garantía, pero no nos harán ningún cargo si no hay problemas. Si no podemos usar una de crédito, tenemos que saber que solo algunas empresas de alquiler aceptan tarjetas de débito o el pago en efectivo de la garantía. Incluso pueden llegar a exigir la contratación de un seguro para el pago de la misma. Si conocemos con anterioridad que empresas sí aceptan formas de pago distintas a la tarjeta de crédito, ganaremos mucho tiempo.
La planificación es mucho más importante aún en los viajes internacionales y, en los tiempos que corren, la seguridad se ha vuelto algo fundamental. Poca gente utiliza el servicio de registro de viajeros que ofrece el Ministerio de Asuntos Exteriores para los españoles que viajan al extranjero, sin fijar su residencia en el destino. Si se da una circunstancia grave -terremoto, disturbios, atentado- y estamos inscritos en el registro, las autoridades españolas nos podrán localizar y prestarnos apoyo o consejo.
En la web del Ministerio de Asuntos Exteriores también podemos encontrar recomendaciones específicas sobre cada país y su seguridad y conflictividad o sobre qué zonas son seguras y cuáles no. Leer estas recomendaciones nos alejará de sitios conflictivos.