Compras como palanca de los niveles de cumplimiento del gobierno corporativo

Sin duda alguna el cumplimiento de las políticas corporativas es uno de los temas más “cuidados” hoy en día. Desde hace algunos años, pocos, las encuestas sobre este tema realizadas a los departamentos de compras marcan porcentajes superiores al 65% en cuanto a la importancia que se le da a este tema. id:55891

La transformación digital en las empresas ha de considerar el nivel de cumplimiento corporativo como un objetivo crítico a alcanzar, tanto a nivel global como de la transformación digital de las compras.

¿Cómo está el desarrollo digital en la función de Compras para cumplir sus responsabilidades de Compliance en España?
Pese al incremento de la inversión en soluciones digitales para compras, estamos a medio camino de alcanzar una situación óptima. La gran mayoría de los CPOs están preocupados por maximizar la cobertura de contratos, colaborar con el departamento legal para agilizar la definición de plantillas con clausulados eficaces, o mantener un nivel de información de sus proveedores que minimicen los riesgos financieros o de responsabilidad social corporativa.

El problema es que esta preocupación se encuentra con la tradicional resistencia al cambio o la percepción de que la resolución de estos temas supondrá una alta inversión. En otros ámbitos territoriales es cada vez más común tener, por ejemplo, una comunicación directa con compañías responsables de auditar datos financieros o de Responsabilidad Social Corporativa. Esta comunicación actualiza automáticamente la información de cada nuevo proveedor y permite un nivel de homologación mucho más fiable, repercutiendo a corto plazo en la determinación de los proveedores con menor riesgo para el cliente.

¿Cuáles son las herramientas para garantizar, dentro de sus departamentos de compras, la consecución de los objetivos buscados por los procedimientos corporativos?
Desde Synertrade consideramos que la automatización de las tareas que aportan menos valor, pese a ser necesarias, es uno de los parámetros a tener en cuenta. Esta automatización va a guiarse necesariamente en la definición establecida en los procedimientos internos de las compañías.

Lo primero sería poner negro sobre blanco en algunos de los objetivos más significativos:

• Cumplir con las legislaciones. En Mayo de 2018, entró en vigor el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR)
• Sintonizar sistemas ya existentes en la empresa, con los derivados del proceso de transformación digital.
• Automatizar los puntos de aprobación de cada uno de los procesos corporativos, y por diferentes vías, tanto con aprobaciones internas como con aprobaciones externas apoyadas.
• Minimizar el riesgo derivado de las relaciones con proveedores que resten en lugar de sumar.
• Constituir indicadores fiables del nivel de cumplimiento de cada uno de los procesos, tanto a nivel global, proceso a proceso, como a nivel de cada uno de los nodos que conforman cada uno de los procesos

¿Con qué herramientas cuentan las empresas para llevar una correcta política de Compliance?
El cumplimiento del buen gobierno corporativo no es algo tan sencillo como el poner una solución en funcionamiento. Las herramientas son las que permiten que la vida de las personas que participan en los procesos sea “menos complicada”.

Conforme a los objetivos indicados, se requieren herramientas específicas:

• La reglamentación europea GDPR: Ejecutar el “Derecho al olvido” y Declarar/Reportar toda modificación en cuanto al mantenimiento de datos personales.
• La automatización de los procesos de compras ha de considerar procesos complementarios gestionados en otros sistemas, el ERP, gestión de tesorería… La estrategia es tener sincronizados estructuras organizativas, proveedores…; en definitiva, todos los procesos transaccionales de compras con los de finanzas, calidad, producción…
• Cada compañía tiene distintos criterios para lanzar procesos de aprobación en determinados momentos de cada uno de los procesos.
  Herramientas con estas capacidades son las que garantiza un correcto compliance de las autorizaciones de los procedimientos internos.
• La colaboración con analistas, que proporcionen indicadores de riesgo de proveedores es una necesidad obligatoria para cumplir con determinados requerimientos derivados de los procesos de compras.
• La automatización va a permitir a los especialistas de compras emplear todo su conocimiento en el análisis de la información.

¿Qué beneficios aporta la transformación digital a Compras para el cumplimiento de las buenas prácticas dentro de las empresas?
Pensamos inmediatamente en el Departamento de Finanzas, que puede confiar en Compras para verificar su propio presupuesto. Además, otros departamentos como I+D también pueden beneficiarse del análisis de compras para facilitar el diseño de los productos.
Compras se convierte de esta manera en el socio preferido de otros departamentos y pueden influir positivamente en los planes de acción de la compañía, así como en el rendimiento global de la misma.

Siempre decimos que por mucho que se haya avanzado, la velocidad con la que circula el desarrollo tecnológico hace que nos quede mucho camino por implementar. Herramientas tecnológicas flexibles son las que cada vez más están posibilitando que cambios de normativas, tanto legales como internas de las compañías, se apliquen al día a día de los gestores sin necesidad de grandes inversiones, basándose en la posibilidad de “mutación” de dichas herramientas.

Avances tecnológicos como el Real Time Decisioning, los bots, los dispositivos móviles, etc… están facilitando actualmente una mejor “vida” a los departamentos de compras, y afectando indirectamente en la optimización del resto de departamentos.