Las empresas de todos los tamaños, aunque no sean conscientes de ello, almacenan información confidencial o sensible sin ningún tipo de precaución. Y debemos ocuparnos de la destrucción de esa documentación aunque solo sea por seguridad y por cumplir la Ley de Protección de Datos, que nos obliga destruirlos una vez haya pasado su plazo de validez.
Mantener la confidencialidad de los documentos
Es una buena idea tener un archivador con cerradura. O, si almacenamos un gran número de documentos confidenciales, la propia oficina debería tener un candado para garantizar que nadie que no esté autorizado pueda cogerlos y leerlos. Cerciorémonos de que los documentos se mantienen alejados de posibles miradas indiscretas, incluso antes de tomar medidas para destruirlos.
La respuesta a la pregunta de cómo deshacerse de los documentos confidenciales es variada, dependiendo de las políticas de la empresa y del volumen de los archivos. La mejor solución para destruir documentos es contratar a una empresa experta en el sector para que lo haga por nosotros.
Cada vez más personas se sienten cómodas con la contratación de una empresa externa. Esto es especialmente así, si la información es extremadamente confidencial o podría tener un efecto duradero si se filtrara. Una empresa acreditada y con experiencia destruirá los documentos según las normas adecuadas sin filtrar ninguna información. La empresa se encargará de destruir la documentación de forma segura y nos certificará tanto la destrucción como el reciclaje de los residuos.
Pongamos un ejemplo: Un taller mecánico tiene que ir almacenando el aceite usado en un bidón especial que, periódicamente, una empresa especializada pasa a recoger. El caso de la documentación sensible, confidencial o, simplemente, obsoleta se debe abordar de la misma manera por todo tipo de empresas. Visita el siguiente enlace si quieres saber más.
Los socios y proveedores deben proteger la información confidencial y de propiedad de otros, incluida la información personal, contra el acceso no autorizado, el uso indebido, la modificación y la divulgación, a través de medidas de seguridad técnicas, físicas, y organizativas apropiadas que se revisarán de vez en cuando para reflejar en todo momento, como mínimo, los estándares de la industria. Tirar archivadores de facturas viejas al contenedor de papel ya no es una opción, ya que estamos revelando datos de terceros.
Lo más económico y más seguro es que una empresa venga a recoger toda la documentación a destruir y que la destruya en nuestras propias instalaciones o en su planta de destrucción. La empresa que contratemos debe estar certificada en la Norma UNE 15713 de “Destrucción segura de material confidencial” y terminado el proceso de destrucción nos mandará el correspondiente Certificado de Destrucción y Reciclaje.