Gestionar los gastos derivados de los viajes de negocios es mucho más que apuntar los costes y notificar el pago de los mismos. Hablamos de un proceso en el que intervienen diferentes departamentos y en el que la automatización, la fiabilidad de la información y la seguridad de los trámites, implica la puesta en marcha de un workflow que determine cómo, cuándo y quién debe tener la responsabilidad sobre cada tarea. La tecnología debe acompañar en todas las fases del proceso, si se quiere dotar de las garantías necesarias.
SARCE, editor de software con más de 38 años de experiencia en la gestión de los procesos asociados al Business Travel, asegura que una gestión eficiente de los gastos derivados de los viajes de empresa, va más allá de anotar, remitir los documentos y realizar o recibir el reembolso. Una gestión eficiente pasa por automatizar todo el proceso, analizar la información que se genera en el mismo y controlar la fiabilidad de los datos y la repercusión que puede tener en otros entornos de la empresa.
En contra de lo que pudiera parecer, como asegura Joaquín Lasheras, partner de SARCE en España, “las notas de gastos recorren un largo camino hasta que se contabilizan y en todo ese trayecto intervienen diferentes agentes, por lo que, es necesario garantizar un workflow que permita salvaguardar la información y garantizar el cumplimiento de las políticas internas y también de las obligaciones legales”.
Tecnología al servicio del proceso
Aunque seguramente las notas de gastos pasarán por distintas manos, desde SARCE apuntan tres áreas cuya responsabilidad sobre estos documentos es mayúscula, y señalan cómo la tecnología facilita sus tareas:
Empleado. Entiendo que este es el que ha incurrido en el gasto, una aplicación como TNSJ para la gestión de notas de gastos, le aportará información detallada, como dicen los expertos “one click”, relacionada con sus gastos (divisa de facturación y pago, emisor, medio utilizado para hacer el abono, …) Pero, además, estos aplicativos le permiten imputar diferentes tipos de IVA al gasto en cuestión, recibir notificación vía e-mail cuando los gastos se hayan reembolsado e, incluso, personalizar sus notas, respetando siempre, los criterios establecidos en la política corporativa de viajes (techos de gastos, normativas legales, anticipos, …) Estos aplicativos permiten también elaborar análisis de gastos, reportings e históricos que, al empleado le vendrán muy bien para saber en todo momento cuáles han sido sus movimientos y si es posible, implementar nuevas estrategias para reducir los costes.
Responsable de departamento al que una solución de gestión de notas de gastos le facilita el control haciendo visible el gasto fácilmente y salvaguardando la seguridad de los datos mediante procedimientos de aprobación y control personalizados. Una vez analizado el documento, el responsable podrá aprobar o rechazar el gasto, limitar el importe o consultar desde cualquier dispositivo las dudas que le genere. La detección temprana de incidencias o irregularidades sobre un gasto, primero, facilita la resolución del mismo y, segundo, evita la comisión de fraude o delitos contra la hacienda pública.
Contable o financiero a quien estas herramientas le permiten parametrizar, de un modo automático las asignaciones analíticas del gasto lo que aporta una mayor transparencia al proceso. Asociar justificantes a las notas y contactar con quien ha incurrido en el gasto si se detectan problemas o irregularidades en la nota está también entre las ventajas de este tipo de soluciones de gestión. La capacidad analítica, es con mucho, una de las cualidades más valoradas por las organizaciones que ya han apostado por la tecnología para gestionar las notas de gastos. En esta fase del proceso, son también muy valoradas cuestiones como la eliminación de los punteos manuales de facturas o extractos bancarios.
Joaquin Lasheras, partner de SARCE en España concluye diciendo que “en organizaciones en las que los desplazamientos son habituales la cuestión no es si utilizar o no este tipo de herramientas, la cuestión está en qué aplicativos realmente solucionan los requerimientos habituales, pero también los menos frecuentes, y qué tecnología aporta mayor transparencia y seguridad a los procesos de principio a fin”.