Brother ayuda a incrementar la seguridad de los procesos documentales y de impresión en las empresas

Para hacer frente a este problema, Brother, experto en soluciones de impresión, identificación y digitalización, ha destacado cuatro riesgos principales a los que se enfrentan las empresas, así como las tecnologías o medidas que recomienda utilizar para evitar estos riesgos y mejorar el nivel de protección.

1. Filtración accidental de información confidencial impresa – Normalmente, los puestos de trabajo no están al lado de los equipos de impresión que utilizan los empleados, por lo que existe el riesgo de que haya trabajos sin recoger con información sensible y confidencial expuestos al alcance de cualquiera. Para evitar esta amenaza, Brother propone varias soluciones:

• Su herramienta de Impresión segura, que protege la confidencialidad de los documentos a través de un código PIN.
• Active Directory de Windows®, que restringe completamente el acceso físico a cualquier función del equipo, principalmente bloqueando a toda persona no autorizada. Para desbloquear el dispositivo y recuperar los documentos, es necesario autenticarse a través del usuario y contraseña que se haya creado previamente en Active Directory.
• La solución avanzada Secure Print+ que almacena los documentos enviados a imprimir en un servidor central y que solo se imprimen al pasar una tarjeta NFC en el lector del equipo.

2. Filtración accidental de información confidencial digitalizada – Compartir documentos escaneados por email o cargándolos en una web suponen un alto riesgo para la información más sensible, ya que ésta puede caer en manos de las personas equivocadas si se comete un mínimo error. Con el fin de abordar este reto, Brother recomienda convertir los documentos escaneados en un PDF Seguro, protegido con un código PIN, para que nadie pueda abrirlo sin permiso, o bien utilizar la función escanear a SFTP: el protocolo seguro de transferencia de archivos que establece un flujo de datos privado y seguro.

3. Intrusiones a la red por un nivel de seguridad reducido – Para evitar las amenazas externas que una empresa pudiera sufrir, Brother sugiere varias formas de mejorar la seguridad y cubrir posibles fugas de datos:

• El estándar IEEE 802.1X, que proporciona compatibilidad con la identificación de usuarios, la autenticación, la administración de claves y la creación de cuentas de manera centralizada.
• Ipsec (Internet Protocol security), que asegura las comunicaciones sobre IP autenticando y/o cifrando cada paquete IP en un flujo de datos. Además, incluye protocolos para el establecimiento de claves de cifrado, y permite conectar varios dispositivos directamente a entornos seguros internos o externos, proporcionando importantes ahorros de tiempo y dinero. Todos los equipos de Brother integran este protocolo, por lo que las empresas no necesitan instalar software o hardware de terceros para conectar los dos extremos.
• El protocolo SNMPvw, que facilita en intercambio de información de gestión entre los dispositivos que están conectados a una red. Los dispositivos Brother, que están diseñados para cumplir políticas de seguridad de red estrictas, son capaces de interpretar todas las instrucciones que reciben en las versiones 1, 2 y 3 de SNMP cifrado, incluso durante la configuración remota y el mantenimiento rutinario.
• Cifrado TLS y SLL, que son las mismas tecnologías que se utilizan en el comercio electrónico para proteger los datos bancarios y las tarjetas de crédito. Protege los archivos más confidenciales al cifrarlos con claves de hasta 256 bits durante su transmisión a través de la red.

Además, Brother recomienda varias soluciones para afrontar cualquier amenaza interna, entre las que se incluyen la protección por contraseña para los servidores Web integrados, la función de bloqueo de IP - que impide el acceso al dispositivo a través de la red -, o el control de protocolos, que permite deshabilitar protocolos que no sean necesarios, sin bloquear por completo el acceso a todos los elementos.

4. Acceso físico no autorizado a dispositivos sin vigilancia – Según un estudio que Brother llevó a cabo en 2015, dos terceras partes de los responsables de la toma de decisiones indicaron que la seguridad afecta a las decisiones sobre la gestión de documentos e impresión[ii], y que, entre las cuestiones que más les preocupan, se encuentra el modo de conservar los documentos en los equipos de impresión.

Con el fin de evitar que personas no autorizadas puedan manipular los equipos, Brother insta a las compañías a hacer uso de un bloqueo de configuración del dispositivo, para restringir el acceso a la misma a través del panel de control, o incluso del bloqueo seguro de funciones, que va un paso más allá, al impedir el acceso tanto a la configuración como a determinadas funciones del equipo.

En definitiva, la magnitud de los problemas causados por los ciberataques y las violaciones de datos, combinada con los requisitos de la legislación de GDPR, indican que para abordar el problema de la seguridad de la impresión de forma acertada es necesario garantizar la seguridad de los dispositivos, proteger los datos en tránsito y tras la impresión, así como proteger la red empresarial de los intrusos.

[i]Quocirca realizó una encuesta en línea a 250 PYMES y organizaciones empresariales del Reino Unido, Francia, Alemania y Estados Unidos en diciembre de 2018.

[ii]Estudio sobre pymes para Brother realizado por B2B International entre 2502 empresas de Reino Unido, Francia, Alemania y EE.UU.