¿Por qué la automatización es tan importante para las finanzas? y ¿por qué ahora?
El ritmo de la automatización en las finanzas se ha venido acelerado durante años. Un factor importante de esta aceleración ha sido la necesidad de que las finanzas evolucionen en su papel como asesor estratégico del negocio, centrado en ejecutar las tácticas necesarias. Para ello, la automatización es clave a la hora de reducir la utilización de los recursos en tareas básicas y reiterativas como transacciones sencillas, cerrar los libros y realizar otras actividades mecánicas y repetitivas, de forma que se pueda redistribuir esa capacidad liberada a un trabajo estratégico y de valor añadido.
Con la llegada de la pandemia, y según datos de un estudio llevado a cabo por Hackett, la falta de automatización de los procesos fue uno de los mayores obstáculos para responder eficazmente a la crisis. La pandemia ha sido realmente un catalizador para acelerar aún más el ritmo de la automatización y de esta forma mejorar la agilidad y la resistencia a la hora de responder a futuras perturbaciones.
¿Cuál es la mayor barrera para el cambio?
La resistencia al cambio supone un reto constante para cualquier tipo de iniciativa de progreso, aunque también haya otros factores en juego. Por un lado, la complejidad de los procesos existentes y el entorno tecnológico dificultan la automatización en muchas empresas. Centrarse en la eliminación de trabajo, la simplificación y estandarización de los procesos de los sistemas son pasos críticos en cualquier viaje de automatización. Por otro, la escasez y las deficiencias en habilidades necesarias por parte de la plantilla en diversas áreas como análisis de datos, tecnologías emergentes, rediseño de procesos o la gestión del cambio representan otra barrera importante para el cambio. Y aunque pueda parecer mentira, a veces el problema es el exceso de compromiso, es decir, asumir más iniciativas de las que se pueden financiar eficazmente, que subraya la importancia de la priorización y la gestión de la demanda.
Por eso hay que plantearse unas preguntas básicas antes de comenzar a insertar los procesos de automatización. ¿Se adapta este proceso a la automatización? ¿Es repetitivo y está basado en reglas sistematizadas? ¿Es complejo? ¿Cuánto tiempo llevaría? ¿Qué riesgo entraña su aplicación?
El siguiente punto consiste en priorizar los proyectos de automatización para implementar buenos casos de uso. Es interesante que las empresas adopten una forma de evaluación de los proyectos de automatización que ayude a priorizarlos en función de sus beneficios y de los costes de implantación. Esto permite un enfoque más disciplinado para determinar qué automatizar y cuándo.
Históricamente, la inversión por parte de las compañías en la transformación de los procesos ha sido un reto para las finanzas debido a su tradicional enfoque en la reducción de costes... y más cuando dicha transformación no tiene unos resultados inmediatos y tarda cierto tiempo en materializarse o no es tan significativa como se esperaba en un principio. Mientras tanto, el valor de los resultados menos tangibles a menudo se ha pasado por alto. Los costes y las horas de trabajo ahorradas siguen siendo métricas importantes, los impactos indirectos, como la mejora de las decisiones, la reducción de los errores, la mejora del conocimiento de la marca, la mejora del compromiso de los clientes y la reducción de los riesgos, también tienen valor y deben tenerse en cuenta. Por eso la automatización está ganando cada vez más importancia en el área financiera de las compañías, y es imperativo que éstas cuenten con las herramientas adecuadas que les permitan hacer frente a los retos del futuro.