Las Compras no sólo afectan a los CPOs. ¡Primer axioma que deberíamos aplicar!

Siempre había considerado la gestión de aprovisionamiento como una competencia en exclusiva del Departamento de Compras. id:51384

En mi opinión, ésta es la función principal que deberían gestionar, tanto los CPOs, como los responsables de cada una de las categorías de compras. ¡No todo es tan obvio como parece! Para alguien que trabaja en una compañía que proporciona soluciones para la gestión de compras, debería de considerar siempre que hay otras alternativas, otros intervinientes. La opinión cambió hace unos años, cuando necesité buscar un nuevo proveedor para uno de nuestros servicios de marketing. Pasé semanas tratando de contactar con diferentes proveedores, viendo diferentes presentaciones, revisando las propuestas y negociando las tarifas. ¡Estaba dedicando demasiado tiempo a la búsqueda de un proveedor! ¿Por qué no había una manera más fácil de hacerlo? Honestamente, me sentí extraña cuando estoy constantemente explicando a nuestros clientes potenciales cómo trabaja la plataforma de Synertrade.

Mi día a día, envuelta en presentaciones y hojas de cálculo, no me dejó darme cuenta de que la propia plataforma con la que trabajo me podía ayudar a optimizar cualquier tipo de compras: puntuales, servicios, portátiles, materiales directos, etc. ¡Todo lo que se necesita son compras! Este modus operandi se suele deber a que hacemos las cosas como siempre se han hecho, y no nos detenemos a pensar en otra manera de abordar el proceso.

El hacerlo de la manera en la que siempre se hacía se debía fundamentalmente a que se buscaba el ahorro exclusivamente en el sentido puramente monetario. Para el servicio que necesitaba, conocía mi presupuesto y ya había seleccionado a mis seis finalistas principales en función del precio. El precio era la única magnitud de comparación y los finalistas estaban dentro del rango de gasto disponible. El proceso se alargó por el análisis de otras magnitudes más difíciles de comparar. Revisaba una y otra vez las presentaciones de los proveedores, presentaciones que tenían formatos completamente diferentes, y cada vez sacaba conclusiones que no siempre eran las mismas. Siempre explico a todo el mundo acerca de cómo las plantillas que han de rellenar los proveedores en una RFP de Synertrade, permiten hacer comparaciones de manzanas con manzanas pero, en esta ocasión, no estaba comparando a mis proveedores de esta manera en absoluto.

Después de semanas de análisis, utilizando hojas y hojas de cálculo, después de tener frecuentes “dolores de cabeza” por tratar de cribar lo que mejor se ajustaba a nuestras necesidades, determiné que necesitaba, en mi departamento de Ventas, utilizar un sistema que hiciera todo esto por mí. ¡Fue frustrante darme cuenta de esto!

Afortunadamente, aprendí de mis errores, y a partir de ese momento siempre actúo de la manera: más productiva, con el mismo ahínco, pero segura de que obtendré resultados en menor tiempo.

¿Hay miembros de su equipo en su empresa que no se dan cuenta de que los procesos de compras también les afectan? Ayúdeles, como responsables de compras, a aprender de mi error y a incluirlos en sus procesos. Todo el mundo participa de alguna manera en tareas de compras, si bien sólo algunos de ellos no ven las herramientas que tienen a su alcance.