No obstante, en ocasiones este pago nunca llega a realizarse, y da lugar a las conocidas como deudas incobrables. Los motivos del impago pueden ser varios, como la quiebra del deudor, el extravío de la documentación necesaria para solicitar el pago de la deuda o el fraude. Cuando la empresa determina que una deuda pendiente es incobrable pasará a ser registrada contablemente como un gasto de cuentas incobrables.
El impacto de la pandemia de coronavirus a nivel global ha repercutido en la preocupación de las empresas por el pago de sus deudas. Por ello, Solunion, la compañía experta en seguros de crédito y de caución y en servicios de gestión del crédito comercial, ha elaborado un decálogo con algunos consejos prácticos para prevenir las deudas incobrables.
1. Verificar la identidad del cliente
A la hora de establecer relaciones comerciales con un cliente, es fundamental identificar si la empresa es una entidad real. Para ello, es aconsejable cerciorarse de que los documentos cuentan con un membrete y en todas sus páginas se indica claramente el nombre de la empresa con la que estamos estableciendo una relación comercial.
2. Reúne los mejores datos comerciales antes de conceder un crédito
En las relaciones comerciales, es importante verificar la situación financiera del comprador para comprobar que todo está en orden y evaluar los riesgos que conlleva la operación en curso. Como empresa, el deber es informarse y no debemos temer pedir toda la información necesaria para verificar la solvencia del comprador, por ejemplo mediante informes de crédito.
3. Condiciones generales de venta aprobadas y firmadas
Antes de establecer cualquier tipo de relación comercial, es fundamental solicitar la aceptación y firma de las Condiciones Generales de Venta (CGV), que comprenden las cláusulas que regulan las transacciones de compraventa de productos y servicios.
4. Guarda los comprobantes de tu actividad
Con el objetivo de llevar un registro de toda la actividad comercial de la empresa, es recomendable archivar todos los documentos relacionados con la actividad. Entre estos, pedidos y documentos que confirmen el pedido realizado con acuse de recibo, emisión de pagarés aprobados, correspondencia, emails y comunicaciones compartidas, entre otros.
5. Definición de las condiciones y límites de los créditos apropiados
Es importante tener definidas las condiciones en las que se realizará el pago de la deuda y que ambas partes tenga conocimiento de las mismas. Para ello, es recomendable que la empresa conozca en profundidad la actividad realizada por el deudor, así como su situación financiera, para establecer las condiciones y los límites de crédito más adecuados.
6. Control riguroso de los créditos
Para llevar un control riguroso de del pago de las facturas a crédito es importante que las empresas implanten un procedimiento estricto en el que se definan claramente las etapas del proceso y las personas autorizadas para llevar el seguimiento de los mismos. Debemos archivar todos los documentos relacionados con el derecho de crédito y revisar con frecuencia tanto las cuentas por cobrar como el Plazo Medio de Pago, que indica cuánto tarda de media una empresa en pagar sus deudas. Contar un seguro de crédito, te otorga la tranquilidad de que este proceso de monitorización del riesgo se lleva a cabo de forma constante y proactiva.
7. Comunicaciones regulares
Cuando establecemos una relación comercial, es importante que el contacto entre empresa y comprador se realice con regularidad, manteniendo en todo momento un tono cordial y profesional. Asimismo, cumplir con los plazos fijados entre ambas partes es clave si queremos transmitir una imagen de confianza y seguridad.
8. Sé proactivo
En una relación comercial no se debe dejar nada pasar. Por ello, debemos estar pendientes de la fecha de vencimiento de las facturas para contactar con el cliente antes del plazo límite de pago. De esta forma podremos prever cualquier problema y respaldarnos frente a una posible reclamación.
9. Reacciona de inmediato
Si se produce un retraso en el pago, es fundamental contactar con el cliente lo antes posible para recordarle el compromiso que tiene con la empresa. Para ello, es necesario haber elaborado previamente un plan periódico de cobro. Si estás cubierto por un seguro de crédito, informa a tu compañía de cualquier retraso, para que pueda gestionar el recobro.
10. Acudir a especialistas en recuperación de créditos
En el caso de que el pago no se realice a pesar de los avisos previos, lo más recomendable es acudir a profesionales especializados en recuperación de créditos. Solicitar los servicios de este tipo de compañías aumenta las probabilidades de recibir el pago de la deuda considerablemente.