Por todo ello, se realizó un concurso público para la contratación de un software para la optimización de gestión del tiempo laboral de los empleados. Robotics — una empresa de software independiente, especializada en el diseño e implementación de soluciones para la gestión del tiempo y control de acceso tanto para empresas como para administraciones— ha sido la empresa seleccionada por la APV para la gestión de horarios, permisos, incidencias, vacaciones, etc, de sus trabajadores lo que ha conllevado la implantación del SaaS (Software as a Service) VisualTime Premium. La licitación pública obtenida por Robotics se ha implantado recientemente y comporta un importe inicial superior a los 190.000 euros con dos posibles prórrogas de 50.000 euros en los próximos años.
En esta primera fase disfrutan de VisualTime Premium 600 empleados con 29 supervisores. Lorenzo Martín, Responsable de Recursos Humanos de Autoridad Portuaria de Valencia, señala que “hemos mejorado aspectos funcionales y tecnológicos, unificando en un sólo interlocutor la responsabilidad del servicio, garantizando la calidad y disponibilidad de este”. Además, remarca la alta satisfacción en el uso de VisualTime por parte de los trabajadores. Para APV una cómoda integración en el día a día de sus empleados era un meta muy importante. La automatización de las tareas que está a disposición de los propios trabajadores “ayuda a una mejor gestión de sus necesidades y una mayor comodidad a la hora de cambiar turnos, solicitar vacaciones o reportar documentación, objetivos que eran prioritarios para APV” afirma Martín.
Las necesidades singulares de la APV han marcado un proceso de implantación laborioso, pero con unos excelentes resultados y facilidades para sus trabajadores y gestores, lo que ha supuesto lograr los objetivos que APV se había marcado con la implantación de un software de gestión del tiempo.
En cuanto a las funcionalidades, el máximo responsable de RRHH de la APV señaló que “la posibilidad que ofrece VisualTime Premium para realizar tareas masivas de gestión facilita mucho el control del personal y sus incidencias”. Por último resalta que es “muy interesante la herramienta Control de Costes y poder desarrollar el manejo de este módulo para una gestión más eficiente”.
La propuesta de Robotics incluye suministro, instalación, parametrización y puesta en marcha de una aplicación de gestión horaria y portal del empleado. Además de la parametrización y formación necesaria para su funcionamiento. Entre las ventajas que ya disfrutan los empleados y supervisores destacan las siguientes: Gestión horaria avanzada de los empleados para una planificación de horarios y turnos ágil y con gran capacidad de reacción a cambios o imprevistos. Un Portal del Empleado que permite a los trabajadores consultar su calendario, solicitar vacaciones, cambios de turno, etc., así como reportar justificaciones por ausencias o bajas médicas. Aplicación para móviles y tabletas para sistemas IOS y Android. Generador de informes, alertas y demás controles de seguimiento y trazabilidad. Gestión de los distintos centros de trabajo de la APV. Gestión de calendarios laborales y convenios.
Enric Blanco, director comercial de Robotics, señala que “VisualTime es un software sencillo, conceptual, escalable y de sistema abierto, lo que permite una parametrización personalizada por parte de cada cliente y una mayor eficiencia en las gestiones relacionadas con Recursos Humanos como la presencia, fichajes, incidencias, justificaciones, vacaciones, planificación de horarios y turnos, informes avanzados, etc.”