En los últimos años, el día a día de los compradores se ha vuelto más rico, pero también más complejo. Como guardián de los fondos de la empresa, el Departamento de Compras ha visto ampliado su campo de intervención tras las distintas crisis financieras y con la evolución de la normativa para convertirse, en las organizaciones más maduras, en un verdadero socio comercial junto al resto de Departamentos.
Un punto a tener en cuenta, es que no sólo debemos tener éxito en la delicada combinación del rendimiento de las compras y la gestión de riesgos sin obstaculizar el negocio, sino, además, facilitándolo. La gestión de riesgos de los proveedores se encuentra ahora en el centro de la gestión de riesgos de todas las empresas. Dado que generalmente trabajan con proveedores de todos los tamaños, la más mínima falta de información o la falta de actualización de los datos de los distintos proveedores puede conllevar riesgos significativos: mala visibilidad de los gastos (con la consiguiente pérdida de potenciales ahorros y errores de estrategia), multas por incumplimiento, problemas de imagen o incluso riesgos de fraude.
La larga percepción de que es una tarea que requiere mucho tiempo y que supone un coste adicional para la empresa, la gestión de riesgos de los proveedores y el trabajo necesario para obtener datos de calidad es una oportunidad real para ser más competitivos.
Por lo tanto, es estratégico identificar los problemas relacionados con la falta de calidad de los datos de los proveedores y su impacto directo en el negocio. Mientras que el trabajo de limpieza y actualización de las bases de datos de los proveedores puede parecer, en apariencia, una tarea titánica, un enfoque bien estructurado permitirá a los compradores prepararse más tranquilamente para la llegada de las "Compras Predictivas" que les permitirá, gracias a la Inteligencia Artificial, pronosticar sus gastos e ¡ir aún más lejos en el rendimiento de las compras!
Enfoque de las Compras Predictivas
Además de un mejor cumplimiento y un nivel de riesgo mejor controlado, otra ventaja de un enfoque de calidad de datos de los proveedores es preparar el terreno para la futura revolución que está a punto de afectar al mundo de las compras, el "Predictive Procurement" o Compras Predictivas. Hay que tener en cuenta que para poder embarcarse en esta nueva aventura, que permitirá a los compradores planificar sus compras y gastos gracias a la Inteligencia Artificial, es imprescindible disponer de datos de proveedores fiables, de alta calidad y exhaustivos.
Pronosticar los gastos utilizando la Inteligencia Artificial: ¿cómo?
Gracias a la combinación de la Inteligencia Artificial con las últimas tecnologías de robotización de procesos (RPA), cuya potencia y fiabilidad han sido ampliamente probadas en otros sectores, y que se han adaptado a las necesidades y especificaciones en Compras. Los robots entienden, interpretan y enriquecen sus peticiones, entonces, como los "super-macros" de Excel, se conectan a diferentes fuentes o aplicaciones para realizar cálculos y modificaciones sin que el usuario tenga que intervenir. De este modo, pueden recopilar información en la web, en los ERP, en las bases de datos y reunirlas, así como, volver a trabajarla por su cuenta. Este tipo de robot ya puede configurarse para ayudar a los Departamentos de Compras en determinadas actividades como, por ejemplo, el tratamiento automatizado de los datos maestros de Compras.
Estas nuevas capacidades refuerzan las soluciones existentes que a veces ya incluyen cestas de pedidos predictivas, funciones de alerta y asistencia a los compradores para la gestión de ofertas y la evaluación de proveedores en particular. Mediante el uso de soluciones de Compras Digitales que ya integran estas tecnologías, las organizaciones de Compras están dando el primer paso hacia las Compras Predictivas. Por tanto, se aseguran en ofrecer a sus compradores herramientas más sencillas que les permiten ahorrar mucho tiempo en el día a día al proporcionarles mejores datos: ¡menos tiempo hoy para prepararse mejor para el mañana!
** Este artículo de opinión está relacionado con el whitepaper sobre "Calidad de los Datos de Proveedores. El Grial de los Departamentos de Compras".