La renovación digital es uno de los fenómenos que más está afectando a los negocios en el siglo XXI. A día de hoy, es difícil mirar alrededor y no encontrar una marca, empresa o negocio de cualquier clase que recurra a un equipo informático, utilice internet o se valga de cualquier solución tecnológica para la agilización de sus servicios y funciones internas.
Toda esa renovación ha hecho que los negocios funcionen con un rendimiento mucho más elevado, como también que determinados programas y herramientas se vuelvan indispensables para mantener el mismo nivel de competitividad que ofrece el resto en el mismo sector. Los estándares se han elevado, y los medios para conseguir estar en lo más alto ahora son accesibles a todos.
Por eso, conseguir que las tareas internas de una empresa se agilicen se ha vuelto una prioridad. Por eso, también, contar con un buen gestor de documentos se ha vuelto prioritario. Estos programas se encargan de llevar a cabo las tareas de archivo y clasificación de documentos de un negocio, amén de otras gestiones relacionadas con los consumidores y su registro, así como el cumplimiento de la normativa legal.
Un software imprescindible para empresas, que demuestra la importancia que tienen las nuevas tecnologías en la actualidad y cómo han enraízado en el funcionamiento de cualquier negocio en su día a día. Conocerlo a fondo es una buena forma de saber cómo sacarle partido y, sobre todo, por qué es tan importante para las empresas en la actualidad.
Qué funciones lleva a cabo un software gestor de documentos
Soluciones informáticas como la del gestor de documentos digital VITRAdoc se encuentran entre las favoritas de los negocios por el abanico de tareas que llevan a cabo y la eficacia con las que las ejecutan. Algunos automatizan determinados procesos para que todo sea más sencillo a nivel de organización documental en la empresa, destacando más su obligatoriedad para cumplir con los estándares de cualquier sector en la actualidad.
Clasificación de documentos
La función esencial de todo programa de gestión de documentos es la clasificación y archivo de los mismos. Su trabajo radica en hacer que el archivado de documentos se lleve a cabo de manera organizada, de forma que su posterior localización y acceso sean más sencillos.
Guardada y clasificada según el criterio que la empresa considere más adecuada, toda la documentación del negocio se despliega posteriormente con facilidad ante los usuarios que tengan acceso a ella. Así, siempre es accesible y fácil de utilizar en caso de ser necesaria.
Control de acceso
Las herramientas más avanzadas de gestión documental cuentan con la opción de añadir diferentes tipos de usuarios, catalogados en función de los permisos con los que cuentan. Así, se pueden establecer niveles con los que se acceden solo a determinados tipos de documentos para evitar cualquier posible filtración de datos.
Asimismo, también llevan un registro de los accesos realizados por los diferentes tipos de usuarios, así como las horas en las que se han realizado las conexiones. Todo lo necesario para tener un buen seguimiento de quiénes han mirado qué a nivel de documentos de empresa.
Protección de documentos
Otra de las funciones principales de los buenos gestores documentales es el uso de copias de seguridad de todos los documentos, sobre todo los más importantes. Almacenan sus datos en servidores realizando copias a diario, para sustituir en caso de un borrado accidental o cualquier hackeo no deseado por parte de terceros.
Backups que se llevan a cabo durante los 365 días del año para garantizar que los documentos siempre tienen una copia disponible y están bien protegidos. Se almacenan, además, en servidores cifrados que evitan el acceso no deseado, con un riguroso control de conexiones.
Cumplimiento de la normativa legal
Aunque no todos los gestores lo incorporan, los más punteros sí lo hacen. Un buen software de gestión de documentos se encarga también de hacer que la empresa cumpla con la normativa legal en cuanto a protección de datos y prevención de riesgos laborales.
Elabora los formularios adecuados y actualiza los documentos necesarios para cumplir con lo que dictan las leyes al respecto. Toda actividad que se vaya a realizar a cabo en la empresa queda registrada para tener la documentación al día y no tener problemas ante una posible inspección.
Los gestores de documentos avanzados son ya una de las herramientas más presentes en las empresas modernas. Más del 90% de las empresas con un buen número de empleados cuentan con ordenadores y conexión a internet, según el INE, y casi el 80% dispone de un portal online para que los consumidores puedan ver qué servicios o productos ofrecen.
Dentro de este panorama, el software de gestión de documentos ha demostrado ser una herramienta fundamental para alcanzar una alta competitividad y, además, estar al día en el cumplimiento de leyes como la Ley de Protección de Datos o la de Prevención de Riesgos Laborales. En definitiva, es esencial.