Las gestión documental diaria de una activo inmobiliario como una escuela es comparable en complejidad a la de un hospital o un residencia de mayores. Entre sus funciones incluye la recepción y archivo de numerosa documentación tanto inicial (boletines, licencias, inspecciones iniciales, etc.) como de mantenimiento (inspecciones periódicas, revisiones, incidencias y resolución de no conformidades, contratos, futuras licitaciones…) Una serie de documentación que debe estar actualizada, en vigor y que debe poder consultarse fácilmente
Y cuando en lugar de gestionar la documentación de una sola escuela, el responsable debe hacerlo de 10 centros como ocurre con ISP SCHOOLS se requiere una herramienta de gestión documental fiable. Por eso ISP SCHOOLS apostó por QUIONIA INFRMATION SYSTEMS (IS), el aplicativo 100% Cloud, desarrollado íntegramente por SIMBIOE FACILITY MANAGEMENT que permite al gestor o propietario del activo conocer, en tiempo real, con qué documentación debe contar dicho inmueble y cargar las continuas actualizaciones documentales que se requiere.
QUIONIA IS es además un sistema robusto, potente y seguro que también ofrece a los responsables de ISP SCHOOLS diversos indicadores de gestión de los activos para evaluar el grado de calidad de cada proveedor y de cada contrato, lo que les permitirá tomar futuras tomas de decisiones con la información adecuada.
De una gestión en carpetas a una solución Cloud centralizada
El plazo total de la implantación ha sido de seis meses y en la actualidad se continúan incorporando apartados y datos con la previsión de alcanzar la máxima funcionalidad operativa en 2020. En ese momento QUIONIA IS no sólo incluirá documentos normativos, hito alcanzado en 2019, sino que también contará con todo tipo de documentos relacionados con el activos, pudiéndose gestionar cualquier acontecimiento que genere histórico o documentación relevante.
Marc Blasco CEO de SIMBIOE, señala que “el reto con ISP SCHOOLS también tenía que ver con la diferente legislación de cada una de las 4 CCAA donde se encuentran las escuelas. Por ejemplo en la Comunidad Valencia la inspección de la instalación de baja tensión es cada cuatro años y en el resto de comunidades es cada cinco” Otro ejemplo señala Blasco “es el formato anual para acreditar la realización del mantenimiento del RITE, que es específico de cada comunidad. Además cada Municipio dispone de normativa específica de medioambiente, QUIONIA IS contempla y solventa de una manera los requisitos de forma detallada, sencilla y visual para el usuario”.